La solution sans papier de bureau résout le service d'ambulance

Pour maîtriser tous ces documents, National EMS appelle Computer Troubleshooters NRD. Nous avons évalué l'infrastructure actuelle de l'entreprise et avons trouvé une solution qui simplifie le processus de gestion de toute cette documentation tout en respectant les exigences strictes de la Loi sur la protection et la confidentialité des assurances maladie et d'autres réglementations gouvernementales. nous, National EMS avait travaillé sur des boîtes de classement et de grands classeurs. Une salle de classement avec six classeurs verticaux était utilisée pour stocker les fichiers, et tous les deux mois, ces armoires se remplissaient. À ce stade, les fichiers seraient transférés dans un entrepôt de stockage à long terme, où ils resteraient pendant sept ans. Pendant ce temps, l'entreprise engage des courriers pour récupérer des documents et les livrer entre le bureau et l'entrepôt.

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En outre, l'entreprise travaille avec Medicare et Medicaid. avoir à faire plusieurs copies de documents pour une utilisation dans plusieurs fichiers. Quelques dizaines de fois par jour, les employés doivent extraire les fichiers existants du stockage, ce qui prend environ 15 minutes pour se lever, aller à la salle de fichiers, trouver le fichier, le tirer et retourner à leur bureau. Nous avons calculé qu'ils gaspillaient l'équivalent de deux employés à plein temps qui tiraient des fichiers tous les jours.

Nous avons mis au point un plan pour arrêter tout ce travail et simplifier le flux de travail, réduire les coûts de main-d'œuvre et améliorer l'efficacité. > Gestion intelligente des documents

La première chose à faire était d'éliminer la dépendance de la société à l'égard des classeurs et du papier. Pour numériser tous les documents, nous avons installé des scanners à feuilles recto-verso Kodak. Tout le personnel de facturation a maintenant son propre scanner à son bureau, et deux plus grands scanners Kodak i1220 sont maintenant centralisés pour un usage commun. Les télétravailleurs disposeront eux aussi des scanners plus petits, et ils numériseront directement vers le serveur à distance

. Au cœur de notre solution, nous avons déployé Cabinet NG, un système de gestion de documents pour les aider à se débarrasser du papier tout en fournissant un système sécurisé, piloté par l'audit, qui leur permettra de se conformer plus facilement à la HIPAA et à d'autres réglementations. Nous avons installé un serveur pour gérer cette charge, car la demande sera trop élevée pour le serveur existant de l'entreprise. Ce nouveau serveur remplira également le rôle de serveur terminal afin que les utilisateurs distants puissent accéder au système sans rencontrer de retard.

Cabinet NG a également la possibilité de récupérer des informations de leur système existant. Nous avons donc recommandé les options synchronizer et retriever dans leurs programmes et infrastructures existants. De cette façon, ils seront en mesure de récupérer les fichiers dont ils ont besoin pour un client particulier qu'ils ont récupéré dans leur logiciel de facturation sans avoir à chercher ce client au GNC. Synchronizer permet une importation ponctuelle ou une synchronisation en cours d'une base de données existante telle que celle de son logiciel de facturation. Retriever leur permet de lier Cabinet NG à leurs programmes ou applications Web existants de sorte que lorsqu'ils remontent un client dans ce programme, Retriever extrait les documents en GNC. C'est un énorme avantage car cela leur a permis d'intégrer la gestion des documents dans leurs programmes existants sans les mettre à jour ou les remplacer.

Nous leur recommandons également de tirer parti des fonctions de workflow de CNG pour automatiser certaines de leurs tâches les plus courantes. Cependant, ils déplacent le papier autour du bureau maintenant peut être fait par voie électronique. Le nouveau flux de travail leur permet d'effectuer rapidement des tâches importantes, telles que le routage de toutes les feuilles de temps vers un seul gestionnaire pour approbation et le transfert de dossiers entiers à une personne spécifique pour révision. Les futurs plans de workflow, y compris l'automatisation de la création de certains documents et leur routage automatique vers la personne qui a besoin de les approuver ou de les modifier ensuite. Nous serons en mesure de créer des alertes et des conditions pour tous les documents dont ils ont besoin

Pour garder les coûts de licence sous contrôle, nous avons recommandé une licence Cabinet NG de 20 sièges avec une combinaison d'utilisateurs nommés et de licences utilisateur simultanées. De cette façon, la licence simultanée peut être attribuée à plusieurs utilisateurs, tels que ceux qui travaillent dans des équipes différentes.

The Payoff

L'avantage le plus évident de notre solution est que National EMS sera en mesure de se débarrasser de tout ce papier. les coûts associés au stockage. La conformité à la HIPAA et à d'autres réglementations sera plus facile à maintenir et plus facile à suivre. En réduisant la quantité de papier qu'ils produisent, notamment en se débarrassant des photocopieuses à grand volume qu'ils utilisent pour faire plusieurs copies pour chaque fichier, l'entreprise économisera environ 6 000 $ par an.

Le SME national récupérera aussi environ 80 heures de travail par semaine, puisque les employés n'auront plus besoin de classer et de récupérer manuellement les documents papier. Pendant ce temps, les fonctions de suivi électronique au GNC amélioreront la responsabilisation des travailleurs. Tous les documents papier qu'ils ont peuvent maintenant être scannés et déchiquetés. Au cours des prochaines années, l'entreprise sera en mesure de réaffecter progressivement son espace d'entreposage au fur et à mesure que les archives atteindront la période de stockage de sept ans requise.

Rencontrez les pros

Doug Smith est propriétaire et propriétaire de Computer Troubleshooters NRD, une société informatique basée à Covington, en Géorgie, avec plus de 50 ans d'expérience dans le domaine des technologies de l'information. Ensemble, l'équipe détient plus de 50 certifications standard de l'industrie, y compris plusieurs MCSE. Contactez-les au 404-477-1302 ou via leur site Web.

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