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Trouver le meilleur moment pour la réunion avec vos collègues de bureau n`est souvent pas une tâche facile. Vous devez d`abord leur demander à propos de leur temps opportun et ensuite correspondre à la même avec votre horaire pour arriver au meilleur moment pour tous. Le travail de décider quand se rencontrer est relativement simple si leurs personnes sont moins nombreux que les participants, mais que diriez-vous si la réunion nécessite plus de personnes. Le travail devient vraiment difficile avec certains ne sont pas disponibles ou les gens qui tombent pour diverses raisons. Tout ce processus vous fait gagner beaucoup de temps productif, n`est-ce pas!
FindTime est une application qui peut vous aider à planifier vos réunions plus rapidement. Un complément pour Microsoft Outlook , FindTime vous aide à décider d`un rendez-vous facilement avec une approche systématique et cela aussi sans beaucoup de votre participation. l`application vous propose automatiquement les jours et les heures qui conviennent le mieux aux personnes qui doivent assister à la réunion. Par conséquent, vous aidant à arriver à l`heure du consensus assez facilement. Lisez ci-dessous pour savoir comment planifier des réunions plus rapidement.
FindTime pour Outlook
FindTime réduit le temps d`organisation. En tant qu`organisateur, vous proposez les heures sélectionnées à tous les participants et autorisez tout le monde à voter. Une fois le consensus obtenu par vote, FindTime envoie l`invitation à la réunion en votre nom et élimine ainsi le temps que vous avez habituellement à consacrer à la coordination avec les gens et à arriver au meilleur moment pour tous.
Pour commencer à utiliser FindTime
Étape 1
La première étape consiste à installer FindTime. Pour ce faire, vous devez obligatoirement vous connecter aux comptes Office 365. Une fois connecté, vous pouvez installer FindTime à partir du magasin Office. Une fois installé, redémarrez Outlook et vous pouvez voir l`icône FindTime situé dans le coin supérieur droit de l`écran Outlook. Notez la différence d`apparence sur Outlook 2013, Outlook 2016 et Outlook sur le Web ci-dessous:
Sur Outlook 2013
Sur Outlook 2016
Sur Outlook sur le Web
Remarque: FindTime est accessible uniquement sur Outlook 2013, Outlook 2016 et Outlook sur le Web
Étape 2
Après avoir configuré l`application, vous pouvez désormais composer un nouvel e-mail ou répondre à un e-mail existant pour planifier une réunion.
Par exemple, si vous souhaitez configurer une réunion avec les personnes répertoriées en répondant à un e-mail existant. Cliquez sur "Reply with Meeting Poll".
Un panneau s`ouvre dans lequel vous pouvez définir la durée de la réunion. La partie centrale et inférieure du panneau vous permet de voir l`horaire des personnes que vous souhaitez inviter à une réunion. Ici, vous pouvez sélectionner plusieurs créneaux horaires et les envoyer aux personnes impliquées en leur demandant de voter.
Le statut des personnes est représenté par des couleurs différentes et vous pouvez décider quel créneau de réunion est le mieux adapté pour tous.
Cliquez sur "Suivant" et vous voyez les créneaux horaires et les onglets présélectionnés comme "lieu de réunion". Vous êtes maintenant prêt à faire une invitation. Cliquez sur "Insérer dans un e-mail" pour faire une invitation
Étape 3
Après avoir lancé une invitation, cliquez sur "envoyer" dans la fenêtre de votre boîte de réception pour permettre aux utilisateurs de commencer à voter. Tout le monde invité peut voir le sondage en ligne sur qui vote pour quelle heure. Vous pouvez même connaître d`autres personnes à propos de votre emplacement favori.
Dès que les votes sont reçus, l`invitation reçoit des horaires et votre réunion est configurée. l`organisateur reçoit également un e-mail concernant la confirmation d`invitation.
Remarque: Du côté des destinataires, ils ont juste besoin d`une adresse e-mail pour recevoir votre invitation et accéder à Internet pour voter sur le site FindTime. En outre, ils peuvent voter à partir de n`importe quel appareil qu`ils souhaitent. Les destinataires n`ont pas besoin d`avoir FindTime installé sur leur PC ou handphone, ou d`un compte Office 365.
Cliquez ici pour commencer à utiliser FindTime et dites-nous si vous aimez cette nouvelle application de Microsoft
Source de l`image: Microsoft.
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