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Comment utiliser de manière productive le remplissage instantané dans Microsoft Excel

Astuces de saisie pour Excel

Astuces de saisie pour Excel

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Anonim

Ah oui, Microsoft Excel. Cet outil que nous aimons détester et détester aimer. Si vous travaillez dans un emploi où vous devez travailler inutilement sur des feuilles de calcul Excel tout au long de la journée, je me sens vraiment très bien pour vous. J'occupais cet emploi il y a très longtemps et il est bon de s'asseoir maintenant et de jeter un regard nonchalant sur lui.

Si vous souhaitez toutefois être plus productif lorsque vous utilisez des fonctions similaires lorsque vous utilisez Excel, permettez-moi de vous suggérer d'utiliser Flash Fill.

C'est comme par magie

Si vous n'avez jamais utilisé Flash Fill auparavant, cela vous semblera magique. Il fonctionne sur un principe simple consistant à identifier des modèles et à remplir les rangées vacantes avec ces modèles. Regardons un exemple.

Noms de division

Prenons une tâche simple qui consiste à séparer les noms, prénoms et initiales des employés de (et Albert Einstein) à l’aide de MS Excel. La colonne B a actuellement des noms comme vous le trouverez normalement dans une base de données. Colonnes C à partir duquel vous ne voulez qu'un seul (ou plusieurs) élément du nom complet.

Donc, tout ce que vous avez à faire est d’abord de taper manuellement le nom de la première personne. Appuyez sur Entrée et dans la cellule suivante, ne tapez rien. Au lieu de cela, cliquez sur le menu Remplissage, puis choisissez Remplissage Flash. Et voilà, tous les autres noms s'auto-peupleront d'eux-mêmes.

Si vous ne me faites pas entièrement confiance, voici une vidéo inédite (convertie en GIF pour une visualisation aisée) de la colonne suivante.

Raccourci clavier

Il existe également un raccourci clavier pour réaliser la même chose. En utilisant la même feuille, remplissez manuellement la première cellule comme nous l’avons fait ci-dessus et appuyez sur Entrée. Maintenant, appuyez sur CTRL + E en même temps et Flash Fill remplira automatiquement les cellules vides avec les données correspondantes.

Cependant, vous devriez vérifier régulièrement si Flash Fill a rempli les données correctement ou non. Dans la colonne des initiales, j'ai vu que ça ne marchait pas bien. Mais, lorsque j'ai entré les données pour les deux premiers noms (au lieu d'un), il a ensuite été possible de compléter le reste sans problème. Hey, c'est encore beaucoup de temps gagné.

Remarque: cette méthode fonctionne tant que la colonne d'entrée a toujours le même format. S'il y a un écart, il ne reconnaîtra pas le motif.

Fonctionne avec les chiffres aussi

Avant que tout le monde commence à paniquer, permettez-moi de dire que cela fonctionne aussi très bien avec les chiffres. Qu'il s'agisse de décimales avec n chiffres avant ou après le point décimal, ou même de dates à séparer au format jj / mm / aa.

Une autre vidéo ici (convertie à nouveau en GIF), montrant que j’ai entré manuellement les premières informations sur les cellules et que Flash Fill a été en mesure de saisir le motif et de renseigner automatiquement les informations manquantes ci-dessous.

Évitez les formules complexes

L'idée d'utiliser Flash Fill est d'éviter les formules complexes dans MS Excel. Si vous pouvez également penser à d'autres scénarios, faites-le nous savoir sur nos forums.