HyLighter aide les groupes à collaborer sur des documents

Les produits conçus pour répondre aux besoins des collaborateurs collaborent depuis longtemps. Un exemple familier est la capacité de suivi des modifications de Microsoft Word; Introduite il y a plusieurs années, cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de baliser un document Word avec des commentaires et des suggestions que d'autres collaborateurs peuvent accepter ou rejeter.

De nombreux services Web connus offrent des options de collaboration de documents très flexibles, notamment l'accès aux documents partagés. Microsoft Office Live et WebEx WebOffice, par exemple, vous permettent de télécharger des documents sur un site en ligne privé pour les partager, les réviser et les modifier. Basecamp fournit un Writeboard en ligne pour la collaboration documentaire, ainsi que de simples services de gestion de projet.

HyLighter, actuellement en phase de test bêta, se spécialise exclusivement dans la collaboration documentaire. Il offre des avantages indisponibles dans les services de partage en ligne plus génériques - notamment un système de codage couleur intuitif qui met en évidence les domaines de préoccupation pour l'équipe commerciale.

HyLighter suit les commentaires et les modifications suggérées séparément pour ne pas masquer le document original. En fait, vous ne pouvez pas modifier le document lui-même dans HyLighter, ce qui peut le rendre inapproprié pour certains utilisateurs. Mais dans les situations où le suivi des préoccupations des collaborateurs est important, cela peut être très pratique.

HyLighter a incorrectement rendu la lettre minuscule c dans ce document PDF importé.

HyLighter est un travail en cours, donc je ne recommanderais pas de faire confiance dessus exclusivement lorsque vous travaillez avec des documents importants; Soyez prêt à utiliser autre chose si vous rencontrez des difficultés avec elle. Par exemple, le service indique qu'il prend en charge les documents au format Word, PDF et HTML, mais certains fichiers PDF que j'ai téléchargés sur le service ne sont pas rendus complètement fidèlement. (HyLighter reconnaît que certains fichiers PDF multicolonnes avec des graphiques intégrés, comme celui de la capture d'écran ci-dessus à gauche, peuvent ne pas s'afficher correctement.)

D'autre part, les documents Word s'affichent parfaitement. HyLighter dit qu'il prévoit de prendre en charge l'annotation sur les graphiques, les fichiers audio et vidéo.

Comment fonctionne HyLighter

HyLighter reconnaît deux types d'utilisateurs: l'auteur du document et l'invité - la personne que l'auteur demande à participer à la collaboration. De courts tutoriels animés sur le site de HyLighter expliquent plus en détail les rôles des utilisateurs.

L'expéditeur démarre le processus en s'inscrivant au service et en téléchargeant un document. J'ai rencontré un problème mineur la première fois que j'ai essayé de m'inscrire: je n'ai pas reçu d'accusé de réception par e-mail. Mais lors d'une deuxième tentative le jour suivant, j'ai réussi.

Une fois connecté, vous verrez une interface de rechange. Tout en haut se trouvent des options de menu pour accéder aux documents que vous êtes à l'origine et aux documents pour lesquels vous avez été invité à collaborer. Un volet de droite contient des liens permettant de modifier votre profil et d'importer les documents sur lesquels vous souhaitez travailler dans HyLighter.

L'importation de documents est simple. Vous fournissez un titre de document, localisez le fichier sur votre PC, lui attribuez un statut de copyright (sécurisé, en attente ou non applicable) sélectionné dans un menu déroulant, entrez une description si vous le souhaitez et lister les adresses e-mail de les personnes que vous souhaitez inviter en tant que collaborateurs.

Chaque invité reçoit un message électronique demandant une entrée sur le document. Avant de travailler sur un document, l'invité doit créer un compte HyLighter

Commentaires, Pas les modifications

Après avoir téléchargé un document de votre ordinateur vers le service en ligne (ce qui prend quelques secondes), vous pouvez commencer l'annoter.

Les barres de couleur de HyLighter ressemblent à des rehauts réels appliqués avec des marqueurs de couleur: elles n'obscurcissent pas le texte. Les barres jaunes mettent en évidence les passages où vous avez fait un commentaire, les bleus indiquent les commentaires des autres, et les verts signalent les zones d'intérêt commun. Des nuances plus foncées de bleu ou de vert apparaissent lorsque les collaborateurs montrent un intérêt particulier pour un segment - par exemple, lorsque plusieurs participants laissent des commentaires sur le même texte.

Les commentaires apparaissent dans un volet à droite du document. Chaque commentaire apparaît sous le nom de son auteur, et en cliquant sur une petite icône en forme de boîte à droite du nom de l'auteur, la surbrillance correspondante devient rouge. D'autres petites icônes vous permettent de remplacer, d'ajouter ou de supprimer des commentaires.

Lorsque vous ajoutez ou remplacez des commentaires, une simple zone d'édition de texte apparaît, offrant des options de formatage courantes telles que le gras et l'italique. Vous pouvez insérer des liens vers des sites Web ou des données sur un serveur externe - des vidéos de YouTube, par exemple - mais vous ne pouvez pas télécharger les données externes directement dans HyLighter.

Les boutons situés au-dessus de la colonne des commentaires fonctions disponibles. Un vous permet de créer une note G - un commentaire général qui n'est pas lié à une zone particulière du document. Un bouton Comparer vous permet de désigner les commentaires que vous affichez - les vôtres, par exemple, ou seulement ceux des collègues.

Une fois la collaboration terminée, vous pouvez appuyer sur un bouton Exporter pour exporter le document et les commentaires dans un fichier HTML. limiter l'utilité du service. (HyLighter prévoit d'inclure la prise en charge de l'exportation au format RTF, PDF et éventuellement Word à l'avenir.)

Le fichier d'aide de HyLighter propose une solution de contournement utilisant le bouton Easy View: Cliquez dessus pour générer une fenêtre plus étroite dans lequel le document en surbrillance apparaît dans le volet supérieur et les commentaires dans le volet inférieur. À moins d'avoir un très petit écran, vous aurez assez d'espace pour ouvrir votre application de création de documents (Word, par exemple) dans une seconde fenêtre étroite à côté de la fenêtre Easy View; alors vous pouvez faire les changements manuellement. Évidemment, ce n'est pas un moyen efficace de travailler.

HyLighter vaut-il?

J'aime la façon dont HyLighter sépare les commentaires du document. La plupart des outils de collaboration Web modifient le document lui-même et, par conséquent, lorsque de nombreux utilisateurs sont impliqués, l'intention et le ton du texte original peuvent être perdus.

Si seulement une ou deux personnes consultent votre document, le risque de noyade dans les commentaires peut être très faible. Pendant ce temps, le travail supplémentaire de transfert des commentaires et des modifications au document original peut apparaître comme un inconvénient majeur.

HyLighter est libre d'utiliser pendant sa période bêta, et le service est très prometteur. Si vous avez besoin de collaborer sur des documents, je vous recommande de l'essayer pour voir si cela convient à votre style.

Une fois la version finale de HyLighter disponible, elle sera disponible en tant qu'application que les utilisateurs peuvent installer sur leur serveur, ainsi que d'être un service hébergé.

Richard Morochove est consultant en informatique et écrivain. Envoyez-lui des questions sur l'utilisation de la technologie dans votre entreprise connectée

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