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Comment suivre les modifications, utiliser des commentaires dans un document partagé MS Word

Utiliser le mode révision (suivi) dans un document Word

Utiliser le mode révision (suivi) dans un document Word

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Anonim

Au bureau, nous devons parfois créer un document partagé, à savoir. un document à utiliser par plusieurs personnes. Dans ce cas, il est également évident que les privilégiés apporteront des modifications au document; et parfois apporter des changements que d'autres ne peuvent pas comprendre.

Il est donc judicieux de garder une trace des modifications apportées à un document partagé. La méthode de base consiste à ajouter un commentaire après une modification apportée ou à avertir les collaborateurs après la modification. Mais cela n’est pas toujours pratique, surtout si le document est volumineux. Heureusement, MS Word est là pour vous.

MS Word fournit deux excellents outils appelés Commentaire et Suivi des modifications sous son onglet Révision. Bien que très peu de personnes l'utilisent, ceux qui l'utilisent savent à quel point il est facile d'obtenir des résultats une fois que vous maîtrisez ces deux excellentes fonctionnalités. Et aujourd'hui, nous allons vous guider à travers les bases de leur pratique.

Utiliser les commentaires dans MS Word

Cette fonctionnalité vous aidera à informer les autres utilisateurs (ceux ayant accès au document) de vos commentaires ou suggestions sur certains points. Par exemple, sélectionnez du texte (comme je le fais sur mon article) et cliquez sur l'icône Nouveau commentaire. Prenez note de l'étiquette (s1) et du commentaire correspondant qui ont été ajoutés dans le volet de gauche.

Désormais, lorsque d'autres utilisateurs ouvrent le document, ils peuvent afficher le commentaire, accepter vos commentaires ou laisser leurs propres commentaires. Dans les outils du ruban, vous pouvez supprimer des commentaires ou même passer au commentaire précédent / suivant.

Utilisation du suivi des modifications dans MS Word pour suivre les modifications de document

Comme son nom l'indique, cet ensemble vous permet de suivre les modifications apportées au document. Dès que vous appuyez sur Suivi des modifications, tout ce que vous tapez est affiché en rouge et souligné. Et tout ce que vous supprimez est rayé (comme ceci) plutôt que d'être supprimé.

La ligne verticale à gauche s'étend sur toute la longueur, contenant tout changement. En même temps, le volet de révision (pouvant être affiché à partir du ruban) affiche des détails sur les modifications apportées. De cette façon, le propriétaire aura une connaissance approfondie des modifications apportées au document.

Ces modifications peuvent maintenant être acceptées ou refusées en prenant l’option clic droit.

En outre, vous pouvez choisir d'afficher les révisions sous forme de bulles (image ci-dessous) ou de vérifier les différentes révisions du document (options de bascule dans le menu déroulant indiquant Final montrant le balisage; indiqué dans la première image).

Il existe de nombreuses autres activités de formatage et de changement de couleur auxquelles vous pouvez adhérer. Et je suis sûr que vous explorerez ces options une fois que vous maîtriserez les bases.

Conclusion

Le but de cet article était de couvrir les bases pour vous aider à démarrer avec ces deux merveilleux outils dans MS Word. Si vous les avez utilisées auparavant, vous pouvez partager quelques astuces et conseils avec vos autres lecteurs. Pour ceux qui vont commencer, racontez-nous votre expérience de l’utiliser pour la première fois.