4 astuces de productivité rapides et innovantes

La plupart d’entre nous qui lisons cet article avons probablement travaillé avec au moins deux versions de MS Word. Mais pouvez-vous prétendre que vous savez tout sur MS Word? Dans une étude réalisée il y a quelques années, Microsoft a interrogé un échantillon représentatif de ses utilisateurs pour savoir quelles fonctionnalités ils aimeraient utiliser dans une prochaine version de MS Word. À leur grande surprise, les répondants demandaient des fonctionnalités déjà présentes… ils ne le savaient tout simplement pas.

Il en va peut-être de même pour ces astuces de productivité rapides et innovantes que je vais partager avec vous ici. Vérifie-les.

Remarque: les captures d'écran concernent MS Word 2010, mais les astuces devraient également fonctionner dans la version 2007 de Word.

Enregistrer tous les documents Word ouverts (et les fermer également)

Disons que vous avez plus d'un document Word ouvert. Vous pouvez choisir de les sauvegarder et de les fermer individuellement. Mais s'il y en a une poignée, cette astuce peut vous faire gagner quelques secondes d'une journée bien remplie.

Les commandes Enregistrer tout et Fermer tout ne font pas partie du ruban par défaut. Mais vous pouvez facilement les ajouter à votre ruban.

1. Allez dans Fichier -> Options -> Personnaliser le ruban. Sélectionnez Commandes absentes du ruban sous Choisir les commandes dans la colonne.

2. Faites défiler jusqu'à Tout enregistrer et ajoutez-le à votre barre d'outils en cliquant sur le bouton Ajouter. De même, sélectionnez Fermer tout dans la même liste pour l'inclure dans le ruban.

3. Vous pouvez également ajouter ces deux commandes à la barre d' outils Accès rapide en accédant à la section de personnalisation correspondante.

Récupérer un document Word non sauvegardé

C’est définitivement un bon conseil MS Word pour l’un de ces moments oops. Si vous avez fermé un document MS Word sans l'enregistrer, ne brûlez pas les meubles. Il est facile de le récupérer en quelques secondes.

1. Allez dans Fichier -> Info -> Gérer les versions.

2. Cliquez sur le petit menu déroulant et sélectionnez Récupérer des documents non sauvegardés.

3. MS Word vous amène au répertoire (UnsavedFiles) où il conserve une copie du document brouillon. Sélectionnez celui que vous voulez et ouvrez-le comme un nouveau document. Maintenant, n'oubliez pas de le sauvegarder!

Organisation de plusieurs documents Word pour améliorer le flux de travail

Si vous avez deux ou plus de deux documents Word ouverts sur votre bureau, vous pouvez effectuer une commande rapide pour mieux les visualiser ensemble.

Accédez à l'onglet Afficher du ruban, puis cliquez sur le bouton Tout organiser. Immédiatement, Word réorganise tous les documents en les plaçant à l'écran comme dans la capture d'écran ci-dessus.

N'oubliez pas que Word ne met pas en mosaïque un document réduit. Ainsi, vous pouvez garder le document que vous ne voulez pas voir en mosaïque - minimisé. Un clic sur le bouton d'agrandissement d'un document rétablit son état précédent.

Toujours garder un fichier épinglé dans la liste des documents récents en format MS Word

La liste des documents récents pour MS Word 2010 se trouve dans le menu Fichier. Il inclut tous les fichiers Word que vous avez ouverts dans un passé proche. Si vous souhaitez conserver un fichier spécifique sur la liste, quel que soit le nombre de fichiers que vous allez ouvrir (ou avoir), il existe un moyen très simple de «verrouiller» ce document dans la liste. Garder un fichier fréquemment ouvert épinglé en permanence à la liste permet un accès plus rapide.

Pour épingler un document, cliquez simplement sur la petite icône en forme d'épingle à droite du fichier que vous souhaitez conserver dans la liste. Pour désépingler le document, cliquez à nouveau sur l'icône.

En espérant que ces quatre conseils vous ont aidé.

Alors, quels sont vos conseils MS Word préférés? Parlez-nous d'eux dans les commentaires.