5 astuces puissantes pour dynamiser votre flux de travail pdf - technologie de guidage

Si vous êtes un propriétaire de petite entreprise ou un pigiste, vous traitez probablement beaucoup de PDF. Qu'il s'agisse de factures, d'estimations ou même de documents contractuels, presque tout est envoyé au format PDF de nos jours.

À mesure que le nombre de fichiers PDF augmente, leur gestion devient un problème. Voici quelques conseils pour vous aider à surcharger votre flux de travail.

1. Documents OCR avec FreeOCR

OCR est une excellente technologie qui traite vos PDF numérisés ou téléchargés et rend le texte reconnaissable. Cela peut être particulièrement utile pour indexer les pages que vous numérisez avec votre scanner. FreeOCR est un utilitaire gratuit pour Windows qui fait justement cela.

Il s’agit d’une application légère qui passe au travers de vos PDF, analyse son contenu et convertit le texte non sélectionnable du formulaire image / PDF en texte normal sur lequel vous pouvez travailler.

2. Créer et éditer des PDF avec Foxit Reader

Foxit Reader est un lecteur de PDF gratuit pour Windows, mais il peut faire beaucoup plus que lire des PDF. L’interface de Foxit semble dangereusement proche de la suite Microsoft Office, mais si l’on regarde le côté plus clair, les utilisateurs d’Office se sentiront comme à la maison. Vous pouvez créer un document dans MS Word / Excel comme vous le faites maintenant, mais au lieu d'utiliser l'outil d'exportation intégré de MS, vous pouvez utiliser l'option très améliorée de Foxit.

Remarque importante: Foxit Reader associe et désactive l'adware (lire les barres d'outils gênantes) avec son produit. Gardez donc un œil attentif sur les étapes d’installation et veillez à sélectionner le mode d’ installation personnalisé au lieu du mode par défaut.

Si Foxit Reader est installé, les options PDF de vos programmes Office doivent figurer dans le menu du ruban. Si vous recherchez une approche plus native de la création de PDF, Foxit est un essai incontournable. Vous pouvez également utiliser Foxit pour annoter et mettre en surbrillance des fichiers PDF.

3. Enregistrer des fichiers PDF sur Google Drive

Google Drive vous offre 15 Go de stockage gratuits que vous pouvez étendre en payant des frais annuels. 15 Go suffiront pour la plupart d'entre nous. Pourquoi voudriez-vous même importer vos fichiers PDF sur Google Drive, demandez-vous? Eh bien, la même raison pour laquelle vous sauvegardez des éléments dans le cloud. Avoir une copie en ligne a toujours du sens.

Et avec Drive, vous pouvez faire beaucoup plus que simplement sauvegarder des PDF. Grâce au système de gestion des dossiers de Google Drive, tous vos fichiers PDF peuvent être classés de manière systématique, ce qui réduira le temps de récupération ultérieur. Vous pouvez également les joindre rapidement à votre courrier électronique dans Gmail lorsque vous devez envoyer un fichier PDF à quelqu'un par courrier électronique. Grâce à l'excellente fonctionnalité de pièce jointe de Gmail, le destinataire ne doit jamais quitter le navigateur s'il souhaite simplement consulter une pièce jointe.

4. Activer l'OCR dans Google Drive

Google Drive prend en charge l'OCR. Ce qui signifie permettra d’enregistrer vos fichiers PDF au format OCR et de vous permettre d’effectuer une recherche directe à partir de celui-ci.

Pour activer cette fonctionnalité, cliquez sur l'icône Paramètres de votre page Google Drive, puis allez dans Paramètres de téléchargement et cochez l'option Convertir le texte à partir d'un fichier PDF et d'un fichier image téléchargés. Désormais, chaque fichier PDF que vous téléchargez sera numérisé et converti au format de recherche.

5. Rechercher des PDF avec Google Drive (ou Evernote)

Maintenant que tous vos fichiers PDF numérisés sont en OCR et téléchargés vers un emplacement central, vous pouvez les utiliser à bon escient. Vous pouvez utiliser Google Drive pour rechercher des fichiers PDF non seulement par leur titre, mais également par le texte qu'ils contiennent.

Donc, si vous ne vous souvenez pas du nom du fichier PDF que vous recherchez mais que vous vous en souvenez vaguement, Google Drive peut certainement vous aider.

Alternative: Evernote fournit des fonctionnalités similaires (et améliorées), mais elles ne sont disponibles que pour les utilisateurs Evernote Premium. Si vous êtes l'un d'entre eux, je ne peux pas recommander d'utiliser Evernote pour enregistrer et indexer suffisamment vos fichiers PDF. Evernote étant une application de bureau, la recherche prend beaucoup moins de temps et les mises à jour récentes de la recherche Evernote la rendent vraiment puissante. Si vous êtes prêt à payer pour un service de gestion de vos fichiers PDF, vous devez absolument consulter Evernote.