Création et partage de bases de données sur le Web

Si vous faites partie d'une entreprise, tôt ou tard vous voulez pouvoir collaborer sur une base de données avec un collègue ou un client. Dans le passé, le moyen le plus simple de partager une petite base de données était de créer une feuille de calcul et de l'envoyer par courrier électronique à vos collaborateurs. Bien que ce ne soit pas la meilleure méthode, elle a résisté à une concurrence plus sophistiquée pour plusieurs raisons:

Premièrement, les bases de données sont encore difficiles à comprendre pour certaines personnes et les feuilles de calcul sont plus évidentes. Un seul écran, il est donc facile pour quelqu'un de comprendre sa logique, et la grille des lignes et des colonnes est également plus facile que la base de données relationnelle typique avec une série de tables. Les tables sont plus nombreuses que beaucoup de gens - en particulier ceux qui n'ont pas beaucoup de formation formelle en informatique - à traiter. Deuxièmement, les outils de collaboration de bases de données sont difficiles à apprendre et à utiliser. Regardez combien les gens utilisent encore Lotus Notes pour le courrier électronique et pas grand chose d'autre. Et puisque la plupart d'entre nous sont à l'aise avec le courrier électronique, l'utiliser comme système de transport n'est pas très éprouvant. Jusqu'au jour où trois personnes travaillent sur le même tableur ou base de données et apportent des changements contradictoires.

Troisièmement, la construction des bons types d'applications collaboratives nécessite une certaine compétence et une bonne compréhension de comment et de quels types de données sont partagées. Combien de personnes vont ajouter / modifier des enregistrements à votre base de données? Combien veulent juste faire des requêtes et des rapports? Et comment empêchez-vous les mises à jour concurrentes contradictoires? [Plus d'informations: Les meilleurs services de diffusion TV]

Alors, quels sont vos choix si vous ne souhaitez pas envoyer des feuilles de calcul par courrier électronique? Vous avez deux méthodes de base. La première est de

utiliser l'un des nombreux programmes de base de données compatibles avec Internet Alpha Five dispose d'outils Web facilement disponibles et son édition standard est de 200 $, ou vous pouvez acheter la version Filemaker Server pour 1000 $. Il y en a beaucoup d'autres, mais ces deux-là sont les plus faciles à configurer et à utiliser sur Internet. Pour les deux produits, vous devrez utiliser une machine Windows ou Mac hébergée chez votre fournisseur Internet ou avoir d'autres moyens de connecter la machine sur laquelle vous exécutez votre base de données sur Internet. (PointInSpace est un fournisseur qui offre un compte d'hébergement Filemaker Pro pour 40 $ par mois, et ZebraHost offre l'hébergement Alpha Five à partir de 30 $ par mois.) Voici un lien vers une série de didacticiels vidéo sur la façon de faire avec Alpha Five. devront également apprendre leur langage de programmation et être à l'aise avec la façon dont ils produisent des rapports. Cette méthode a l'avantage que vous exécutez un vrai programme de base de données et a le plus de flexibilité. Mais il a un coût d'entrée élevé en termes de compétences et peut être plus que ce que vous voulez traiter. Voici un exemple de l'un des écrans qui vous montre le type de programmation que vous devez comprendre pour Alpha Five:

Si les compétences requises sur l'un d'entre eux sont décourageantes, vous finirez probablement avec la deuxième méthode, qui est d'utiliser l'une des sociétés de services Web qui sont orientées vers le partage de feuilles de calcul et de données tabulaires. Alors que Google Docs permet aux gens de collaborer au niveau du fichier, ce que nous voulons vraiment, c'est quelque chose de plus sophistiqué et qui peut reconnaître les enregistrements individuels. Il y a au moins quatre services que j'ai trouvé qui font ceci:

• TrackVia, 10 $ par mois par utilisateur

• DabbleDB, 8 $ par mois par utilisateur

• QuickBase d'Intuit 250 $ par mois pour 10 utilisateurs

• Blist.com, 10 $ par mois par utilisateur plus 30 $ par mois pour un compte administrateur

Avec tout cela, vous pouvez créer un compte et télécharger votre feuille de calcul en cinq minutes environ. Si votre première ligne dans la feuille de calcul contient vos noms de champs, vous avez à peu près terminé. Vous pouvez facilement trier n'importe quelle colonne rapidement en cliquant sur les icônes de flèche. Vous pouvez rapidement rechercher des enregistrements en double, créer un modèle de fusion et publipostage et des formulaires pour votre site Web, en quelques clics de souris.

Les rapports personnalisés sont simples, et de plus, ils peuvent être distribués par courriel à vos collaborateurs selon un calendrier établi. L'ajout de différents collaborateurs avec diverses autorisations discrètes est très simple, et dans environ 30 minutes vous pouvez avoir une configuration de projet et travailler avec votre équipe. Les bonnes nouvelles sont que vous n'avez pas besoin d'être un programmeur, ou même d'agir comme un programmeur. Vous n'avez pas non plus besoin de payer pour les frais d'hébergement (qui sont inclus dans le service), et tout ce dont vous avez besoin est votre navigateur Web pour accéder à vos données.

Pour avoir une idée de ce qui est en jeu, les quatre services vous pouvez commencer avec des comptes gratuits. Dans le cas de TrackVia, vous avez 14 jours avant de devoir leur donner votre carte de crédit, et dans le cas de dabbleDB, vous pouvez utiliser le compte gratuit pour toujours, à condition que cela ne vous dérange pas que vos données soient en affichage public. Avec blist, vous pouvez utiliser votre compte grand public gratuitement pour toujours, mais cela vous limite à des bases de données inférieures à 100 Mo. QuickBase vous offre un essai gratuit de 30 jours et la possibilité de partager jusqu'à 10 personnes, donc si vous cherchez quelque chose pour supporter seulement quelques collaborateurs, cela sera trop cher.

Chacun des quatre services diffère en termes de la façon dont ils peuvent importer des données dans votre base de données, quels types de rapports sont disponibles, et combien de bases de données et de stockage différentes sont autorisées par compte. C'est pourquoi il est préférable d'essayer chacune d'entre elles et de voir ce qui est le plus logique pour votre style de travail et vos fonctionnalités incontournables, et jusqu'où vous pouvez vraiment aller sans connaître le vrai HTML.

Voyons comment vous importez vos données dans TrackVia à titre d'exemple. Lorsque vous créez une nouvelle base de données, trois options s'affichent, comme indiqué dans l'écran ci-dessous:

Vous pouvez télécharger une feuille de calcul et cliquer sur le lien "Consulter les astuces" pour afficher une liste de mises en garde et des instructions sur la façon de le faire. Si vous avez vos données dans un fichier CSV, vous devez d'abord l'importer dans Excel avant de transmettre les données à TrackVia. Certains des autres services vous permettent d'importer des fichiers CSV directement ou de couper et coller des données à partir de votre bureau ou d'un site Web. Vous avez également la possibilité de démarrer avec un modèle de base de données exemple, et TrackVia offre plus d'une douzaine de modèles différents. Disons que vous choisissez le modèle de contacts. Ensuite, vous pouvez ajouter chaque enregistrement de contact un par un en utilisant un formulaire Web standard, ou utiliser l'outil Importer et importer cette feuille de calcul.

TrackVia propose également une option intéressante pour surveiller une boîte de réception spéciale qui va collecter de nouveaux enregistrements. et publiez l'information automatiquement. Si vous allez à l'outil Email Collecting, vous verrez une série d'écrans, y compris celui ci-dessous, que vous pouvez utiliser pour définir cette fonctionnalité. Vous pouvez faire en sorte que vos e-mails créent de nouveaux enregistrements ou mettent à jour les enregistrements existants.

Bonne chance pour partager vos bases de données et vos tableurs!