10 outils et add-ons de productivité de messagerie extrêmement utiles

Si quelque chose de l’ère Internet des années 90 a survécu comme par magie à l’assaut de toutes sortes de supports de communication tels que les réseaux sociaux, les téléphones portables, les applications de chat (etc.), et s’est également épanoui, c’est la modeste boîte de réception par courrier électronique. Oui, le courrier électronique est bien vivant. Il reste le moyen le plus recherché - et le plus facile - pour la plupart d’entre nous de prendre contact et de parler.

Bien sûr, la montée du courrier électronique en tant que moyen principal de connexion a également signifié que nous avons commencé à trop nous fier à cet outil et à en devenir obsédé. Et généralement, cette dépendance excessive et cette obsession excessive conduisent à une fatigue de la productivité qui engendre par conséquent tout un éco-système d'applications, de logiciels et, sans parler du "conseil du gourou" (nous l'appelons guru gyaan ici en Inde) pour aider vous devenez plus productif avec cet outil.

Je dois avouer que j’ai moi-même saisi chaque occasion de diffuser le gourou gyaan sur la productivité de la messagerie électronique via le contenu et le bouche à oreille. Considérant que je suis pour la plupart incapable de faire autre chose que cela, je vais continuer la pratique aujourd'hui, bien que cette fois avec les applications et les add-ons.

Donc, si vous êtes toujours avec moi (et avez toléré avec succès mon babillage), consultez cette liste de quelques outils intéressants qui améliorent réellement votre expérience de messagerie et vous rendent plus productif. Contrairement à ce que je dis ou pense, ceux-ci fonctionnent réellement.

1. Rapportive

Rapportive est un module complémentaire du navigateur pour Gmail qui transforme la barre latérale fade de Gmail (généralement remplie d'annonces) en une solution dont vous pourriez tirer profit presque quotidiennement. Il contient essentiellement des informations sur l'expéditeur de l'e-mail, telles que sa photo, des liens vers son profil, des tweets récents, etc. Comme vous le voyez sur la capture d'écran ci-dessus (que j'ai tirée de leur page d'accueil), il contient les informations de profil complètes de leur PDG en La barre latérale de Gmail.

L'add-on est disponible pour Firefox, Chrome et Safari, il est gratuit et s'intègre facilement à Gmail. Et cela garantit que vous ne perdez pas de temps à rechercher le profil de la personne sur Internet qui vient de vous envoyer un e-mail contenant cette offre d'un million de dollars.

2. AwayFind

Si consulter vos e-mails est ce que vous faites presque toute la journée, vous avez probablement besoin d'un service comme AwayFind pour vous aider à faire un travail productif sans vous soucier des e-mails urgents. AwayFind surveillera votre compte de messagerie pour les messages importants et vous avertira par SMS, DMs Twitter, outils de messagerie instantanée tels que Gtalk / Yahoo ou par le biais de son application iPhone / Android lorsqu'un tel e-mail est envoyé dans votre boîte de réception.

Vous pouvez configurer des filtres pour AwayFind afin de décider de la priorité des messages dans votre compte, ainsi que de les définir à la volée via leurs plug-ins de messagerie. Leur compte gratuit surveille 1 compte (Gmail / IMAP uniquement) et les forfaits commencent à 15 $ par mois si vous voulez plus de contenu.

3. ActiveInbox

ActiveInbox confère à Gmail d’excellentes fonctionnalités de gestion des tâches et facilite la gestion des e-mails (oui, un autre module complémentaire Gmail … basculez Gmail si vous ne l’avez pas encore fait). Les e-mails peuvent être transformés en tâches réalisables, des projets et des objectifs peuvent être créés et des notes peuvent être ajoutées à chaque e-mail.

C'est un add-on gratuit pour Firefox et Chrome, qui fonctionne partout où ces navigateurs et Gmail fonctionnent.

4. NudgeMail

NudgeMail veut que vous sachiez qu'il est là pour vous lorsque vous oubliez vos suivis de courrier électronique. Ainsi, que votre femme envoie un e-mail à votre bureau pour obtenir du lait et des fruits sur le chemin du retour (vous ne croirez pas combien d'épouses font cela) ou qu'un ami vous demande de rechercher un emploi pour lui, NudgeMail peut s'assurer que que cela vous soit rappelé au bon moment. Envoyez simplement un courrier électronique à des adresses telles que «[email protected]» ou «2 [email protected]» et cessez de vous inquiéter. La liste complète des commandes est ici.

NudgeMail est gratuit en version bêta, fonctionne avec tous les fournisseurs de messagerie, que ce soit sur ordinateur ou mobile, et s'intègre également à Google Agenda.

5. Grexit

Nous avons déjà beaucoup parlé de GrexIt dans notre article sur GT Resources, et j’ai pensé qu’il méritait également une mention dans cette liste. C'est un outil utile pour les équipes et peut vous faire gagner énormément de temps une fois que la base de données de messagerie de vous-même et de vos collègues commence à se développer.

Le concept est simple: vous ne devriez pas avoir besoin de transmettre le même courriel contenant des instructions sur la manière de faire xyz à un nouvel employé après en avoir déjà parlé il y a 3 jours avec un employé existant. Il devrait y avoir un emplacement central où les membres de l’équipe peuvent accéder à de tels courriels et GrexIt fournit exactement cela. Destiné à Google Apps seulement si.

6. NutshellMail

NutshellMail n'est pas exactement un outil de productivité par courrier électronique. Au lieu de cela, c'est ce que j'appellerais la productivité par courrier électronique. La capture d'écran ci-dessus montre un aperçu des courriels que je reçois chaque jour de NutshellMail. Il envoie un résumé de vos comptes de réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, LinkedIn, etc. et inclut des informations importantes dans le résumé qui peuvent très bien prendre en charge les visites multiples que vous effectuez sur ces sites toutes les deux heures, simplement pour rester à jour avec des informations d'importance minime.

7. WriteThat.Name

WriteThat.Name est un outil unique qui maintient automatiquement vos contacts Google (ou votre carnet d'adresses Gmail) à jour avec les informations les plus récentes telles que le numéro de téléphone, les adresses e-mail, etc. Il analyse la signature des expéditeurs d'e-mails et l'exécute avec vos contacts pour voir si les détails d'un contact existant doit être mis à jour. Donc, plus besoin d'ajouter manuellement de nouveaux numéros de téléphone et adresses e-mail au carnet d'adresses.

8. Outils d'automatisation

Nous écrivons des courriels tous les jours sans nous rendre compte que la plupart des phrases que nous utilisons sont répétitives. Évidemment, une perte de productivité et un gain d’ennui (si vous réalisez que c’est ennuyeux). La solution consiste donc à utiliser des outils d'automatisation permettant de placer des phrases à la commande d'une clé ou deux. Des exemples de tels outils sont Canned Responses de Gmail, AutoHotKey et le petit utilitaire soigné de Lifehacker appelé Texter. De nombreux autres scripts d'automatisation existent, il vous suffit de trouver le bon et de l'utiliser aussi souvent que possible.

9. Xobni

Xobni est un puissant complément de productivité du courrier électronique pour Outlook qui combine les fonctionnalités d'un outil tel que Rapportive pour afficher les profils de contact et crée également le carnet d'adresses de l'utilisateur. Cela améliore également grandement la recherche dans Outlook. L'outil est disponible dans les versions gratuite et professionnelle et offre également une application BlackBerry soignée.

10. Mieux Gmail 2

Dernier point mais non le moindre, nous avons Better Gmail 2 pour Firefox (les utilisateurs de Chrome peuvent consulter Better Gmail pour Chrome). Au fil des ans, Gmail a incorporé de nombreuses fonctionnalités introduites par ce module, mais il reste toujours pertinent et propose de nombreuses personnalisations pour les utilisateurs les plus à la pointe de la technologie parmi les utilisateurs de Gmail.

Votre prendre?

Alors, le courrier électronique semble-t-il dominer votre vie encore et encore? Comment l'avez-vous abordé jusqu'à présent? Quels ont été vos outils / astuces préférés?