E-signatures: le guide complet de la signature électronique

Vos plans les mieux conçus pour passer à l'ère de la dématérialisation s'arrêtent brutalement lorsque vous avez besoin d'obtenir la signature de quelqu'un sur un document. Ce processus consiste généralement à imprimer le document, à le signer vous-même, à l'envoyer par télécopie à l'autre partie et à attendre qu'il soit imprimé, signé et envoyé par télécopieur - pour la troisième fois et archivé dans un classeur pour toujours. > C'est un régime obsolète. C'est un travail occupé. Mais

est un meilleur moyen. Les systèmes de signature électronique sont devenus de grandes entreprises. En fait, le secteur de la signature électronique est sur le point de croître de plus de 5 milliards de dollars d'ici la fin de la décennie, selon Dustin Grosse, directeur marketing de DocuSign. Les outils de signature électronique représentent une réponse de haute technologie et très nécessaire aux énormes inefficacités liées aux signatures physiques

[Lectures supplémentaires: Comment supprimer les logiciels malveillants de votre PC Windows]

Bien que les systèmes varient d'un fournisseur à l'autre, l'idée générale derrière eux est la même. Vous téléchargez un document (Word, PDF ou même un fichier image) vers un service en ligne, puis vous le marquez avec des annotations spéciales dans lesquelles les signatures doivent éventuellement être conservées. Le service envoie ce fichier balisé à vos destinataires spécifiés, qui le "signent" en quelques clics, soit avec des polices cursives courantes, soit avec un gribouillage qu'ils dessinent en utilisant leur souris (ou un doigt, en utilisant une tablette) à la volée.. Lorsque vous avez terminé, le fichier signé vous est renvoyé, mission accomplie.

Les utilisateurs signent des contrats électroniques en masse. EchoSign dit qu'il traite actuellement 1,5 million de documents par mois, et ce nombre est en hausse.

Est-ce que c'est légal?

Cela semble sûr et rapide - et cela ne vaut pas le courrier recommandé - mais les contrats e-signés sont-ils légaux? Vont-ils tenir devant le tribunal de la même manière qu'un morceau de papier taché d'encre? Pour la plupart, que vous soyez une entreprise qui génère des documents numériques à signer, ou un consommateur qui les signe en un clic de souris, la réponse est un oui définitif.

La configuration EchoSign peut enregistrer votre signature réelle avec une souris ou un stylet.

En 2000, le gouvernement des États-Unis a franchi le pas le plus important en réglant la question juridique des signatures électroniques avec la loi ESIGN, qui donnait aux signatures électroniques le même poids juridique que les signatures manuscrites. La loi de l'Etat, pour la plupart, a suivi la reconnaissance de leur validité.

Comme le note l'avocat de Louisiane Andrew Legrand, dans cet état "pour constituer une signature électronique, la marque électronique doit être 1) faite par la personne 2) l'intention de signer le document, ce n'est pas très différent d'une signature manuscrite, ce n'est pas la marque réelle, mais le sens de la marque qui est important. »

Les signatures électroniques sont-elles suffisantes pour tout? Presque. Legrand dit: "Les seuls documents dont je garde les originaux sont les testaments et les billets à ordre: ce sont les deux seuls documents qui m'inquièteraient de n'avoir que des copies numériques, ils sont trop importants."

prendre des signatures électroniques? Selon Legrand, «il est important de reconnaître que les juges fédéraux utilisent des signatures numériques sur toutes leurs commandes, comme vous le savez peut-être, ces tribunaux sont sans papier et lorsqu'un juge« signe »un ordre, ils utilisent un logiciel PDF pour placer un document électronique. Est-ce que les tribunaux fédéraux utiliseraient des signatures électroniques s'ils pensaient qu'ils portaient moins de poids qu'une signature manuscrite? "

En effet, la plupart des tribunaux ont confirmé que les signatures électroniques sont tout aussi

Mais qui fait la signature?

La configuration de DocuSign.

Mis à part quelques documents juridiques clés - si vous finalisez votre contrat, vous voudrez probablement le faire sur papier - la plupart les contrats peuvent être traités en toute sécurité par des moyens électroniques. L'exception est tout ce qui nécessite une notarisation.

En effet, une signature n'est pas seulement une marque indiquant que vous acceptez les termes d'un contrat ou d'une transaction financière. Il sert également à vérifier votre identité, c'est pourquoi vous devez signer des reçus de cartes de crédit, après tout. Mais dans beaucoup de ces cas, l'identité n'est pas vraiment un gros problème. Dans les cas où il s'agit de transactions financières majeures, d'opérations commerciales ou de dépôts légaux, un notaire est requis pour s'assurer que vous, la personne qui signe le document, êtes effectivement ce que vous prétendez être.

C'est un problème avec la signature électronique. À ce jour, les services de signature électronique n'ont pas trouvé une excellente alternative au notaire, qui reste un retour archaïque et fastidieux qui sera probablement avec nous pour les décennies à venir. Pour l'instant, dans de nombreuses transactions à coût élevé, les signatures électroniques coexistent désormais avec les signatures physiques. Dans certains cas, vous devez signer un document dans les deux sens. Essayez d'obtenir un nouveau prêt immobilier et vous verrez ce que je veux dire.

Options de signature électronique

DocuSign vous permet de choisir la signature à utiliser

Les signatures électroniques trouvent une maison sur toutes sortes de documents commerciaux. De simples contrats de service à des transactions immobilières complexes, les documents signés électroniquement sont en train de devenir la procédure d'exploitation standard.

Cheronn Collins, qui exploite une société de location de photomaton à Washington, DC, a déclaré qu'elle utilisait des accords électroniques pour rendez-vous amoureux. «Jusqu'à présent», dit-elle, «je n'ai reçu aucune réaction négative de la part de mes clients.»

Si vous avez un document à signer, vous n'avez pas besoin de le bricoler seul. Même si techniquement vous pouvez envoyer un fichier PDF ou Word à quelqu'un et lui demander de l'annoter avec une signature tirée par une souris, cela peut être légal, mais c'est une façon maladroite de faire le travail.

Une variété de services en nuage ont surgi pour vous aider à profiter de la montée en puissance de l'e-signature, en simplifiant tout le processus et en ajoutant des fonctionnalités supplémentaires qui facilitent la gestion des contrats et qui sont entièrement en ligne. De nombreux services offrent même des applications mobiles qui permettent aux destinataires de signer via le doigt sur leur smartphone ou leur tablette (particulièrement pratique pour les transactions en personne). Le prix peut sembler être partout, mais la plupart de ces services offrent un forfait de 20 $ par utilisateur et par mois, conçu pour couvrir les petites entreprises. Un essai gratuit de base de cinq documents par mois pour démarrer un seul utilisateur est également la norme.

Voici les principaux acteurs de la signature électronique, et voici comment fonctionnent leurs outils.

DocuSign

Docusign

Important fournisseur de services pour l'industrie immobilière, DocuSign, soutenu par Google, est un service simple et complet que toute entreprise devrait trouver simple. Téléchargez des fichiers sur DocuSign (DocuSign place vos fichiers dans des «enveloppes» que vous pouvez envoyer en groupe), puis faites glisser et déposez des boîtes de signature sur les documents où vous voulez ces autographes. DocuSign envoie ensuite les documents aux destinataires que vous spécifiez. Vous pouvez également définir des rappels qui incitent vos destinataires à e-eigner, et définir des documents pour expirer s'ils n'ont pas été signés en temps opportun. Un tableau de bord vous permet de suivre tous vos contrats en cours et terminés. Les versions de tablette iOS et Windows 8 sont disponibles. Les forfaits vont de gratuit (service très basique) à 20 $ par utilisateur par mois

EchoSign

Options de signature dans EchoSign

Acquis par Adobe en 2011, EchoSign ressemble et agit beaucoup comme DocuSign, et est comparable de la plupart des façons. Vous téléchargez des documents, définissez des emplacements de signature (ou spécifiez simplement une signature à la fin) et envoyez des contrats par courrier électronique. Un tableau de bord simple vous permet de suivre l'état de tous les contrats sortants et entrants.

Parmi les fonctionnalités intéressantes d'EchoSign, citons la possibilité d'incorporer des signatures faxées pour les destinataires qui préfèrent signer à la main et une couche supplémentaire de vérification demander au destinataire d'entrer un mot de passe que vous lui fournissez ou d'autres informations personnelles, telles que les quatre derniers chiffres de son numéro de sécurité sociale. Naturellement, l'intégration avec divers produits Adobe en fait une option attrayante pour les magasins centrés sur le PDF. Les versions de tablette iOS et Windows 8 sont disponibles. Les plans varient de gratuit (service très basique) à 399 $ par mois.

Sertifi

Ce service un peu plus simple n'est pas aussi joli, mais Sertifi possède la plupart des fonctionnalités de base dont vous avez besoin dans un système de signature électronique si les deux principaux acteurs ci-dessus ne vous plaisent pas. Les documents peuvent être signés entièrement électroniquement ou imprimés, signés et télécopiés. Vous ne trouverez aucun tableau de bord sophistiqué ici, mais les fichiers peuvent toujours être suivis via Sertifi et sont archivés sur le site. Les plans vont de gratuit (service très basique) à 199 $ par mois

RightSignature

Notable comme une alternative un peu moins chère (14 $ par mois vous permet d'envoyer un nombre illimité d'utilisateurs au lieu des 20 habituels), RightSignature possède toutes les fonctionnalités de ses homologues plus onéreuses, vous permettant de définir des emplacements pour les signatures, initiales et dates sur les contrats complexes et de spécifier quand les contrats expirent, bien que toutes les signatures doivent être dessinées à la main au lieu d'être typées. un générateur de formulaires en ligne, qui permet aux destinataires de remplir des informations plus détaillées sur le contrat (numéro de téléphone, adresse, etc.), pratique si vous souhaitez utiliser votre service de signature électronique pour générer beaucoup de documents nécessitant des signatures, tels que accords d'adhésion pour une salle de sport ou des exemptions de dommages de location. Un tableau de bord est inclus. Une version iOS est disponible. Les forfaits vont de gratuit (service très basique) à 49 $ par mois (service illimité pour 10 expéditeurs).