Comment envoyer un document directement à partir de Microsoft Word

Nous vous avons récemment montré comment personnaliser des rubans sur des outils MS Office et leur ajouter de nouveaux onglets et groupes. Aujourd'hui, nous allons ajouter un ajout à ce ruban en ajoutant une commande email.

Avant d'entrer dans les détails, discutons d'un scénario. Vous travaillez sur un document et lorsque vous avez terminé, vous souhaitez l'envoyer sous forme de pièce jointe. Vous avez deux choix: -

1. Vous pouvez suivre la méthode conventionnelle dans laquelle vous commencez par composer un nouveau courrier, puis ajoutez manuellement le document en tant que pièce jointe.
2. Vous pouvez naviguer jusqu'au répertoire où vous avez le document. Ensuite, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et choisir d’ envoyer à -> destinataire du courrier.

Pourquoi ne pas pouvoir déclencher une telle action directement à partir de votre document Word? C'est exactement ce que nous allons vous montrer aujourd'hui.

Étapes pour ajouter un outil de messagerie électronique au ruban Word 2013 (et précédent)

Nous allons utiliser Word 2013 pour la démonstration dans ce tutoriel. Les étapes sont plus ou moins les mêmes sur toutes les versions précédentes.

Étape 1: Cliquez sur Fichier pour accéder à la vue des coulisses.

Étape 2: Dans le volet de gauche, cliquez sur Options pour ouvrir la fenêtre d’ option Word.

Étape 3: Dans la fenêtre, sur le côté gauche, cliquez sur l’option de menu intitulée Personnaliser le ruban.

Étape 4: Maintenant, vous pouvez créer un nouvel onglet et / ou un groupe (comme expliqué dans l'article précédent) ou ajouter l'outil de messagerie à une section existante. Je pense que cela correspond bien à l'onglet Mailings.

Donc, je vais créer un nouveau groupe. Dans la fenêtre Options de Word, à droite, sélectionnez Mailings et cliquez sur le bouton Nouveau groupe.

Étape 5: Vous voudrez peut-être le renommer. Cliquez avec le bouton droit sur le nouveau groupe qui vient d'être créé, puis attribuez-lui un nouveau nom.

Étape 6: Maintenant, vous devez ajouter l'outil de messagerie. Gardez le nouveau groupe sélectionné. À partir des commandes populaires, sélectionnez Email et cliquez sur Ajouter.

Le résultat est comme indiqué dans l'image ci-dessous.

Maintenant, revenons à notre ruban et voyons ce qui a changé. Il a une nouvelle section de lecture de nouveaux courriels avec un outil pour créer un courriel.

Que fait l'outil de courrier électronique?

La prochaine fois que vous tapez un document et que vous souhaitez l'envoyer sous forme de courrier électronique, vous n'êtes pas obligé de naviguer hors de votre travail. Tout ce que vous avez à faire est de passer à l'onglet Mailings et de cliquer sur l'outil Email. Le résultat composerait un nouvel email pour vous en utilisant le client de messagerie par défaut et mettrait le document en pièce jointe.

Notez que ce processus ne vous aidera pas si vous souhaitez un brouillon automatique sur les interfaces Web des services de messagerie. Vous aurez toujours besoin d'un intercepteur IMAP défini comme client de messagerie.

Quelques mots, la liste des destinataires et vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer pour vous dispenser de beaucoup d’autres travaux manuels. J'imagine qu'il est logique d'activer l'outil sur le ruban si vous êtes une personne qui utilise des clients de messagerie de bureau pour ses courriels.