Comment utiliser le publipostage dans Google Documents - Technologie de guidage

Quand j'étais à l'école, la partie techno de mon cerveau était déjà en pleine floraison. Mais les cours d'informatique de l'école avec MS Office n'ont jamais enflammé ma passion. Bien sûr, c'était utile, quelque chose qui nous permettrait de trouver un emploi un jour. Pourtant, je le détestais. Le pire de tous a été l'apprentissage du publipostage.

Je l'ai essayé à l'école, au collège et dans le peu de temps que j'ai passé dans un cabinet comptable. Cela n'a jamais fonctionné comme je le voulais. Plus important encore, je ne l'ai jamais "compris". J'ai maintenant un énorme respect pour les personnes qui utilisent quotidiennement la suite Office, parce que croyez-moi, ce n'est pas facile.

Même si je n'aime pas l'implémentation de la fusion et le publipostage par MS Office, je reçois son appel. C’est mieux que de simplement envoyer un e-mail en masse, sans salutations personnelles, et pour certaines personnes, créer un bulletin d’information pour un seul e-mail en masse n’en vaut peut-être pas la peine. Il n'y a aucune raison pour que le publipostage ne fasse pas partie de votre flux de travail / de votre vie professionnelle, mais il existe de meilleurs moyens de le gérer en dehors de l'univers MS Office.

C'est pourquoi je suis heureux de vous parler d'une alternative intuitive, facile à utiliser et qui fonctionne réellement. Il fonctionne comme un complément à Google Docs (désolé pour les responsables de MS Office, mais il est peut-être temps de considérer la suite de productivité en ligne / hors connexion de Google Drive). L'add-on provient de MailChimp, l'un des meilleurs et des plus faciles services de newsletter par courrier électronique.

Étape 1: Créer une feuille de calcul avec les détails du destinataire

Avant de commencer, rendez-vous sur Google.com/Sheets, créez une nouvelle feuille de calcul et renseignez les détails de vos destinataires dans des lignes correctement étiquetées. Commencez avec Prénom, Nom et Email. Vous pouvez insérer des champs tels que Adresse ou tout autre élément lié à votre travail.

Une fois que cela est fait, fermez l'onglet et commençons à travailler sur le courrier électronique réel.

Étape 2: Installer le module complémentaire Merge By MailChimp

Allez sur Google.com/Docs, créez un nouveau document, donnez-lui le nom que vous souhaitez, dirigez-vous vers Modules complémentaires -> Obtenir des modules complémentaires et recherchez Fusionner par MailChimp. Téléchargez le module complémentaire et attendez quelques secondes qu'il soit installé.

Étape 3: Créer le corps de l'e-mail

C'est là que tu fais ce que tu dois faire. Google Documents comporte de nombreux modèles et modules complémentaires permettant de créer des mises en page attrayantes. L'insertion de graphiques, d'images et d'autres éléments multimédias est également assez facile.

Étape 4: Fusion du courrier

Une fois que le corps de l'e-mail est prêt, accédez à Compléments -> Fusionner par MailChimp -> Envoyer un e-mail. Cela déclenchera une fenêtre contextuelle expliquant les étapes à suivre avant de pouvoir envoyer le courrier électronique.

Dans le sélecteur, sélectionnez la feuille de calcul créée à l’étape 1.

Une barre latérale apparaît avec les données de votre feuille de calcul analysées et traitées.

Il sait déjà quelles sont les lignes d'en-tête, qui sont les en-têtes et, plus important encore, quelle ligne contient le courrier électronique. Bien sûr, vous êtes libre de modifier les détails si vous le souhaitez.

Étape 5: Personnaliser le publipostage

Comme il s'agit d'un «publipostage» et pas simplement d'un courrier en masse, vous pouvez faire des choses comme ajouter les prénoms de la partie destinataire en haut ou n'importe où dans le document.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Fusionner les balises dans la barre latérale. Cela générera une balise pour chaque ligne.

Sélectionnez maintenant où vous souhaitez insérer les données correspondantes dans le document, puis cliquez sur le bouton de balise (par exemple, Prénom). Faites cela pour tous les éléments nécessaires.

Étape 6: Indiquez les informations sur l'expéditeur et envoyez-les

Dans l'onglet Informations sur le courrier électronique, entrez le nom de l'expéditeur, le courrier électronique de l'expéditeur, la ligne d'objet du courrier électronique, ainsi que le nom et l'adresse de la société dans le pied de page.

Cliquez sur Envoyer un e - mail et votre e-mail de masse personnalisé est en route. Facile, n'est-ce pas?

Maintenant que le courrier électronique a été envoyé, vous pouvez suivre l'évolution et voir combien d'entre eux ont été ouverts à partir de l'option Rapports de la section Modules complémentaires. En utilisant cet add-on, vous pouvez envoyer jusqu'à 6000 emails par mois. De plus, comme vous utilisez les services d'une société de newsletter bien établie pour envoyer le courrier électronique, celui-ci comportera un lien «Se désabonner» et un logo MailChimp en bas.