8 Conseils pour Bien Rédiger un Mail Professionnel
Avec quelques options Les règles de messagerie d'Outlook trie automatiquement mes messages entrants dans une série de dossiers. Les messages d'un certain éditeur sur un certain sujet vont dans un dossier. Le courrier contenant des pièces jointes susceptibles d'être indésirables est envoyé dans un dossier indésirable. Les messages hautement prioritaires des personnes qui respectent cette balise sont placés dans un troisième dossier. Ce ne sont que quelques façons de trier le courrier pour faire bouger les affaires.
Cherchons les messages d'une personne en particulier sur un sujet donné. Avant de créer la règle, ajoutez un nouveau dossier si nécessaire. Choisissez Fichier, Nouveau, Dossier, entrez un nom et cliquez sur OK. Si vous utilisez un serveur IMAP et souhaitez que les dossiers soient synchronisés sur différents appareils, sélectionnez d'abord ce compte dans la zone inférieure.
Dans la fenêtre principale d'Outlook, choisissez Outils, Règles et alertes. Cliquez sur Nouvelle règle. Vous voudrez probablement choisir l'un des choix Restez organisés; mes règles reposent principalement sur la première option, Déplacer un message de quelqu'un vers un dossier. Cliquez sur Suivant.Cochez la première case, à partir des contacts ou de la liste de diffusion. Cochez la case avec des mots spécifiques dans le sujet ou le corps. Dans la partie inférieure de la fenêtre, cliquez sur personnes ou liste de distribution, sélectionnez un contact et cliquez sur OK. Cliquez sur mots spécifiques, ajoutez un mot ou un terme fréquemment utilisé, tel que "rapport hebdomadaire", et cliquez sur Ajouter et OK. Cliquez sur spécifié, choisissez un dossier et cliquez sur OK. Cliquez deux fois sur Suivant.
La fenêtre d'exceptions vous permet d'ajouter l'ancienne recherche "et non", en opposant son veto aux règles précédentes si l'une d'entre elles est déclenchée. Je n'ai pas besoin de ces règles pour cette liste simple, mais je le ferai pour un autre système de tri plus tard. Cliquez sur Suivant. Entrez un nom pour la règle et cliquez sur Terminer.
J'aime ajouter quelques autres conditions pour d'autres règles, telles que le tri dans mon dossier marqué Priorité haute. Trop de gens utilisent le tag de courrier prioritaire sur un coup de tête. Pour créer une règle qui trie ces messages dans un certain dossier, cochez la case marquée comme importance et définissez-la sur Élevé. Choisissez l'expéditeur figure dans le carnet d'adresses spécifié et choisissez vos contacts Outlook afin que le courrier indésirable ou les messages non sollicités ne déclenchent pas la règle. Dans l'écran des exceptions, utilisez l'option sauf si elle provient des personnes ou de la liste de distribution pour exclure les contacts déclencheurs de la règle.
Expérimentez des façons de superposer ces règles pour faciliter l'encombrement des boîtes de réception et travailler efficacement. Chaque fois qu'un message arrive, vous serez remboursé pour le temps passé à créer des règles.
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