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Partage et collaboration avec Microsoft Office Web Apps

Microsoft a lancé l'aperçu technique d'Office Web Apps et testé les outils pour voir Microsoft a mis au point. L'un des principaux avantages de l'utilisation des applications Microsoft Office dans le cloud est la possibilité d'accéder à des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des ordinateurs portables à partir de n'importe quel ordinateur compatible Web, partout dans le monde. Tant que vous stockez vos fichiers sur SkyDrive, vous pouvez voyager sans ordinateur portable tout en ayant accès à vos données.

L'option Plus vous permet de choisir Copier, Renommer ou Partager.

Un avantage encore plus grand de travailler Grâce au cloud, vous pouvez partager des fichiers et collaborer avec n'importe qui dans le monde. Après tout, le Web est le nuage, et le Web est une plateforme de partage d'informations - généralement sous la forme de pages Web.

Le fait que les fichiers et les données résident dans le nuage plutôt que dans un réseau protégé par un pare-feu ou sur le disque dur local d'un utilisateur signifie que tout le monde peut partager et accéder aux fichiers.

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La structure de dossiers par défaut sur SkyDrive Vista et Windows 7. Vous obtenez un dossier Mes documents, qui contient ostensiblement la plupart de vos données, avec un dossier public, où vous stockez les fichiers que vous souhaitez partager.

Vous pouvez cliquer pour envoyer un lien par e-mail ou Copiez le code pour incorporer le fichier dans une page Web.

Par défaut, le dossier Public permet à tout le monde d'afficher les fichiers mais empêche les utilisateurs de modifier ou de supprimer des fichiers. Comme il s'agit du dossier Public, vous ne pouvez pas modifier ces autorisations.

Vous pouvez partager un fichier dans le dossier Public en sélectionnant le fichier puis en cliquant sur Plus pour produire un menu déroulant avec Copier, Renommer ou Options de partage. Lorsque vous sélectionnez Partager, vous pouvez choisir d'envoyer un lien d'invitation par e-mail à des utilisateurs spécifiques ou d'intégrer du code dans une page Web qui affichera le fichier partagé.

Si vous décidez d'envoyer un lien par e-mail, vous pouvez sélectionnez des contacts associés à votre compte Windows Live ou ajoutez manuellement des adresses de messagerie. L'e-mail d'invitation envoyé aux utilisateurs désignés inclut un lien pour qu'ils puissent voir le fichier.

Choisir 'Sélectionner des personnes' vous donne un éventail d'options pour désigner l'accès

Utiliser le code HTML pour incorporer le fichier un site Web affichera une icône du fichier sur la page Web, sur laquelle les utilisateurs peuvent cliquer pour accéder au fichier à partir de son emplacement dans le dossier public SkyDrive. Un avantage de l'intégration de ces données est que vous pouvez modifier ou mettre à jour le fichier, et les visiteurs du site Web verront toujours la version actuelle.

Pour le dossier Mes documents ou les dossiers que vous créez, vous pouvez personnaliser l'accès grâce à des options intitulées Just Me, Everyone, My Network (qui inclut tous les contacts que vous avez dans Windows Live), ou Select People. Si vous choisissez Sélectionner des personnes, vous voyez alors un plus grand nombre d'options, notamment la possibilité de désigner l'accès en fonction des groupes que vous avez créés dans vos contacts ou la possibilité d'ajouter les utilisateurs un à la fois en tapant leur adresse électronique. Notez que l'adresse e-mail en question doit être associée à un compte Windows Live pour que l'utilisateur puisse accéder aux données.

Les utilisateurs auxquels vous accordez l'accès aux dossiers de votre SkyDrive recevront une invitation par e-mail comme celle-ci .

Pour chaque groupe ou individu que vous sélectionnez, vous pouvez leur permettre uniquement d'afficher des fichiers, ou vous pouvez accorder un accès plus puissant, comme la possibilité d'ajouter, de modifier et de supprimer des fichiers.

La possibilité d'accéder aux fichiers dans le cloud et de partager cet accès avec d'autres utilisateurs n'est pas nouvelle: ces fonctionnalités sont une fonction de SkyDrive et ont été disponibles pour certains utilisateurs. temps. Ce qui est nouveau, cependant, c'est que les utilisateurs pourront voir les fichiers indépendamment de l'installation des applications Microsoft Office associées, et chaque fichier sera rendu exactement comme l'utilisateur le verrait s'il ouvrait le fichier dans son application native.

Où Office Web Apps change vraiment le partage et la collaboration est dans la capacité de plusieurs utilisateurs d'accéder et de travailler avec le même fichier en même temps dans Excel ou OneNote. L'application OneNote n'est pas encore disponible dans l'aperçu technique, mais j'ai pu travailler avec la fonction de collaboration en temps réel dans Excel.

Mon éditeur (la personne avec qui je partageais le fichier) et moi-même pouvions accéder au Feuille de calcul Excel simultanément. Chacun de nous a édité des champs et a pu voir ce que l'autre personne tapait en temps réel. La possibilité de travailler avec des feuilles de calcul Excel et des blocs-notes OneNote de cette manière - en collaboration avec des pairs ou des clients en temps réel via le cloud - est un facteur de productivité certain.

Travailler avec les autorisations intuitive ou conviviale comme je le voudrais. En fin de compte, ce n'est pas la capacité de partager des données dans le cloud qui est impressionnante, mais la possibilité d'interagir avec ces données via les applications Office Web Apps.

Vous voulez voir plus de Microsoft Office Web Apps? Regardez de plus près Excel Web App et PowerPoint Web App. Au moment d'aller sous presse, Word et OneNote n'étaient pas encore totalement fonctionnels.

Tony Bradley est un expert de la sécurité de l'information et des communications unifiées avec plus de dix ans d'expérience en informatique d'entreprise. Il tweete comme @PCSecurityNews et fournit des astuces, des conseils et des avis sur la sécurité de l'information et les technologies de communications unifiées sur son site tonybradley.com.