8 meilleures façons d'utiliser les formulaires Microsoft

Microsoft a lancé Microsoft Forms en septembre 2018. Depuis, il a rassemblé un auditoire sain de personnes à la recherche d'un service leur permettant de créer des enquêtes, des sondages et des questionnaires. Comparé à Google Forms, Microsoft Forms possède une interface plus propre. Cependant, certaines de ses fonctionnalités sont faciles à manquer ou plutôt difficiles à trouver.

Eh bien, ne vous inquiétez pas. C’est là que nous intervenons. Nous avons passé au travers de Microsoft Forms avec un peigne fin pour vous en faire le meilleur usage.

Comme il s’agit d’un long post, passons directement à la meilleure des façons d’utiliser Microsoft Forms.

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1. Comment créer des formulaires

Microsoft Forms vous offre sept choix pour la création de formulaires:

• Options multiples
• Texte
• Évaluation
• Rendez-vous amoureux
• Classement
• Score promoteur net

En ce qui concerne les questions à choix multiples, l’aspect positif est que Forms analyse votre question et vous assiste dans vos réponses. Ainsi, par exemple, si la question commence par «Avez-vous acheté…», les formulaires vous indiqueront Oui, Non et Peut-être.

Ou d'ailleurs, si la première option est Sad, les formulaires vous inviteront à ajouter Happy et Angry comme deuxième et troisième options. Nifty, non?

Les ajouter est une évidence. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner l'option et de passer à la question suivante.

De même, pour les questions liées au texte, vous pouvez spécifier s'il s'agit d'une réponse longue ou brève. Vous pouvez également limiter le type de réponse. Par exemple, si vous voulez une valeur inférieure à 5, cliquez simplement sur le menu à trois points et sélectionnez Restrictions.

Ensuite, sélectionnez l'une des valeurs dans la liste déroulante et ajoutez les valeurs.

Pour les évaluations, vous pouvez spécifier les niveaux ainsi que les symboles.

2. Partage et intégration: qui peut répondre

Une fois le formulaire rempli, vous pouvez l'envoyer pour recueillir les réponses. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit.

Vous pouvez choisir l'audience de votre formulaire. Si vous souhaitez le limiter uniquement aux membres de votre organisation, choisissez les options par défaut. Sinon, cliquez sur le lien "Uniquement les personnes dans mon …" et sélectionnez l'option "Toute personne disposant du lien".

Encore une fois, vous pouvez partager le lien directement avec votre public cible. Mais la meilleure option consiste à intégrer le formulaire sur votre site Web ou votre blog. Ou mieux, vous pouvez simplement télécharger le code QR de votre formulaire puis le partager sur votre blog ou l'ajouter dans un courrier électronique. Cette méthode rend extrêmement utile la réponse de vos répondants.

Petit conseil: voulez-vous que votre formulaire soit cloné? Si oui, activez l'option Partager en tant que modèle et partagez le lien avec vos amis ou sur votre formulaire même.

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3. Quand utiliser les branches

Si vous créez souvent des sondages et des sondages, vous devez savoir maintenant que tous les sondages ou sondages ne sont pas un ensemble de questions simples. La logique conditionnelle est inévitable et, malheureusement, Microsoft Forms ne vous permet pas d'ajouter des conditions aussi facilement que le permet Google Forms. C'est l'une des fonctionnalités cachées de Microsoft Forms.

Pour ajouter une logique conditionnelle, incluez toutes vos questions et, une fois que vous avez terminé, appuyez sur l'icône à trois points située dans le coin le plus à droite, puis sélectionnez Branchement.

Ensuite, appuyez sur la question que vous souhaitez développer. Maintenant, sélectionnez la question suivante dans la liste déroulante. Notez que vous devez le faire pour toutes les questions.

Pour prévisualiser votre formulaire avec une logique conditionnelle, il vous suffit de revenir en arrière et de cliquer sur l'icône de prévisualisation.

4. Partager pour collaborer

Les formulaires et les enquêtes peuvent également être un travail à deux personnes ou plus, et pour cela, Microsoft Forms a inclus la fonctionnalité permettant de collaborer. Pour partager un formulaire avec un ami ou un collègue, appuyez sur le bouton Partager en haut et sélectionnez l'option Partager dans le menu de droite.

Ensuite, choisissez celui qui vous convient le mieux et partagez le lien avec vos collègues. Le seul inconvénient est que vous ne pouvez pas choisir de manière sélective des noms pour partager un formulaire, ce qui serait un ajout bienvenu dans le futur.

5. Formulaires de groupe: que sont-ils et que font-ils?

Avant de commencer, examinons ce que sont les groupes. Groupes est un service exclusif d'Office 365 qui vous aide à collaborer avec vos coéquipiers. Et ces groupes ne sont pas uniquement liés aux formulaires, mais sont répartis dans toute la suite Office.

Dans les formulaires de groupe, les membres de l’équipe peuvent visualiser et modifier un formulaire. Et si vous faites partie d'un groupe, vous n'avez pas besoin d'un lien vers le formulaire pour le visualiser. Au lieu de cela, ces formulaires seront disponibles dans la section Formulaires de groupe.

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6. Comment ajouter des limites de temps et autres personnalisations

À première vue, Microsoft Forms semble manquer de plusieurs fonctionnalités. Mais comme nous l'avons mentionné ci-dessus, certaines fonctionnalités sont cachées, et c'est l'une d'entre elles.

Pour ajouter la date de début et la date de fin, accédez à Paramètres dans le menu à trois points, puis cochez la case Date de début et Date de fin. Entrez les dates, et c'est tout.

Une autre personnalisation que vous pouvez également faire est de mélanger les questions parmi vos répondants. De même, vous pouvez également ajouter un message de remerciement personnalisé à la fin du formulaire.

Mais le paramètre le plus important est la notification par courrier électronique. Vérifiez le paramètre Notification, et c'est à peu près tout. La prochaine fois, chaque fois que quelqu'un répondra à une enquête, vous en serez informé.

7. Analyser les réponses

Donc, vous avez envoyé le sondage et les réponses ont commencé à affluer. Mais comment analysez-vous les réponses?

Rendez-vous simplement à l'onglet Réponses de votre formulaire et vous verrez les réponses. La bonne chose est que Microsoft Forms donne une représentation visuelle de toutes les réponses, ce qui facilite la compréhension.

Toutefois, si vous souhaitez afficher toutes les réponses individuelles, cliquez sur Afficher les résultats. Ensuite, le nom du répondant sera indiqué dans la zone Répondeur et les réponses apparaîtront en bas.

Pour voir la réponse suivante, cliquez sur l'icône en forme de flèche. De plus, pour télécharger toutes les réponses sur une feuille de calcul, cliquez sur le bouton Ouvrir dans Excel. La feuille de calcul sera téléchargée sur votre système.

8. Changer le thème et les modèles

Ce que j'aime chez Microsoft Forms, c'est que l'interface est propre et sans fouillis. Une autre chose à aimer à propos de ce service est ses thèmes. Avec des couleurs vives et percutantes, ces thèmes permettront à vos formulaires de se distinguer des autres.

Tout ce que vous avez à faire, c'est d'appuyer sur le bouton Thème en haut et d'en choisir un. Dans le même temps, vous pouvez également attribuer une couleur personnalisée à votre formulaire ou sélectionner une image dans la galerie de votre PC.

Ainsi, par exemple, si votre enquête concerne des gadgets et des téléphones, un fond avec un gadget aura plus de sens que celui avec un homme surfant.

Pour ce faire, cliquez sur l'icône Plus et sélectionnez l'une des deux options. Pour télécharger un arrière-plan, vous pouvez également choisir de télécharger une image de votre compte OneDrive ou de rechercher une image sur le Web.

Faites-les rock!

Bien que Microsoft Forms présente une multitude de fonctionnalités associées à une bonne conception, il lui manque certaines options telles que la possibilité de télécharger des fichiers. De plus, il ne contient pas de modèles prêts à l'emploi que vous pouvez simplement récupérer et poursuivre votre travail sans perdre beaucoup de temps à la construction de la structure.

Prochaine étape: Vous souhaitez créer un formulaire à remplir sous Microsoft Word? Lisez l'article ci-dessous pour savoir comment.