Comment créer et utiliser une liste de distribution dans ms outlook

Avez-vous des groupes de contacts auxquels vous continuez d'envoyer des courriels et des demandes de réunion? Et saisissez-vous chaque adresse de courrier chaque fois que vous le souhaitez? Maintenant, si vous utilisez MS Outlook comme client de messagerie et continuez à faire la même chose, il vous manque quelque chose de vraiment cool.

Outlook vous permet de créer des listes de distribution qui ne sont que des sous-ensembles de vos contacts ou des groupes personnalisés que vous pouvez appeler. Ainsi, la prochaine fois que vous aurez un groupe de personnes à qui envoyer des courriers fréquents, créez une liste de distribution comme celle décrite ci-dessous.

Étapes pour créer une liste de distribution

Avant de commencer, je vous recommande (et présume) que la plupart des contacts sont déjà ajoutés à votre liste de contacts. Cela rend les choses plus faciles pour vous.

Étape 1: Cliquez sur l’onglet Contacts en bas du volet de gauche. Maintenant, cliquez sur l’onglet Actions du ruban et suivez les étapes pour Nouvelle liste de distribution. Les amateurs de clavier trouveront peut-être mieux Ctrl + Maj + L.

Étape 2: Une nouvelle fenêtre apparaît avec l'onglet Liste de distribution en surbrillance. Donnez un nom à votre groupe et ajoutez-y des membres à partir de Sélectionner des membres dans la section Membres.

Étape 3: Double-cliquez sur les noms que vous souhaitez ajouter ou sélectionnez-les, puis cliquez sur le bouton Membres.

Vous pouvez également utiliser l'icône Ajouter un nouveau pour ajouter des membres qui ne figurent pas dans votre liste de contacts. Mettre à jour et supprimer des contacts sont des options complémentaires.

Étape 4: Une fois que vous avez ajouté des membres, vous serez ramené à la fenêtre de l'étape 2. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour commencer à utiliser votre première liste de diffusion.

Regardez l'image ci-dessus. J'ai créé ma liste pour quelques membres du Tech Guide et c'est le nom que j'utilise pour regrouper tous les courriers.

Remarque: vous pouvez toujours modifier la liste en naviguant dans Contacts> Sélectionner un groupe et en suivant les étapes 2 à 4 ou selon vos convictions.

Comment utiliser une liste de distribution?

Commencez avec un nouvel email. Créez votre message et dans le champ À, entrez le nom que vous avez donné à votre groupe. Dans mon cas, c'est Guiding-Tech. Une fois le nom saisi, vous verrez qu'il apparaît en gras et souligné, indiquant que Outlook a reconnu l'adresse. Si ce n'est pas le cas, essayez de faire un Ctrl + K. Si ce n'est toujours pas le cas, vous avez tout gâché et vous devrez peut-être revenir à l'étape 1.

En cliquant sur le signe +, le nom de la liste sera divisé en plusieurs adresses (utile si vous souhaitez supprimer des exceptions à la fois).

Conclusion

Cela ne peut pas être plus simple si vous devez envoyer des mails de groupe de temps en temps. Vous pouvez créer autant de listes que vous le souhaitez et les utiliser à votre guise. Une liste peut être considérée comme un sur-ensemble ou un sous-ensemble d'une autre. Beaucoup plus à comprendre et vous le ferez une fois que vous aurez commencé à explorer cette fonctionnalité.