Guide de partage de fichiers Google: a répondu à toutes les FAQ

Google Drive fournit un ensemble fantastique d'options de stockage et d'outils de productivité basés sur le cloud, mais l'hôte de fonctionnalités collaboratives est encore plus performant.

Vous n'êtes plus obligé de travailler seul sur un document lorsque vos collègues peuvent simultanément éditer et commenter - oui, tout cela en temps réel.

Cependant, les capacités de partage de fichiers de Google Drive peuvent sembler écrasantes au début. Alors, prenons une profonde respiration et plongons dans certaines des questions qui peuvent surgir quand il s'agit de gérer toute cette génialité!

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Q. Comment puis-je partager un fichier?

R. Google Drive facilite grandement le partage de fichiers privé. Cliquez simplement avec le bouton droit sur un fichier, puis cliquez sur Partager pour ouvrir la fenêtre contextuelle Partager avec d'autres.

Dans le champ Personnes, entrez les adresses électroniques de toute personne avec laquelle vous souhaitez partager le fichier. Google Drive doit immédiatement suggérer tout contact existant au fur et à mesure de votre progression, ce qui simplifie grandement le processus.

Vous êtes prêt à commencer à partager maintenant.

Oh, attendez! Êtes-vous d'accord avec les autorisations?

Q. Comment modifier les autorisations?

R. Demandez-vous simplement ce que vous voulez accomplir en partageant le fichier et vous devriez avoir une idée précise des autorisations requises pour chaque collaborateur.

Par défaut, Google Drive accorde des autorisations d'édition complètes à tous. Cependant, vous pouvez changer cela instantanément en cliquant sur la flèche vers le bas en regard du champ Personnes.

Sélectionnez Peut éditer pour octroyer des droits d'édition complets, Can Commenter pour empêcher les collaborateurs de simplement commenter ou Can View pour verrouiller complètement le document en mode lecture seule.

Remarque: Certains formats de fichiers - vidéo ou audio, par exemple - ne permettent pas la sélection d'un commentaire, ce qui est compréhensible.

Q. Puis-je modifier les autorisations après le partage?

A. Partager un document avec quelqu'un d'autre n'est pas définitif. Google Drive vous donne le contrôle complet, même après avoir accordé une autorisation complète. Cliquez sur Avancé dans la boîte de dialogue Partager avec d'autres pour afficher la liste des personnes avec lesquelles vous avez partagé le document.

Les autorisations de chaque personne peuvent être modifiées via l’icône dédiée de la flèche vers le bas, placée à côté de chaque nom. Vous pouvez également supprimer complètement l'accès à une personne en cliquant sur x.

Q. Puis-je partager un fichier publiquement?

R. Le partage privé, c'est bien, mais que se passe-t-il si vous souhaitez rendre un fichier accessible à peu près à tout le monde? Eh bien, vous pouvez le faire aussi.

Utilisez l'option Obtenir un lien partageable pour générer un lien public. Vous pouvez également choisir de partager directement le lien via Gmail, Google Plus, Facebook ou Twitter directement à partir de Google Drive.

Si nécessaire, vous pouvez modifier les autorisations des personnes accédant au fichier via le lien.

Cliquez sur Modifier sous Qui a accès et utilisez le menu déroulant en regard de Accès pour sélectionner Éditer, Comment ou Afficher.

Vous pouvez également modifier le fonctionnement du lien une fois que vous l'avez posté quelque part. Sélectionnez Activé - Public sur le Web pour que tout le monde puisse trouver et accéder au fichier ou Activé - Tout le monde avec le lien pour restreindre l'accès aux seules personnes disposant du lien.

Si vous souhaitez désactiver le lien, sélectionnez simplement Désactivé - Personnes spécifiques. Vos configurations de partage privées doivent rester intactes.

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Q. Puis-je partager un dossier entier?

R. Bien sûr, vous pouvez. Cliquez simplement avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez partager, puis cliquez sur l'option Partager. Tout fonctionne de la même manière qu'avec le partage de fichiers individuel. Il en va de même pour le partage de lien public.

Remarque: Plutôt que de partager un dossier entier, vous pouvez également choisir de partager plusieurs fichiers de l'intérieur. Maintenez la touche Ctrl enfoncée pour faciliter le processus de sélection.

Q. Qu'en est-il du partage de l'intégralité de Google Drive?

R. Non, vous ne pouvez pas faire ça. C'est un problème courant, en particulier lorsque vous souhaitez partager un disque entier avec un employeur ou un collègue. Malheureusement, Google n'est pas si accommodant.

Avant de vous lancer et de prendre des mesures extrêmes, telles que le partage de votre adresse électronique et de votre mot de passe, attendez!

Il existe une solution de contournement, qui consiste à créer un dossier principal - rien d’effrayant, mais un autre dossier. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le lecteur, sélectionnez Nouveau dossier pour créer un dossier, puis déplacez tout le contenu de ce dossier.

Enfin, partagez le dossier comme vous le feriez avec n’importe quel autre dossier et le tour est joué! Ce n'est pas joli mais ça fait le travail.

Conseil pro: il est assez facile de tout déplacer, même lorsque vous avez des dizaines d’articles à la racine du lecteur. Appuyez simplement sur Ctrl + A pour tout sélectionner. Maintenant, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur le dossier principal pour le désélectionner. Enfin, faites glisser les éléments sélectionnés dans le dossier principal.

Q. Puis-je partager des fichiers avec des utilisateurs autres que Gmail?

R. Vous pouvez. Toutefois, vos collaborateurs doivent posséder un compte Google avant de pouvoir modifier ou commenter un document. Sinon, ils seraient limités à la visualisation.

Au cas où vous ne le sauriez pas, la création d'un compte Google ne nécessite pas de compte Gmail. Seules les adresses e-mail fonctionnent. Cela devrait permettre de convaincre plus facilement les utilisateurs de créer un compte Google!

Q. Comment empêcher les téléchargements de fichiers?

A. Vous souhaitez partager un fichier ou un dossier. Vous voulez également empêcher les gens de le télécharger. À moins que la personne ne dispose d'autorisations d'édition, vous pouvez empêcher cela.

Sous les paramètres de partage avancés, il existe une option astucieuse intitulée Désactiver les options de téléchargement, d'impression et de copie pour les commentateurs et les téléspectateurs. Cette option empêche les personnes de télécharger, d’imprimer ou de déplacer des fichiers sur des lecteurs Google personnels.

Q. Puis-je transférer la propriété d'un fichier ou d'un dossier?

A. Vous en avez assez de traiter un fichier? Transférez simplement la propriété du fichier à un autre collaborateur et détendez-vous. Dans la liste des personnes ayant accès à un fichier, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Est le propriétaire.

Remarque: soyez prudent, cependant. Le nouveau propriétaire peut supprimer votre accès au document s'il le souhaite. Maintenant, ça ne sera pas joli.

Transférer la propriété d'un dossier est un peu salissant. Tous les fichiers du dossier vous appartiennent encore. Ainsi, vous devrez peut-être transférer manuellement la propriété de tout ce qui se trouve dans le dossier en masse par la suite.

Q. Y a-t-il une limite de stockage pour le partage?

R. En tant que propriétaire d'un fichier ou d'un dossier, la quantité de données utilisée ne compte que pour votre total - et non celle de vos collaborateurs. Toutefois, lorsque quelqu'un ajoute un nouvel élément à un dossier partagé, l'espace de stockage est pris en compte pour le créateur d'origine de l'élément et non pour vous.

De même, vos collaborateurs peuvent, s'ils disposent des autorisations d'édition, choisir de copier les fichiers sur leur lecteur. Dans ce cas, le stockage compte pour leur quota.

Si vous manquez d'espace sur votre compte mais qu'un collaborateur dispose d'un meilleur plan de stockage, le transfert de la propriété des éléments est une option, sauf si vous souhaitez mettre à niveau votre lecteur.

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Q. Que dois-je garder à l'esprit?

Il existe un certain nombre de limitations qui ne devraient pas vraiment affecter la majorité des utilisateurs. Par exemple, seules 100 personnes au maximum peuvent éditer ou commenter un document à tout moment, bien qu'un nombre illimité puisse afficher le fichier.

Seules 100 personnes au maximum peuvent éditer ou commenter un document.

En outre, vous ne pouvez ajouter qu'un maximum de 200 personnes via le partage de lien privé. Toutefois, il est possible de dépasser cette limite en créant un groupe Google.

En outre, il existe des restrictions quant à la taille des différents types de fichiers: plafond de 50 Mo pour les documents texte, maximum de 200 Mo pour les présentations, etc. Google Drive ne synchronise pas les modifications si vous ou vos collaborateurs dépassiez ces limites.

Vous trouverez une liste complète des types de fichiers pris en charge et des limites de taille de fichier ici.

Le partage de fichiers en toute simplicité

Google Drive facilite en effet le partage et la gestion de fichiers. Assurez-vous simplement que vous gardez les autorisations de fichiers en échec pour empêcher les gens de vous voler dessus et tout ira bien. En outre, vérifiez le stockage lorsque vous traitez avec des fichiers de grande taille pour éviter que les choses ne deviennent incontrôlables.

Astuce: utilisez cet outil pour vérifier le stockage de votre disque Google Drive dans un format facile à digérer.

Si vous avez d'autres questions sur le partage de fichiers à l'aide de Google Drive, insérez simplement une ligne dans la section des commentaires ci-dessous.

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