Devenez un utilisateur avancé de QuickBooks en 11 étapes simples

Il existe une raison pour laquelle QuickBooks demeure le logiciel de comptabilité pour les petites entreprises le plus populaire. Intuit a passé 13 ans à peaufiner ses caractéristiques, après tout. Comme il existe une nouvelle version chaque année, vous pouvez ne pas être au courant de tout ce que vous pouvez faire pour rendre QuickBooks plus facile et plus rapide à utiliser.

Que vous construisiez des rapports ou recherchiez des raccourcis pour invoquer des informations clés vous fera gagner du temps et des frappes. Chaque astuce est étiquetée avec l'année d'édition QuickBooks dans laquelle elle est apparue, revenant à QuickBooks 2010. Tout ce qui est plus ancien est simplement affiché avant 2010.

Faites QuickBooks suivre vos préférences

QuickBooks offre un grand nombre d'options sa fenêtre Préférences, à laquelle vous accédez depuis le menu Edition. Pour chaque élément de préférence, vous obtenez des onglets pour les options personnelles et d'entreprise. Les options personnelles s'appliquent uniquement à l'utilisateur actuel, tandis que les options de l'entreprise apparaissent à tous les utilisateurs. Il est intéressant de cliquer sur les deux onglets pour voir tous vos choix de personnalisation.

1. Choisissez votre bureau (QB2010)

Desktop view

L'organigramme par défaut qui apparaît lorsque vous lancez une nouvelle copie de QuickBooks ressemble à quelque chose d'une classe de comptabilité, mais heureusement, vous n'êtes pas coincé avec. Dans Préférences, Desktop View, vous pouvez choisir un autre écran de démarrage, tel que le populaire Snapshot d'entreprise, en allant dans la fenêtre que vous préférez puis en cliquant sur Enregistrer bouton radio du bureau actuel. Alternativement, vous pouvez demander à QuickBooks de simplement sauvegarder les fenêtres dans lesquelles vous travaillez lorsque vous l'éteignez en cliquant sur Enregistrer lors de la fermeture de l'entreprise. Dans cette même fenêtre, vous pouvez également choisir entre l'option par défaut, garder plusieurs fenêtres ouvertes lorsque vous travaillez, ou la seule option à la fois (lorsque vous ouvrez une fenêtre, la précédente se ferme automatiquement).

2. Accélérer les recherches (QB2012)

Rechercher

La fonction de recherche de QuickBooks vous permet de rechercher des éléments dans le fichier de votre entreprise ou dans les fichiers d'aide du programme. Par défaut, un champ de recherche apparaît dans la barre d'icônes supérieure (invoqué dans Affichage, puis dans la barre d'icônes Haut), mais sous Préférences, Recherche vous pouvez supprimer et spécifiez si vous souhaitez une recherche d'entreprise ou de fichier d'aide. (Par défaut, QuickBooks vous permet de choisir dans un menu déroulant sous la recherche chaque fois que vous lancez une recherche.) Dans l'onglet Société, vous pouvez également spécifier la fréquence à laquelle QuickBooks indexera votre fichier de société afin que les recherches reflètent les entrées récentes.. QuickBooks recommande l'indexation à intervalles de 30 minutes, mais comme l'indexation peut ralentir le programme, vous pouvez opter pour des périodes plus longues. Lorsque vous avez besoin de trouver une transaction récente, vous pouvez toujours cliquer sur le bouton Mettre à jour maintenant dans cette fenêtre.

3. Trouver les anciens messages (pré QB2010)

QuickBooks a par défaut une série de rappels que vous pouvez désactiver en cochant une case «ne plus afficher ce message» dans le message. Mais si vous voulez les ramener, sautez simplement dans la fenêtre des préférences générales et cliquez sur la case "Rapporter tous les messages". Ici, vous pouvez également utiliser QuickBooks pour saisir l'onglet entre les champs, afficher (ou supprimer) le texte découpé dans les info-bulles, choisir entre la date du jour et la date de la dernière transaction pour les nouvelles transactions, etc. Les versions 2012 et ultérieures vous permettent de lancer QuickBooks en arrière-plan afin d'accélérer son lancement.

Travaillez mieux avec les données et les rapports

4. Ajouter ou modifier plusieurs entrées de liste (QB2011)

Entrées de liste multiples

Dites que vous devez mettre à jour une liste QuickBooks, depuis les clients et les fournisseurs jusqu'aux services et aux pièces. Le Ajouter / Modifier plusieurs entrées sous l'élément de menu Listes fournit plusieurs manières pratiques de le faire. En affichant des données de liste dans un format de grille semblable à une feuille de calcul, il vous permet d'insérer, de supprimer ou de déplacer des colonnes et de coller des cellules Excel copiées, en plus de simplement saisir de nouvelles entrées. A La commande Copier vers le bas qui apparaît lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur une cellule remplit le reste de la colonne avec le contenu de la cellule. Cependant, utilisez-le soigneusement car il écrase tout contenu antérieur.

5. Modifier un rapport avant qu'il ne s'exécute (pré QB2010)

Modifier un rapport

QuickBooks rend les rapports de mise au point super faciles, mais vous n'avez pas besoin d'attendre l'ouverture du rapport avant d'apporter des modifications. Accédez à Préférences, Rapports et cochez Me demander de modifier les options de rapport avant d'ouvrir un rapport. À partir de ce moment, lorsque vous choisissez un rapport, vous obtenez une fenêtre avec ses options avant d'exécuter le rapport. Si vos ensembles de données sont volumineux, cela peut représenter un gain de temps réel.

6. Actualisation automatique des rapports dans Excel (QB2012)

Mise à jour automatique des rapports

De nombreux utilisateurs de QuickBooks souhaitent exporter les données de rapport dans une feuille de calcul Excel, où ils peuvent modifier les formats et ajouter des formules. Il y a quelque temps, QuickBooks a facilité la création de la feuille de calcul en plaçant un bouton Excel en haut des rapports, ce qui ouvre une fenêtre avec les options d'exportation. Vous pouvez même définir certaines options Excel avant d'exporter les données en cliquant sur le bouton Avancé.

Le problème avec les éditions précédentes est que l'actualisation de la feuille de calcul modifiée avec les nouvelles données de QuickBooks peut être désordonnée. Les modifications de formatage, par exemple, n'ont pas été appliquées aux nouvelles données. L'édition 2012 de QuickBooks a mis à jour la fonctionnalité d'exportation Excel pour résoudre au moins certains de ces problèmes. Une fois que vous avez créé un classeur Excel avec des données exportées, QuickBooks crée un élément de menu dans Excel qui vous permet de mettre à jour la feuille de calcul sans même exécuter QuickBooks.

Le processus n'est toujours pas parfait: QuickBooks ajoute même une feuille dans les classeurs Excel créés. utiliser la fonction d'exportation pour expliquer certaines de ses limitations. Cependant, il peut rendre la vie plus facile si vous aimez masser les données QuickBooks dans Excel.

Trouver des raccourcis et des personnalisations de menu

7. Lire les favoris (QB2011)

QuickBooks a tellement de rapports standards que trouver ceux que vous utilisez régulièrement dans ses menus peut devenir ennuyeux. Vous pouvez éviter la navigation dans les menus en désignant les rapports comme favoris en cliquant sur l'icône en forme de cœur sous un rapport (standard, mémorisé ou contribué) dans le Centre des rapports. Après cela, il apparaîtra dans l'onglet Favoris du Centre des rapports, et il y a même une commande Exécuter les rapports favoris pour mettre tous ces rapports à jour en un seul clic.

8. Personnalisez la barre d'icônes (pré QB2010)

Ne prenez pas la barre d'icônes comme elle vient!

L'interface standard de QuickBooks est chargée d'icônes pour les éléments dont vous n'avez jamais besoin, et parfois ceux que vous voulez manquer. Vous pouvez adapter la barre d'icônes à la manière dont vous utilisez QuickBooks en ajoutant ou en supprimant des icônes dans la barre d'icônes Personnaliser en sélectionnant Affichage, puis la barre d'icônes Personnaliser. Vous pouvez également créer de nouvelles icônes en cliquant sur le bouton Avancé dans cette fenêtre.

9. Informations sur le produit QuickBooks (pré QB2010)

La fenêtre d'informations sur le produit QuickBooks fournit une mine de statistiques et d'autres informations dont vous pourriez avoir besoin pour le support technique ou d'autres problèmes. Entre autres choses, vous pouvez savoir quand vous avez installé votre copie, le numéro de version exact, les informations de licence, les détails sur le nombre d'utilisateurs et d'éléments de liste, et bien plus encore. Accédez-y en appuyant sur la touche F2 de votre PC Windows.

10. Calculatrice pop-up (pré QB2010)

Calculatrice pop-up

Si vous devez faire des calculs rapides à la volée lors de la création d'une estimation, d'une commande client ou d'une facture, il est inutile de quitter le formulaire QuickBooks. Avec votre curseur sur un champ de montant, cliquez simplement sur l'une des touches + , - , * ou / (pour plus de détails, soustraction, multiplication ou division), et une petite fenêtre de la calculatrice apparaîtra.

11. Beaucoup de raccourcis clavier (pré QB2010) : Les gens qui préfèrent les raccourcis clavier pour cliquer sur les menus graphiques et les fenêtres ont beaucoup d'options dans QuickBooks, dont beaucoup remontent à ses origines DOS. Par exemple, CTRL-F invoque la fenêtre de recherche détaillée pour le suivi des transactions spécifiques: CTRL-R produit le registre associé à la transaction en cours. Il existe également des tonnes de raccourcis contextuels qui ne s'appliquent qu'à des types de données spécifiques. Par exemple, si vous travaillez dans un champ de date, si vous appuyez sur Y, la date est reportée au premier jour de l'année en cours. Pour voir les listes complètes des raccourcis clavier, commencez par aller à la page d'aide de QuickBooks sur ce sujet. À partir de là, vous pouvez accéder à des listes pour toutes les catégories de raccourcis: Général, Dates, Édition, Fenêtres d'aide, Activités et Déplacement autour d'une fenêtre.