3 astuces permettant d’économiser du temps et d’utiliser Excel pour Mac de manière productive

Si vous avez un Mac, vous avez sûrement un ensemble d'applications de productivité pour prendre en charge toutes vos tâches liées au travail. Dans les entrées précédentes, nous vous avions déjà montré les bases des numéros, pages et keynote d’Apple. Toutefois, si vous vous sentez plus à l'aise avec MS Office pour Mac, vous devez connaître quelques astuces utiles en ce qui concerne les applications qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter des maux de tête.

Dans cette entrée, nous allons examiner trois astuces intéressantes pour Excel pour Mac. Alors allons droit au but.

1. Utiliser les options de tri personnalisées

Excel vous offre de nombreuses façons de trier divers types de données, notamment des options de tri pour les chiffres, les entrées de texte, les dates, etc. Si vous avez toutefois besoin d'autres solutions, vous pourriez penser que vous n'avez plus d'options, alors qu'en réalité, les choix intégrés pour trier les informations de votre feuille de calcul vont bien au-delà de ceux proposés par défaut. En effet, dans Excel pour Mac, vous pouvez créer vos propres critères personnalisés pour classer vos listes.

Pour ce faire, commencez par créer une liste en fonction des critères de votre choix, puis sélectionnez-la. Rendez-vous ensuite dans le panneau Préférences d'Excel, cliquez sur Listes personnalisées, puis sur Importer. Cela permettra d'économiser votre ordre de tri personnalisé dans Excel pour Mac.

Pour l'utiliser, sélectionnez les cellules à trier, cliquez sur Données dans le menu supérieur et sélectionnez Trier. Cliquez sur Options dans la boîte de dialogue, sélectionnez votre liste sauvegardée et vous êtes prêt à partir.

2. Forcer un saut de ligne dans une cellule

Dans Excel pour Mac, lorsque vous entrez une longue chaîne de texte dans une cellule, la cellule se trouve également à côté de la cellule et davantage si le texte est suffisamment long.

En règle générale, vous pouvez éviter cela en appliquant un format d'habillage de texte à la cellule en question, mais le résultat n'est pas toujours optimal, car vous ne pouvez pas contrôler le déroulement exact du texte.

Prenez la capture d'écran ci-dessous par exemple. Si vous placez le texte dans la cellule, le mot "Suivant" est séparé du mot "Année", ce qui vous oblige à redimensionner la cellule en question.

Vous pouvez toutefois forcer un saut de ligne dans le texte de la cellule pour résoudre ce problème. Pour ce faire, il suffit de taper comme d'habitude, puis d'appuyer sur Ctrl + Option + Retour juste avant l'endroit où vous souhaitez forcer un saut de ligne.

3. Sélection de cellules étroite pour une navigation plus rapide

Supposons que vous deviez saisir un tas de données dans votre feuille de calcul Excel. Si vous avez déjà fait cela, vous savez que plus vite vous pourrez entrer vos données, mieux ce sera.

Toutefois, que vous saisissiez des données horizontalement ou verticalement, vous devez soit utiliser votre souris, soit appuyer plusieurs fois sur les touches de direction pour atteindre le début de la ligne ou de la colonne suivante, afin d'atteindre le début de la ligne ou de la colonne suivante.

Voici comment éviter ce problème afin de gagner un temps précieux lors de la saisie de données:

Tout d'abord, sélectionnez le bloc entier de cellules avec lequel vous allez travailler. Maintenant, pour vous déplacer latéralement sur une ligne de gauche à droite lorsque vous entrez des données, utilisez la touche de tabulation, et pour descendre une colonne, utilisez la touche Retour.

Une fois que vous avez atteint la fin des cellules sélectionnées, si vous vous déplacez le long d’une ligne, cliquez à nouveau sur la touche Tab pour revenir à la première cellule de la ligne suivante (celle située en dessous de votre ligne actuelle). Il en va de même pour le déplacement dans une colonne, où appuyer sur la touche Retour au bord des cellules sélectionnées vous mènera à la première cellule de la colonne adjacente.

Et que se passe-t-il si vous commettez une erreur et souhaitez revenir? Il suffit d'appuyer sur Maj + Tab pour reculer d'une cellule tout en naviguant dans une ligne ou sur Maj-Retour si vous vous déplacez le long d'une colonne.

Là vous les avez. Excel pour Mac n’est peut-être pas aussi populaire parmi les possesseurs de Mac que pour les utilisateurs de PC, mais des astuces d’apprentissage et des méthodes pour en faciliter l’utilisation sont toujours utiles. Prendre plaisir!