Les autorisations de partage de lecteur Google expliquées: un guide détaillé

Google Drive, le service de stockage en nuage, est un outil tout à fait exceptionnel. Il vous permet d’enregistrer divers types de fichiers dans le nuage et de partager ces fichiers et dossiers avec d’autres. Cela signifie que vous pouvez facilement collaborer avec d'autres utilisateurs à l'aide de Drive.

Toutefois, Drive héberge différents types de fichiers tels que Docs, Formulaires, Tableur, etc., et la manière dont nous partageons ces fichiers varie également. Par exemple, on donnerait les autorisations de modification d'un fichier à un ami, mais il faudrait réfléchir à deux fois avant de le donner à une personne inconnue.

Pour vous faciliter un peu le processus de partage, nous vous présentons ici un guide détaillé concernant le processus de partage de Google Drive et ses autorisations. Regardons ça.

Types de partage de fichiers et de dossiers dans Google Drive

Il existe trois façons de partager des fichiers et des dossiers dans Drive.

1. Partager avec des contacts

Si la personne fait partie de vos contacts Google, vous pouvez simplement entrer son nom dans l'option disponible et elle sera avertie par courrier électronique. La méthode fonctionne également pour les contacts non Google s'ils figurent dans votre liste de contacts.

2. Partager via lien

Parfois, nous souhaitons partager un fichier avec une personne ne figurant pas dans notre liste de contacts, telle que le nouveau client. Dans de telles situations, vous pouvez générer le lien, puis le partager avec d’autres. Toute personne avec le lien peut avoir accès au fichier partagé.

3. Publier des fichiers sur Internet

Les fichiers d'outils tels que Google Documents, Feuilles, Diapositives et formulaires peuvent être intégrés aux sites Web pour que tout le monde puisse les visualiser. C’est le troisième type de partage autorisé par Google Drive, appelé Public sur le Web.

Remarque: Toutes les méthodes peuvent être utilisées pour partager des fichiers avec des comptes autres que Google.

Type de permissions

Drive propose trois types d'autorisations.

1. Peut modifier

Cette autorisation est définie par défaut lorsque vous partagez des fichiers avec vos contacts à l'aide de la première méthode mentionnée ci-dessus. Avec cette autorisation, les autres utilisateurs ayant accès aux fichiers peuvent les modifier, c'est-à-dire les modifier. En outre, il est important de noter qu’ils peuvent également partager le fichier avec d’autres.

Dans le cas de dossiers, vous trouverez l'autorisation «Peut organiser, ajouter et modifier». En d'autres termes, d'autres utilisateurs peuvent effectuer toutes les tâches de modification et d'organisation sur les fichiers présents dans le dossier, tels que l'ajout, la modification, la suppression et le déplacement de fichiers.

Remarque: lorsqu'elle est partagée avec des contacts autres que Google, l'autorisation par défaut est définie sur Afficher uniquement.

Utilisez cette autorisation lorsque vous souhaitez collaborer avec d'autres personnes et lorsque vous faites confiance aux personnes avec lesquelles vous partagez les fichiers. Par exemple, si vous travaillez sur un projet universitaire avec vos amis.

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2. Peut voir

Il est évident que, avec cette autorisation, les autres utilisateurs n'auront pas le droit de modifier un fichier individuel. Ils peuvent uniquement ouvrir et afficher les fichiers dans le dossier et ne pas les modifier. Ils ne peuvent pas non plus partager les fichiers avec d’autres.

Utilisez cette option lorsque vous souhaitez uniquement que les autres personnes visualisent les données. Par exemple, il peut être utilisé pour partager un dossier contenant des images. Ainsi, les autres utilisateurs pourront facilement visualiser les images sans les supprimer ou les modifier de quelque manière que ce soit.

Remarque: lorsque vous partagez des dossiers avec les autorisations d'affichage ou d'édition, il en va de même pour tous les fichiers qu'il contient. Mais, si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les autorisations pour des fichiers individuels.

3. Peut commenter

Disponible uniquement pour les fichiers, cette autorisation est une version modifiée de l'autorisation Can View, car elle permet aux autres utilisateurs d'ajouter des commentaires et des suggestions. Cependant, ils ne peuvent pas éditer le fichier ni le partager avec d'autres. Vous pouvez dire qu'il a plus de droits que Can View mais moins que Can Edit.

Comment partager des fichiers Google Drive sur des applications informatiques et mobiles

Commençons par le bureau en premier.

Ordinateur

Les étapes varient selon les types de partage.

Partager avec des contacts

Sur le bureau, ouvrez Drive et cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez partager. Ensuite, sélectionnez Partager dans le menu.

Dans la boîte de dialogue, tapez les initiales du contact avec lequel vous souhaitez partager le fichier. Google affichera automatiquement les contacts similaires. Sélectionnez celui-ci. Vous trouverez la boîte de permission juste à côté de la boîte de courrier électronique. Cliquez dessus pour choisir l'autorisation requise.

Générer un lien partageable

Pour générer un lien partageable, il existe deux méthodes.

Dans la première méthode, cliquez sur l'option Obtenir le lien pouvant être partagé dans la boîte ci-dessus.

Sur l'écran suivant, vous verrez le lien avec la possibilité de définir une autorisation. Copiez le lien et collez-le si nécessaire. Cliquez sur la case d'autorisation pour changer l'autorisation.

Dans la seconde méthode, cliquez avec le bouton droit sur le fichier dans le lecteur et sélectionnez le lien Obtenir le lien à partager. Une boîte va s'ouvrir. Cliquez sur Paramètres de partage pour modifier les autorisations.

Rendre les fichiers publics

Pour incorporer des fichiers, suivez l’une des deux méthodes mentionnées ci-dessus pour générer un lien pouvant être partagé. Dans la zone de partage avec d'autres, cliquez sur la zone d'autorisation et sélectionnez Plus.

Sur l'écran suivant, choisissez l'option Public sur le Web.

Application mobile

Voici comment partager des fichiers sur Android et iPhone.

Partager avec des contacts

Étape 1: Ouvrez le fichier que vous souhaitez partager et appuyez sur l'icône à trois points dans le coin supérieur droit. Sélectionnez Partager et exporter dans le menu.

Étape 2: Appuyez sur Partager et tapez le nom du contact. Puis cliquez sur le bouton d'envoi en haut.

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Obtenir un lien partageable

Pour générer un lien pouvant être partagé, suivez l’étape 1, puis sélectionnez Partage de liens dans le menu. Le lien sera copié dans le presse-papier. Une fois que vous avez le lien, collez-le où vous le souhaitez, tel que WhatsApp. Pour copier le lien à l'avenir, suivez l'étape 1 et sélectionnez Copier le lien dans le menu.

Sinon, appuyez sur l'icône à trois points située sous le nom du fichier sur l'écran d'accueil de l'application et sélectionnez l'option requise.

Modifier et révoquer les autorisations de partage

Une fois que vous avez partagé les fichiers ou les dossiers avec d'autres personnes, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas changer son autorisation.

Voici comment le faire.

Ordinateur

Étape 1: Cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou le dossier partagé et sélectionnez Partager dans le menu.

Étape 2: Pour désactiver le partage de lien ou modifier l'autorisation, cliquez sur la case "Tout le monde avec le lien". Maintenant, changez l'autorisation ou désactivez le partage de lien.

Étape 3: Pour révoquer l'autorisation d'un individu, cliquez sur Avancé dans la boîte ci-dessus.

Étape 4: Utilisez les options disponibles pour révoquer ou modifier l’autorisation.

Application mobile

Étape 1: Ouvrez le fichier partagé et appuyez sur l'icône à trois points en haut. Sélectionnez Partager et exporter dans le menu.

Étape 2: Si vous souhaitez désactiver le partage de lien, appuyez sur le bouton bascule en regard de Partage de lien. Pour voir qui a accès aux fichiers et pour changer l'autorisation, appuyez sur Partager.

Étape 3: Appuyez sur les icônes disponibles sous "Qui a accès" en bas.

Le partage d'un fichier ou d'un dossier autorise-t-il l'accès à tous les autres fichiers et dossiers?

Non. D'autres peuvent uniquement accéder au fichier ou au dossier que vous partagez. Dans le cas d'un dossier, tous les fichiers qu'il contient seront également partagés.

Identifier les fichiers partagés

Bien qu'il n'y ait pas d'écran dédié pour afficher tous les fichiers que vous avez partagés avec d'autres, vous pouvez identifier ces fichiers à l'aide de l'icône partagée visible à côté d'eux.

Trouver des fichiers partagés avec moi

Heureusement, vous disposez d'un endroit dédié pour afficher tous les fichiers partagés avec vous. Sur le bureau, cliquez sur l'option Partagé avec moi sur le côté gauche.

Sur les applications mobiles, appuyez sur l'icône Partager en bas.

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La bonne permission

En combinant différents paramètres de partage et autorisations, vous pouvez utiliser Google Drive de plusieurs manières. Cependant, soyez prudent lorsque vous accordez des autorisations et des droits de partage, car tout le monde peut utiliser les données à mauvais escient. Pour réitérer, toute personne disposant d'une autorisation d'édition peut partager les fichiers avec d'autres. Alors, limitez-le aux personnes de confiance.

Ensuite, vous vous demandez quoi utiliser pour stocker des photos: Google Drive ou Photos? Trouvez la réponse dans l'article de comparaison.