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Pendant que nous sommes au travail, les courriels ont tendance à prendre beaucoup de temps. Et l'une des raisons étant que nous ne connaissons pas les astuces pour consulter rapidement les courriels. Par exemple, lorsqu'il s'agit de retirer un ancien email, nous commençons généralement par le défilement. Pas vraiment un moyen efficace de retrouver de vieux emails. Je parle principalement de l’utilisation de MS Outlook (car c’est ce que la plupart d’entre nous utilisons au travail) et des fonctionnalités associées.
Auparavant, nous vous avions parlé d'afficher des pièces jointes dans le volet de lecture. Eh bien, c’est une façon de prendre les courriels par le cou. Mais aujourd’hui, nous allons parler de l’affichage des emails en groupe et voir comment cela peut vous aider à retrouver rapidement vos anciens emails.
Astuce: vous voudrez peut-être apprendre à activer et personnaliser le volet de lecture, le volet de navigation et la barre des tâches. Voici le guide de GT à ce sujet.
Étapes pour afficher les courriels dans les groupes
L'avantage majeur de cette astuce est que cela aide vraiment et accélère le processus d'extraction de vieux courriels au moment opportun.
Étape 1: Tout d’abord, vous devez vous assurer que la fonction Afficher dans les groupes est activée sur votre interface. Alors, allez dans Affichage -> Organiser par et cochez la même chose.
Lorsque vous cochez Afficher dans les groupes comme activé, les e-mails sont par défaut organisés en groupes de Date (Aujourd'hui, Hier, Dernière semaine, etc.). Cet arrangement sert de démarcation décente.
Étape 2: Si vous n'aimez pas la valeur par défaut ou si vous souhaitez modifier la règle de regroupement, vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête du volet des messages où il apparaît Arrangé par… Ensuite, vous pouvez sélectionner les critères nouveaux critères de regroupement.
Notez que la règle s'applique uniquement au dossier actuellement sélectionné. Je groupe généralement par la clause De lorsque j'ai besoin d'un message précédent.
Étape 3: Si vous avez une longue liste de contacts et un certain nombre de messages pour chacun, vous avez besoin d’un moyen rapide pour y parvenir. Cette fois, cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête du groupe et dites Tout réduire.
Étape 4: Tous les groupes réduiront la liste des messages qu'ils contiennent. Cliquez sur le signe plus du fil requis et tous les messages de ce groupe seront disponibles en un coup d'œil.
Les autres options de regroupement que je trouve utiles et dont j'ai souvent besoin sont To, Subject, Categories et Importance. Vous pouvez trouver les vôtres ou créer une vue personnalisée en sélectionnant Affichage -> Organiser par -> Personnalisé.
Conclusion
Les étapes expliquées ci-dessus ne sont qu'une tentative d'utilisation et de valorisation des fonctionnalités disponibles de MS Outlook. Je les suis dans ma vie quotidienne. Essayez-le et vous gagnerez peut-être quelques secondes chaque jour. Même cela contribue grandement à améliorer votre vie professionnelle, n'est-ce pas?
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