Comment utiliser l'outil de commentaires dans ms excel pour ajouter des notes

Dans le passé, nous avons parlé de collaborer sur des documents partagés. L'avantage évident est que tous les utilisateurs se trouvent sur la même page et ont une compréhension égale des modifications apportées au document par les autres. Ensuite, nous nous sommes concentrés sur MS Word et avons examiné deux outils: les commentaires et le suivi des modifications. Aujourd'hui, nous allons discuter et explorer l'utilisation de l'outil Commentaires sur MS Excel qui fait plus ou moins le même travail.

Astuce: vous voudrez peut-être aussi apprendre à créer une liste déroulante (liste de validation) dans les classeurs MS Excel.

En plus d'utiliser les commentaires comme note de collaborateur, vous pouvez trouver son utilisation pour prendre des notes parallèles, spécifier des contraintes de cellule, etc. C'est à vous de décider comment rendre cette fonctionnalité utile. Et pendant que nous développons ce sujet, vous voudrez peut-être essayer quelques petites choses. Alors, ouvrez l'outil MS Excel et accédez à l'onglet Révision. Consultez la section Commentaires en dessous.

Chaque fois que vous souhaitez définir un commentaire sur une cellule, faites-le sélectionner. Puis faites un clic droit dessus et sélectionnez l’option disant Insérer un commentaire.

Lorsque vous faites cela, une petite zone de texte apparaîtra et pointera vers la cellule sélectionnée. Vous pouvez remplir les commentaires dans cette case.

Si vous avez remarqué, la zone de commentaire spécifie également le nom du créateur / éditeur de commentaire (qui sert d'identifiant). En outre, une cellule qui a été commentée est marquée par un triangle rouge en haut à droite de la cellule.

Une fois qu'un commentaire a été créé, l'option du clic droit sur cette cellule augmente. Les nouveaux qui s'ouvrent sont Éditer le commentaire, Supprimer le commentaire et Afficher / Masquer le commentaire; dont, les deux premiers ont les significations évidentes.

Afficher / Masquer le commentaire peut être utilisé pour épingler / désépingler le commentaire afin de rester au premier plan. Lors de l'affichage, la boîte de commentaire apparaîtra toujours, même si vous travaillez avec une cellule différente. Caché, il passe au fond. L'image montre un exemple mixte (activé et désactivé) de commentaires dans les états Afficher et Masquer.

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser le ruban pour afficher / masquer tous les commentaires afin d’exécuter une action collective à cet égard. Cela signifie que toutes les cellules commentées seraient dans un état Afficher ou Masquer collectivement.

Remarque: les commentaires ne peuvent être créés que pour une cellule à la fois. Si vous sélectionnez plusieurs cellules puis insérez un commentaire, l'outil vous décevra. Cependant, vous ne serez pas empêché de créer un commentaire en double ailleurs.

Conclusion

Personnellement, je trouve l'utilisation de cette fonctionnalité à de nombreux endroits dans ma documentation quotidienne. Et je suis sûr que vous le trouverez également utile dans un certain sens. Ainsi, la prochaine fois que vous souhaitez ajouter des instructions à un tableur, vous savez quoi faire.