Comment créer des modèles de courrier électronique dans Gmail et Outlook

Mes derniers mois avec Microsoft Outlook et Lotus Notes ont été très intéressants. Je n'ai jamais été un fan des clients de messagerie de bureau, mais lorsque j'ai commencé à utiliser ces applications, je ne pouvais plus revenir en arrière. L'une des fonctionnalités les plus utiles fournies par ces clients est la possibilité de créer des modèles d'e-mail, également appelés articles de papeterie, capables d'envoyer des e-mails quotidiens là où la majeure partie du corps de l'e-mail est identique et trop rapide. Qu'il s'agisse d'un rapport quotidien ou simplement d'un e-mail de confirmation, un modèle prédéfini peut vous faire gagner beaucoup de temps.

J'ai vu des personnes chercher dans leur dossier Envoyé un courrier électronique, puis le transférer après l'avoir modifiée. En pratique, cela fonctionne mieux que de recomposer l'intégralité de l'e-mail de la mémoire, mais le changement d'objet et la modification de l'adresse peuvent prendre un certain temps.

En outre, les risques d'erreur augmentent lorsque le travail manuel est impliqué. Donc, pour améliorer les choses, je suggère d'utiliser une extension pour Chrome appelée Modèles de courrier électronique Gorgias, qui peut vous aider à créer et utiliser des modèles de courrier électronique sur Gmail, Yahoo, Outlook et d'autres clients de messagerie populaires.

Débuter avec Gorgias

Après avoir installé l'extension, cliquez sur l'icône de la barre d'extension pour ouvrir la page de configuration.

Gorgias est livré avec 4 modèles par défaut pour vous donner une idée de base de ce que vous pouvez faire avec l'extension. Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le bouton Nouveau modèle et commencez par lui donner un nom. Par la suite, vous pouvez commencer à saisir le corps de l'e-mail dans le champ Contenu du modèle. Si vous souhaitez ajouter le champ sujet également dans le modèle, cliquez sur les champs de configuration et cochez l' option Objet.

Fonctionnalités des modèles de messagerie Gorgias

Le véritable pouvoir de l'extension réside dans la possibilité d'utiliser des variables tout en remplissant le modèle. Supposons que vous deviez saisir automatiquement le nom de la personne. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Insérer une variable et sélectionnez l’option To: Prénom. Lorsque vous insérez le modèle, l'extension remplit automatiquement ces noms de variables à partir des détails de contact de l'e-mail, ce qui facilite la composition d'e-mails similaires pour différents contacts.

Une autre fonctionnalité intéressante est le raccourci texte. Cette option vous permet de déclencher l’achèvement d’un modèle à l’aide de la touche de tabulation.

Après avoir créé quelques modèles, il est temps d’en insérer un dans un courrier électronique. Ouvrez la fenêtre de composition Gmail et vous remarquerez un bouton Gorgias sur le côté droit. L'extension listera tous les modèles que vous avez enregistrés et un simple clic les insérera dans le corps de l'email. Vous pouvez également utiliser le raccourci texte et appuyer sur le bouton d'onglet pour faciliter les choses.

Astuce géniale: Transférez un email envoyé et cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de composition pour créer un modèle à partir des emails existants. N'est-ce pas cool?

La version gratuite de l'extension limite les modèles à un seul appareil et il n'est pas possible de synchroniser les modèles à l'aide d'un compte en ligne.

Ainsi, si vous travaillez sur plusieurs appareils, vous devrez créer des modèles individuellement sur chaque système, à moins que vous n'achetiez l'application payante. En outre, vous courez le risque de perdre les données si vous désinstallez Chrome ou son extension ou si vous réinstallez Windows. Mais pour 4, 99 $ par mois, vous pouvez obtenir la fonctionnalité de synchronisation avec le partage de modèles d'équipe.

Conclusion

Gorgias est une application étonnante si vous travaillez quotidiennement sur des courriers électroniques similaires. Je lui ai déjà donné 5 étoiles sur la boutique en ligne Chrome. J'ai également contacté les développeurs pour ajouter des variables supplémentaires dans les modèles, telles que l'heure et la date. Essayez-le aujourd'hui et partagez votre point de vue avec nous.