Comment faire son Emploi du temps sur Word ?
Table des matières:
- Travaillez plus vite et concentrez-vous
- Rendez la planification plus intelligente
- Gérer plusieurs lieux
- Connectez votre calendrier au monde
Vous pouvez peut-être charger vos projets avec une précision proche de celle de Patton, tout planifier à la minute près. Ou, comme Marilyn Monroe, vous avez peut-être «été sur un calendrier, mais jamais à l'heure». Peu importe l'approche que vous adoptez, Google Agenda s'adapte à votre style.
Le service est accessible partout où vous allez et propose des commandes granulaires pour les personnalités de type A ainsi que des codes de couleurs pour les personnes soucieuses de leur style. C'est même socialement conscient, vous permettant d'ajouter des calendriers en dehors de votre organisation, et d'impliquer votre réseau social dans les événements. Cependant, vous risquez de malmener de temps en temps quand il se fige (bien que Google garantisse une disponibilité de 99%), ou lorsque l'encombrement du calendrier vous fait manquer une réunion.
Ce guide vous aidera à prendre le contrôle, que vous soyez un débutant Google Agenda ou un utilisateur expérimenté. La plupart des astuces s'appliquent à la fois au calendrier Google gratuit et à celui associé à un abonnement payant à Google Apps for Business.
Tous les raccourcis utiles ne sont pas tous des fonctionnalités officielles. Google brasse constamment de nouvelles concoctions, alors visitez ses laboratoires pour trouver des outils uniques. Contrairement aux logiciels de bureau, Google peut déployer de nouvelles fonctionnalités à tout moment.
Travaillez plus vite et concentrez-vous
1. Utiliser les raccourcis clavier
N'atteignez pas votre souris ou votre pavé tactile-Google propose une longue liste de raccourcis clavier qui peuvent vous faire gagner du temps. La plupart sont plutôt intuitives. Pour commencer, appuyez sur la lettre C du clavier pour créer un événement. Pour en savoir plus, consultez la liste complète des raccourcis.
2. Trouvez n'importe quelle date pressée
Vous voulez savoir ce que vous avez fait l'été dernier ou voulez-vous éviter les conflits pour les projets futurs? Ne pas patauger dans les semaines pour trouver une date précise. Accédez à Labs à partir de l'icône en forme de roue dentée, activez l'option "Aller à la date", puis cliquez sur Enregistrer. Maintenant, l'outil 'Jump to date' apparaît à droite de votre calendrier, et vous pouvez le faire n'importe quel jour.
3. Personnaliser la navigation dans le calendrier
Il n'est pas immédiatement évident que vous pouvez voir votre calendrier en plus des vues Jour, Semaine, Mois ou 4 jours que Google affiche, mais vous le pouvez. Il vous suffit d'aller au mini calendrier à gauche du calendrier principal et de mettre en évidence le délai, par exemple deux semaines, que vous souhaitez voir. Votre calendrier principal s'ajuste immédiatement. Que se passe-t-il si vous préférez toujours compter vos jours dans une période de temps inhabituelle, par exemple des augmentations de trois semaines? Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée dans la page de votre calendrier et, dans les paramètres généraux, modifiez à la fois «Vue par défaut» et «Vue personnalisée» à 3 semaines. Une fois que vous enregistrez, vous verrez 21 jours à chaque fois que vous ouvrez votre calendrier.
4.
Si vous êtes un utilisateur expérimenté avec une tonne d'agendas et de rendez-vous partagés, la vue Jour peut être difficile pour les yeux. Vous pouvez afficher une liste d'événements en texte brut pour la journée suivante en cliquant sur le bouton Agenda situé au-dessus de votre calendrier.
5. Dim des événements moins importants
Carpe diem! Qui se soucie de ce qui s'est passé la semaine dernière? Pourquoi laisser ce rappel hebdomadaire pour changer la litière dominer votre calendrier? Vous pouvez rendre le passé et répéter les événements futurs un peu moins vif. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée et sur la page Paramètres du calendrier, recherchez "Variation d'événement". Cochez une ou les deux cases Diminuer les événements passés et Diminuer les événements récurrents futurs. (D'un autre côté, cette option peut ne pas être pour vous si vous avez tendance à oublier la réunion de vente de mardi.)
6. Masquer les week-ends
Vous n'utilisez Google Agenda que pour le travail, alors sortez le samedi et le dimanche hors de vue. Vous pouvez afficher du lundi au vendredi en cliquant sur l'icône en forme de roue dentée et en sélectionnant Masquer les week-ends sur la page Paramètres généraux.
7. Réduire au minimum les événements d'une journée
Les entrées d'agenda d'absence de l'entreprise occupent un espace en haut de votre journée de travail. Mettez-les à l'écart: trouvez simplement la petite flèche triangulaire qui apparaît en dessous et à gauche du premier jour de la semaine, puis cliquez dessus. Maintenant, vous verrez un synopsis, comme '19 événements ', au lieu d'une pile de texte.
8. Gardez le travail et le jeu à portée de main
Si vous préférez ne pas afficher d'événements privés dans votre semaine de travail, vous pouvez facilement basculer entre vos calendriers. Indiquez que vous êtes déjà connecté à votre compte Google Apps for Business. Cliquez sur votre adresse e-mail dans l'angle supérieur droit de la page Google Agenda, puis sélectionnez Ajouter un compte. Entrez les détails de votre adresse Gmail privée. Maintenant, la prochaine fois que vous cliquerez sur votre adresse e-mail dans ce coin, vous verrez les deux identités et vous pourrez facilement passer d'un calendrier à l'autre.
Rendez la planification plus intelligente
9. Planifier un événement avec un interligne
Google Agenda peut comprendre une partie de votre langue, ce qui signifie que vous pouvez ajouter un événement avec une seule ligne de texte et que vous n'avez pas besoin de vous soucier du formulaire Créer un événement. Commencez par cliquer n'importe où dans votre calendrier, puis remplissez le champ de texte. Comme le suggère Google, pensez comme un journaliste et fournissez le «qui», «quoi», «où» et «quand» dans une phrase. Vous pouvez même configurer des événements récurrents en ajoutant, par exemple, "le troisième jeudi de chaque mois". Par défaut, tout événement dure une heure si vous nommez une heure de début sans heure de fin, ou elle dure toute la journée si vous ne le faites pas.
10. Voir quand un collègue est disponible
Développez le menu déroulant Autres agendas à gauche de votre calendrier. Vous verrez une liste de calendriers tiers si vous en avez déjà ajouté. Si votre entreprise utilise Google Apps for Business, vous devriez être en mesure d'ajouter des calendriers de collègues. Commencez simplement à taper l'adresse e-mail de quelqu'un, et Google essaiera de remplir automatiquement le reste. Choisissez une adresse e-mail ou épelez-la complètement, et les rendez-vous codés par couleur de cette personne apparaîtront soudainement sur votre calendrier.
11. Vérifiez que tout le monde peut se rencontrer - dans la pièce avec la vue
Quand il est essentiel que toutes les mains soient sur le pont, cet outil est une aubaine. Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée pour visiter les laboratoires. Faites défiler vers le bas, choisissez Activer pour le reprogrammeur intelligent, puis cliquez sur Enregistrer. De retour sur votre calendrier, sélectionnez cette réunion cruciale. Regardez à droite de votre calendrier pour le module Smart Rescheduler, et cliquez sur Find a new time. Google chargera les calendriers de l'équipe, affichant la disponibilité de tous en même temps. Il montre même quelle heure il est pour les gens dans d'autres fuseaux horaires. Si votre entreprise utilise Google Apps for Business, vous verrez également des suggestions de chambres disponibles dans le bâtiment.
12. Masquer les événements auxquels vous ne participez pas
Ne vous laissez pas déconcentrer par une entrée de calendrier persistante pour une réunion que vous omettez. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée et sous l'onglet Général des paramètres du calendrier, dites simplement Non pour afficher les événements que vous avez refusés. Immédiatement sous cette option, vous verrez un autre paramètre pour vous aider à nettoyer votre calendrier. Par défaut, chaque fois que vous recevez une invitation à un événement, Google l'insère. Toutefois, vous avez d'autres options sous "Ajouter automatiquement des invitations à mon agenda", y compris le choix de ne pas voir ces événements sauf si vous avez accepté l'invitation. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer.
13. Laisser Google Calendar RSVP pour vous
Si vous préférez ne pas perdre de temps à répondre à une réunion qui se passe lorsque vous êtes prédisposé, cet outil vous fera gagner du temps. Visitez les Labs après avoir cliqué sur l'icône en forme de roue dentée, activé l'option "Refuser automatiquement les événements" et enregistrez. La prochaine fois que quelqu'un vous invitera à quelque chose qui se passe lorsque votre calendrier est réservé, il recevra une réponse instantanée.
14. Ne manquez pas la prochaine réunion
Vous présentez-vous souvent en retard? Votre patron commence-t-il à remarquer? Blare un rappel pour votre prochaine réunion en grosses lettres en gras en ajoutant un module à votre calendrier. Vous le trouverez en visitant Labs dans le menu des engrenages et en activant la 'prochaine réunion'.
15. Voir qui est libre ou occupé
Cette astuce est utile si vous rencontrez fréquemment la même personne et partagez déjà un agenda avec ce collègue. Lorsque vous activez l'add-on 'Free or busy' (dans le menu déroulant Gear, choisissez Labs), ce module apparaît sur le bord droit de votre calendrier. Tapez l'adresse e-mail de votre collègue et vous obtiendrez un message d'état "libre" ou "occupé". Plus besoin de marcher dans le couloir jusqu'à leur bureau vide.
Gérer plusieurs lieux
16. Afficher deux fuseaux horaires
Supposons que vous répartissez le mois entre San Francisco et Chicago. Vous pouvez aussi bien savoir à quelle heure il se trouve dans les deux villes, et votre calendrier peut vous aider. Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, puis choisissez Paramètres. Sous l'onglet Général, vous verrez votre fuseau horaire actuel, Pacifique. Pour ajouter l'heure centrale, cliquez sur Afficher un fuseau horaire supplémentaire et choisissez Centrale dans le menu déroulant. De retour sur votre calendrier, vous verrez que les temps pour la côte gauche et la troisième côte apparaissent côte à côte.
17. Gérez plusieurs fuseaux horaires
Votre développeur se trouve à Ho Chi Minh Ville, votre concepteur est à Reykjavik et votre investisseur est à Palo Alto. Si vous devez suivre une multitude de fuseaux horaires en même temps, l'horloge mondiale de Google Agenda occupe moins d'espace que l'élément décrit dans le conseil précédent. Ajouter l'horloge en visitant les Labs de l'icône d'engrenage. Faites défiler vers le bas et choisissez Activer à côté de 'Horloge mondiale'. À partir du module qui apparaît sur votre calendrier, vous pouvez ajouter l'heure Indochine et le temps moyen de Greenwich à votre heure actuelle du Pacifique.
18. Connaître la météo
Maintenant, vous savez quelle heure il est à Chicago, mais que devez-vous porter là-bas? Laissez votre calendrier faire les prévisions. Cliquez sur l'icône d'engrenage, et dans les paramètres généraux, faites défiler vers le bas pour entrer votre code postal. Sous ce champ, sélectionnez Celsius ou Fahrenheit sous "Afficher la météo en fonction de ma position". Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, vous verrez des icônes telles que des nuages d'orage ou un soleil éclatant sous vos événements toute la journée. Cliquez sur les nuages d'orage pour les détails du jour et sortez vos galoches
Connectez votre calendrier au monde
19. Ajouter des agendas sur le Web
Google Agenda utilise le format iCalendar, ce qui facilite le partage de vos agendas et l'abonnement aux agendas d'autres personnes. Si vous planifiez vos heures de travail autour des Packers de Green Bay, par exemple, cliquez sur la petite flèche à droite d'Autres agendas, puis choisissez Parcourir les agendas intéressants. Cliquez sur l'option Sports et trouvez votre équipe. Vous pouvez également rechercher sur le Web un sujet qui vous intéresse et ajouter "ICS" ou "ICAL" à la requête. Parmi les résultats, vous pouvez trouver une page Web avec une option pour ajouter des événements connexes à votre calendrier. Tant que vous êtes connecté à votre compte Google, l'option est à un clic ou deux. Revenez à la liste Autres calendriers pour attribuer une teinte à chaque calendrier (cliquez sur la petite flèche en regard de n'importe quel calendrier de votre liste), pour pouvoir les distinguer d'un coup d'œil.
20. Planifier des événements à partir de votre réseau social
Vous utilisez peut-être déjà Google+ pour le travail, par exemple pour organiser des visioconférences sur Hangouts. Si vous avez accumulé suffisamment de contacts sur ce réseau, cela peut s'avérer utile pour planifier votre grand événement de lancement. Sur votre page Google+, recherchez le champ "Partager ce qui est nouveau" vide et cliquez sur l'icône du calendrier à sa droite. Ensuite, tapez les détails de votre événement. (À ce stade, cependant, Google+ ne possède pas de fonctionnalités en langage naturel, donc vous ne pouvez pas épeler "Levée de fonds mardi prochain à 19 heures.") Invitez tout ou partie de vos contacts, ou cercles de contacts, dans le 'Inviter … 'avant de cliquer sur Invite, sélectionnez une image pour habiller l'événement. Vous pouvez également intégrer des événements Facebook à Google Agenda: À partir de votre événement Facebook, commencez par cliquer sur l'icône en forme de roue dentée de Facebook et en sélectionnant Exporter les événements.
21. Partagez votre calendrier
Votre entreprise lance peut-être une émission YouTube hebdomadaire ou l'encre séchée lors de votre visite. Faites gagner du temps à vos fans en publiant de tels événements et en mettant votre calendrier à la disposition du public. Sous votre mini-calendrier, cliquez sur la petite flèche en regard de "Mes calendriers", puis choisissez Créer un nouveau calendrier. Remplissez tous les champs et sélectionnez Partager ce calendrier avec d'autres, puis Rendre ce calendrier public. (Si vous préférez, vous pouvez limiter le partage ici à des individus ou des groupes de votre entreprise.) Lorsque vous avez terminé, ajoutez un lien vers votre calendrier depuis votre site Web, et n'oubliez pas de le partager sur Facebook et Twitter: Vous pouvez récupérer le code intégré et l'URL de votre nouveau calendrier en sélectionnant Paramètres dans le menu qui s'affiche lorsque vous cliquez sur la flèche en regard du calendrier.
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