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Table des matières:
- Travaillez plus intelligemment, pas plus fort
- Apportez les extensions
- Il vient du laboratoire
- Gmail de l'extérieur en
Gmail est le service de messagerie électronique le plus populaire au monde, mais certaines de ses meilleures fonctionnalités se cachent à la vue de tous, ce que ne connaissent pas la plupart des utilisateurs. Bien que Gmail fournisse des capacités de recherche inégalées, un excellent filtrage anti-spam et des espaces de stockage gratuits (10 Go au dernier contrôle), il offre également beaucoup plus - et il y a toujours place à amélioration. Avec un peu de savoir-faire et quelques ajouts clés, vous pouvez faire en sorte que le service de messagerie Web de Google passe d'une manière inattendue.
Vous êtes fatigué de l'affichage de la conversation avec fil de Gmail? Éteignez-le. Voulez-vous apprendre les raccourcis clavier? Une feuille de triche pop-up est intégrée. Et ne serait-il pas bien si vous pouviez enregistrer les pièces jointes directement sur votre compte Dropbox? Assez facile - avec le bon outil.
Ce guide aidera les novices et les experts de Gmail à mieux tirer parti du service. La plupart des conseils sont basés sur l'utilisation de Gmail dans un navigateur Web, mais assurez-vous de voir la section "Gmail de l'extérieur" pour apprendre à tirer le meilleur parti de Gmail même lorsque vous n'êtes pas dans votre navigateur.
Travaillez plus intelligemment, pas plus fort
1. Recherche de pièces jointes volumineuses
Gmail est connu pour ses capacités de recherche robustes et prend désormais en charge un autre paramètre de recherche pratique: taille du message. Donc, si vous voulez trouver, disons, tous les messages électroniques qui ont des pièces jointes de plus de 10 Mo, vous devez simplement rechercher la taille : 10m . Et vous pouvez l'associer avec le modificateur "older_than" pour les recherches comme size: 10m older_than: 6m (pour obtenir tous les emails de plus de 10Mo et plus de six mois).
2. Travaillez hors ligne
Vous travaillez dans un avion sans Wi-Fi? Vivre dans une zone où l'accès à Internet est lent ou inégal? De toute façon, installez Gmail hors connexion. Avec lui, vous pouvez lire, répondre à, composer, rechercher et archiver des messages, qui seront automatiquement envoyés ou synchronisés la prochaine fois que vous êtes en ligne. Juste une prise: Il nécessite Google Chrome. Si vous utilisez un autre navigateur, vous n'avez pas de chance.
3. Réponses malpropres apprivoisées
Plus une conversation par courriel (ou un «fil») dure, plus il devient difficile de patauger dans cette explosion de texte désordonnée et encombrée. En effet, lorsque vous cliquez sur Répondre, Gmail cite l'intégralité de l'e-mail d'origine et toutes les réponses ultérieures. Heureusement, vous avez une solution de contournement facile: Dans le message de l'expéditeur, sélectionnez le texte exact auquel vous répondez - le contenu du message, comme c'était le cas - puis cliquez sur Répondre. Maintenant, lorsque Gmail crée la réponse, il n'inclura que le texte en surbrillance. Traduction: beaucoup moins de gâchis.
4. Désactiver la vue des conversations
En parlant de désordre, certains diront que la vue de conversation de Gmail (aussi appelée message) rend les choses extrêmement regroupe des messages avec le même sujet. Si vous préférez que vos messages soient dispersés et donc plus faciles à consulter, accédez aux paramètres de Gmail (sous l'onglet Général) et sélectionnez Affichage Conversation désactivé.
5. Raccourcis clavier principaux
Ne touchez pas la souris. Vous pouvez accélérer considérablement vos opérations Gmail en apprenant divers raccourcis clavier: R pour répondre, Ctrl-K pour insérer un lien, Ctrl-Entrée pour envoyer, et ainsi de suite. Pour une liste complète des raccourcis disponibles, appuyez sur Shift-? tout en regardant votre boîte de réception Gmail. Google a également une page Web qui répertorie tous les raccourcis Gmail. Et si vous êtes un utilisateur de Chrome, vous pouvez apprendre les raccourcis beaucoup plus rapidement en installant le module complémentaire KeyRocket pour Gmail, qui vous apprend pendant que vous travaillez.
6. Faites passer des messages importants en haut
Email du travail, des amis, des proches - important. Email des magasins, Facebook, et les gens que vous ne connaissez pas, moins important. La fonction Boîte de réception prioritaire de Gmail peut donner la priorité à votre courrier afin que les éléments importants apparaissent en haut, où il est moins susceptible de se perdre dans la lecture aléatoire. Pour activer la fonctionnalité, dirigez-vous vers Paramètres, cliquez sur l'onglet Boîte de réception et choisissez Boîte de réception prioritaire dans le sélecteur Type de boîte de réception. Cette fonctionnalité peut être un peu compliquée à comprendre, alors lisez la section "Boîte de réception Prioritaire" de Google si vous avez besoin d'aide.
7. Restaurer les boutons de la vieille école
Gmail a remplacé la plupart de ses boutons - Archive, Delete, Spam, etc. - par des icônes que certains utilisateurs trouvent cryptiques, ou du moins plus difficiles à reconnaître d'un coup d'œil. Si vous préférez avoir des boutons avec du texte au lieu d'icônes, vous pouvez les restaurer: Allez simplement dans Réglages> Général, faites défiler jusqu'à Étiquettes de boutons et changez le paramètre en Texte.
Apportez les extensions
8. Ajouter un bouton de répétition à votre boîte de réception
Vous ne pouvez pas vous occuper d'un message en ce moment? Même si vous le marquez comme non lu, un courriel plus récent finira par le pousser vers le bas et hors de vue. Ce dont vous avez besoin est un moyen de "répéter" ce message, pour le faire revenir au sommet de votre boîte de réception à une heure donnée. Deux excellentes options sont Boomerang et Snooze Your Email. Les deux intègrent Gmail en ajoutant des boutons qui facilitent le réglage du délai pour un nombre spécifique de minutes ou de jours. Boomerang fonctionne avec Chrome et Firefox et coûte 5 $ par mois; Répéter Votre email est gratuit, mais fonctionne uniquement avec Chrome.
9. Transformer les e-mails en tâches à effectuer
Gmail a une liste de tâches intégrée, mais elle est un peu anémique, surtout si vous voulez accéder à cette liste ailleurs. Si vous cherchez quelque chose de plus robuste, consultez Astrid, un gestionnaire de tâches Web gratuit qui se classe régulièrement parmi les favoris des utilisateurs. Le nouveau module Me rappeler de Google Chrome apporte le service Astrid à Gmail: vous pouvez afficher vos tâches actuelles et, mieux encore, cliquer sur un bouton pour transformer un message électronique en une nouvelle tâche.
10. Enregistrer automatiquement les pièces jointes Gmail dans votre cloud favori
Vous souhaitez pouvoir enregistrer vos pièces jointes directement dans votre compte Dropbox, par exemple? Attachments.me est un service gratuit qui permet de télécharger des pièces jointes Gmail dans Box, Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. Il suffit d'installer son plug-in de navigateur (disponible pour Chrome et Firefox), puis de le lier avec un ou plusieurs des services cloud précités. Avec cela fait, il indexe toutes vos pièces jointes, puis les catalogue pour faciliter la visualisation et la recherche. En quelques clics, vous pouvez afficher, télécharger, partager ou archiver une pièce jointe.
11. Donnez à Gmail une cure de jouvence sociale
Vous connaissez l'exercice: vous recevez un e-mail de LinkedIn, Twitter ou similaire, puis vous devez cliquer sur un lien dans ce message pour voir la connexion, le lien, la mise à jour ou autre. PowerInbox intègre tous ces éléments dans Gmail, ce qui vous permet d'afficher le contenu de divers messages de réseaux sociaux directement à l'intérieur des messages. Ce module complémentaire Chrome vous permet également d'effectuer certaines actions, telles que commenter les mises à jour Facebook et accepter les demandes de contact.
12. Rendez votre boîte de réception "smartr"
Les expatriés d'Outlook peuvent avoir de bons souvenirs de Xobni, une sorte de carnet d'adresses sur les stéroïdes. Smartr Inbox pour Gmail apporte la même qualité à votre webmail, en regroupant les informations de contact, les mises à jour de réseaux sociaux, les historiques de messages et les contacts associés dans une barre latérale attrayante que vous pouvez afficher ou masquer si nécessaire. Il est disponible pour Chrome, Firefox et Safari, et c'est l'un de ces outils dont vous ne pourrez plus vous passer.
13. Gardez les messages de marque hors de votre boîte de réception
Admettez: la moitié du fouillis de votre boîte de réception provient des magasins, des réseaux sociaux et d'autres sources. PhilterIt pour Chrome "philtres" tout ce qui sort de votre boîte de réception, en le reléguant à une barre latérale de Gmail icône-chargée, où vous pouvez l'examiner plus tard, à votre convenance. C'est un moyen rapide et facile d'exciser le désordre de la boîte de réception, tout en gardant les choses que vous pourriez vouloir voir.
14. Ajouter des pièces jointes à partir de services autres que Google Drive
Si vous utilisez Gmail, vous savez à quel point il est facile de joindre des fichiers à partir de votre Google Drive. Mais que se passe-t-il si vous voulez joindre quelque chose de Box, Dropbox, Evernote, Facebook ou Flickr? Cloudy for Chrome vous permet de joindre des fichiers à partir de ces services et d'autres hangouts cloud. Cliquez simplement sur le bouton Joindre lors de la composition d'un nouveau message, puis choisissez un service cloud ou un réseau social. Vous pouvez même joindre plusieurs articles à partir de plusieurs services.
Il vient du laboratoire
15. Répondre plus rapidement au courrier avec des réponses standard
Vous vous retrouvez régulièrement à taper les mêmes réponses à plusieurs reprises? Fonctionnalités des laboratoires Les réponses standardisées peuvent vous faire gagner du temps, tant que vous gardez les messages courts. Après l'avoir activée, composez ou répondez à un message, cliquez sur la flèche Plus d'options, passez la souris sur Réponses conservées et choisissez celle que vous voulez. Vous pouvez également en créer de nouveaux au besoin. Ce n'est pas l'ajout le plus élégant à Gmail, mais c'est certainement une pratique.
16. Afficher les messages sans cliquer sur
Gmail manque cruellement d'option de prévisualisation, ce qui signifie que vous devez cliquer sur n'importe quel courriel que vous voulez lire, puis revenir à la boîte de réception et cliquer sur un autre processus lent et fastidieux. Heureusement, la fonctionnalité de Labs Message Sneak Peek simplifie un peu les choses: Faites un clic droit sur un message pour voir immédiatement son contenu dans une fenêtre d'aperçu. Mieux encore, activez le volet de prévisualisation, qui vous donne une fenêtre d'aperçu de bonne foi à côté de votre boîte de réception.
17. Marquer les messages comme lus avec un clic de moins
Parfois, les meilleurs rapports de temps sont les plus simples. Si vous avez utilisé, par exemple, Message Sneak Peek pour regarder un message électronique et que vous souhaitez le marquer comme lu sans cliquer sur le menu Plus, activez la fonctionnalité Labs comme bouton de lecture. Après avoir sélectionné un ou plusieurs messages, vous verrez ce bouton dans votre barre d'outils. Un clic, et hop.
Gmail de l'extérieur en
18. Configurer des déclencheurs intelligents
Ce ne serait pas cool si Gmail pouvait vous informer via un smartphone à chaque fois qu'un email marqué "urgent" entre? Ou est-ce qu'il pourrait automatiquement enregistrer des messages étoilés dans votre compte Evernote? Ce ne sont là que quelques-unes des «recettes» disponibles sur le canal Si c'est alors que c'est Gmail, qui vous permet également de créer vos propres déclencheurs pour que Gmail fasse toutes sortes de choses sympas.
19. Ajouter des signets Gmail spécifiques à votre navigateur
Lorsque vous souhaitez composer un nouveau message électronique, vous connaissez l'exploration: ouvrez Gmail, puis cliquez sur le bouton Composer. Mais vous pouvez enregistrer une étape en ajoutant un signet à la barre Favoris de votre navigateur, et pas seulement pour Compose, mais aussi pour des éléments tels que les favoris, les messages envoyés et même des libellés spécifiques. Cliquez simplement sur l'option souhaitée dans votre navigateur, puis créez un nouveau signet en faisant glisser l'URL dans la barre d'adresse du navigateur sur la barre Favoris du navigateur. Vous avez maintenant un accès en un clic à vos fonctions Gmail préférées.
20. Passer à la boîte aux lettres pour iOS
Bien que toujours en version bêta, Mailbox pour iOS est rapidement en train de devenir l'application préférée pour l'utilisation de Gmail sur votre iPhone. Entre autres fonctionnalités, il vous permet de "répéter" les messages pour plus tard (un peu comme le conseil n ° 8, ci-dessus). Et il promeut définitivement la philosophie de «boîte de réception zéro» de simplifier votre email. Le meilleur de tous, c'est gratuit - mais vous devrez probablement faire la queue pour l'obtenir.
21. Ajouter le chiffrement PGP à votre adresse e-mail Gmail
Vous êtes préoccupé par la sécurité de la messagerie? Vous devriez être: Webmail en particulier a tendance à être assez peu sûr, comme en témoigne un certain nombre de récents hacks de haut profil. Mailvelope (en version bêta pour Chrome et Firefox) vous permet d'échanger des e-mails cryptés via le cryptage OpenPGP. Vous pouvez générer vos propres clés publiques et privées, puis cliquer sur une petite icône de cadenas pour vous assurer que votre courrier est protégé efficacement.
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