Conseils des 8 meilleures équipes de Microsoft pour l'utiliser comme un pro

Slack a changé le jeu de messagerie depuis ses débuts en août 2013. Il a remplacé le courrier électronique pour la communication interne au sein de nombreuses équipes et organisations. Pendant ce temps, Microsoft Teams a dépassé Slack avec plus de 13 millions d'utilisateurs en le regroupant avec le service Office 365.

De plus, il bénéficie de l'écosystème robuste de Microsoft, construit au fil des ans. Si votre organisation ou votre organisation de bureau dispose d'un abonnement Office 365, la communication et la collaboration entre équipes se font sans effort.

Jetons un coup d'œil aux meilleurs conseils et astuces pour les utilisateurs de l'équipe Microsoft afin d'accroître leur productivité et de l'utiliser comme un professionnel.

1. Raccourcis clavier

Les raccourcis clavier peuvent vous faire gagner beaucoup de temps, en particulier lorsque vous utilisez une application telle que Teams. Vous l'utiliserez probablement toute la journée pour communiquer avec vos collègues. Pour le moment, il ne faut retenir que deux raccourcis.

1. / - La barre oblique indique toutes les commandes que vous pouvez donner à l’aide de divers raccourcis clavier.
2. / keys - une liste de tous les raccourcis clavier que vous pouvez utiliser. La liste est assez longue pour être partagée ici. Trouvez et souvenez-vous de ceux qui vous sont utiles.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, vous allez taper ces deux raccourcis dans la barre de recherche en haut pour trouver ce que vous recherchez.

2. Nom du groupe

Le chat est l’une des fonctionnalités principales des équipes Microsoft, mais il peut être difficile de rechercher une conversation particulière dans un canal. Vous pouvez résoudre ce problème en donnant à cette fenêtre ou à ce groupe un nom explicite. Par exemple, si vous discutez d'un nouveau guide sur le produit A, vous pouvez nommer la fenêtre de discussion Bugs du produit A. Facilite la recherche dans le futur.

Pour ce faire, cliquez simplement sur l'icône en forme de crayon située en haut de la fenêtre de discussion pour la modifier, puis nommez-la. Ne fonctionne que pour les discussions de groupe et non privées.

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3. Transférer des e-mails

Chez GT, nous utilisons à peine les courriels et comptons principalement sur Slack pour communiquer les uns avec les autres. Cela fonctionne pour nous, mais ne signifie pas que vous pouvez vous débarrasser complètement des courriels. Les courriels sont là pour rester. Microsoft le sait bien, et c’est pourquoi il permet aux utilisateurs de transférer des courriers électroniques avec pièces jointes aux canaux de l’équipe à partir de n’importe quel domaine de messagerie répertorié.

De plus, si vous cliquez sur Paramètres avancés dans l'écran suivant, vous pouvez contrôler qui peut envoyer des courriers électroniques, ainsi que ceux provenant de domaines spécifiques, afin de réduire le nombre de courriers électroniques non sollicités.

4. Créer des GIF

Partager des GIF est amusant, mais les créer l'est encore plus. Je suis heureux que les équipes permettent aux membres de créer leurs propres fichiers GIF, ce qui leur permet d'être créatifs et de réduire le stress pour équilibrer les discussions sérieuses.

Les équipes intègrent Giphy, une destination GIF populaire, pour partager votre travail d’art avec d’autres membres de l’équipe.

5. Bots

L'automatisation des tâches répétitives permet de gagner du temps et que les robots peuvent être utiles. Les équipes ont un certain nombre de robots que vous pouvez utiliser à votre avantage. Le bot Who est utile pour trouver des membres de l'équipe dans toute l'organisation en fonction de leurs rôles et responsabilités. Par exemple, qui est le principal agent de commercialisation du produit X?

Les robots agissent comme des membres d’équipe, ce qui signifie que vous pouvez discuter avec eux, leur poser des questions et ils y répondront.

Parmi les autres robots, citons le robot Calendrier pour trouver un emplacement disponible dans les calendriers et rendez-vous des membres de votre équipe, Polly pour créer des sondages et collecter des commentaires, et YellowAnt pour vous connecter à plus de 40 applications afin de créer des flux de travail intelligents. Voici comment vous pouvez créer vos propres robots.

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6. Onglets

Les équipes ont une fonctionnalité unique appelée onglets. Vous pouvez dédier chaque onglet à une seule ressource, qui peut être une vidéo, un site Web ou une application. Cela dépend de ce que vous voulez réaliser avec. Je pense que cela convient mieux aux applications que vous souhaitez utiliser lorsque vous travaillez avec des équipes.

Les onglets facilitent grandement la gestion du flux de travail et évitent le chevauchement de parties importantes du processus. Par exemple, vous pouvez créer un onglet pour Trello afin que tous les membres de l'équipe puissent y accéder facilement. Cliquez simplement sur l'icône '+' pour choisir une application. Notez qu'il existe déjà un onglet pour le partage de fichiers.

7. Marque-page

L'option de signet est une caractéristique petite mais souvent négligée des équipes. Si vous recevez un message important mais souhaitez y revenir plus tard, vous pouvez simplement le marquer d'un signet et y répondre plus tard.

Cliquez sur l'icône du menu à côté du message pour le faire.

8. Lecteur immersif

Quelqu'un a-t-il partagé un document avec vous? Au lieu de le lire intégralement, vous pouvez utiliser l’option Immersive Reader pour faire deux choses. Supprimez toutes les distractions afin que seul le texte soit visible. Facilite la concentration sur le document ou le message.

Vous pouvez également écouter le document avec des mots mis en évidence en temps réel. Une autre fonctionnalité intéressante est la traduction. Vous pouvez sélectionner un message et le traduire dans plus de 60 langues à l'aide de Microsoft Translator.

Le travail d'équipe tout le chemin

Microsoft Teams est un formidable outil de collaboration, qui va de soi si vous travaillez déjà avec d'autres produits Microsoft comme Office 365. Nous espérons que certains des conseils que nous avons partagés ci-dessus vous aideront à être plus productif.

Prochaine étape: la boîte de réception de votre Outlook devient-elle incontrôlable? Cliquez sur le lien ci-dessous pour savoir comment utiliser les règles pour gérer Outlook 365.