13 meilleures façons d'utiliser du papier Dropbox

Cela fait quelques années que Dropbox Paper n’a pas quitté la phase bêta. L'outil de collaboration vous permet de créer des notes partageables et d'organiser avec soin des documents et des fichiers dans des dossiers ou des projets. Dropbox Paper accepte tout type de contenu et de format de support, ce qui facilite grandement la création de documents.

Dropbox Paper est capable de plus que cela. Si vous souhaitez explorer tout le potentiel du papier Dropbox, consultez les astuces et astuces mentionnées ci-dessous.

1. Créer des dossiers uniquement sur invitation

Par défaut, lorsque vous créez un dossier dans Dropbox Paper, tous les membres de l'équipe peuvent le voir. Toutefois, si vous souhaitez créer un dossier pour des personnes spécifiques de l'équipe, la meilleure solution consiste à créer un dossier sur invitation seulement.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Créer un nouveau dossier dans le panneau de droite et, une fois la nouvelle fenêtre affichée, ajoutez le nom. Ensuite, appuyez sur l'icône du bâtiment située sur le ruban inférieur et sélectionnez Invité uniquement.

Sélectionnez les noms des membres de votre équipe et cliquez sur le bouton Créer.

Astuce: vous pouvez également choisir de créer un dossier ouvert à tous de manière silencieuse. Pour ce faire, décochez les noms des membres avant d'appuyer sur le bouton Créer.

Aussi sur Tech de guidage

Dropbox Paper vs Google Keep: Comparaison en profondeur

2. Découvrez le pouvoir de la recherche

Besoin de rechercher un document contenant un mot spécifique? La recherche de puissance le rend possible. Tout ce que vous avez à faire est de taper le mot-clé dans la barre de recherche et le fichier ou le dossier concerné apparaît immédiatement.

Par exemple, l'article Ransomware apparaît dans le dossier GT> Android> Posts> AI pour mon compte. Donc, je n'ai pas besoin d'aller tout le chemin dans ce dossier.

De même, vous pouvez simplement rechercher par le titre du document et l'outil se chargera du reste.

3. Prenez le raccourci

À une époque où tout est presque instantané, il est essentiel que vous suiviez le même mantra lorsque vous gérez votre équipe sur papier, en particulier lorsqu'il s'agit de formater vos documents.

Dropbox Paper est livré avec un assortiment de raccourcis clavier. Outre les raccourcis généraux tels que Ctrl + B pour Gras et Ctrl + U pour Souligné, cet outil de collaboration prend en charge une multitude de remplaçants.

• Liste numérotée: 1. suivie d'un espace
• Liste de tâches: suivi d'un espace
• En-tête: Ctrl + Alt + 1
• Date: / date suivie d'un espace

Donc, si vous devez ajouter une série de tâches, ajoutez * suivi d'un espace et une puce sera ajoutée instantanément.

Avec ceux-ci, vous gagnez beaucoup de temps entre la barre d'outils d'un document. En outre, ils rendent votre flux de travail plus transparent.

Pour connaître la liste complète, cliquez simplement sur l'icône du clavier dans le coin inférieur droit.

4. Créer des tâches à faire comme un patron

Comme vous le savez peut-être déjà, pour ajouter une liste de contrôle d’éléments, il suffit de taper suivi d’un espace. La bonne nouvelle est que vous pouvez attribuer ces listes de vérification / tâches en tout temps en ajoutant simplement un signe @ suivi du nom du membre de l'équipe.

Donc, si vous devez créer une tâche appelée "Ajouter des commentaires sur Facebook" et l'assigner à Sylvia avec une date d'échéance du 11 mars 2020, il vous suffit de taper la commande suivante.

Ajouter des commentaires sur Facebook @Sylvia / 11/03/2020

C'est tout. Aucune affaire de jouer avec la barre d'outils ou sur le ruban du haut.

Astuce: utilisez l'icône Présenter en haut pour présenter votre document sous forme de diaporama.

Aussi sur Tech de guidage

#liste de choses à faire

Cliquez ici pour voir notre page d'articles sur la liste de tâches

5. Ajouter des documents au dossier

Ouvrez-vous un dossier spécifique pour y placer souvent un document? C'est une perte de temps terrible.

Le meilleur moyen est de créer le document sur la page d'accueil. Et une fois que vous l'avez nommé, cliquez sur le lien Ajouter au dossier situé sous le nom du document. L'outil se chargera du reste.

Le saviez-vous? Les documents sans structure de dossier s'afficheront sous la forme Non classé sur la page d'accueil.

6. Trop d'Emojis? Compte les!

Vous pensez avoir utilisé trop d’émoticônes sur votre document? Au lieu de vous asseoir pour les compter manuellement, pourquoi ne pas laisser Dropbox Paper faire le travail?

Oui, vous avez bien lu. Outre les comptes standard tels que le nombre de mots et le nombre de caractères, Dropbox Paper compte également le nombre d’emojis.

Donc, si vous estimez que 29 emojis sont un peu trop, vous pouvez simplement revenir au doc ​​et les supprimer.

Pour vérifier le nombre de mots, appuyez sur le bouton à trois points dans le coin supérieur droit et appuyez sur l'option de nombre de mots.

7. Coller les captures d'écran comme un pro

Dropbox Paper vous permet également de ne pas télécharger des captures d’écran ou des images de manière classique. Tout ce que vous avez à faire est de copier les images de la source et de les coller sur votre document.

De plus, réorganiser des images sur Dropbox Paper est aussi simple qu’un glisser-déposer. Sélectionnez l'image que vous souhaitez déplacer et déplacez le pointeur de la souris sur la position de votre choix. Nifty, non?

Aussi sur Tech de guidage

Comment prendre des captures d'écran avec défilement dans Windows 10

8. Lien vers différents éléments multimédias

Que ce soit un fichier audio ou une vidéo YouTube, Dropbox Paper vous permet de les afficher assez facilement. Le mantra? Copier et coller. Oui, vous n'êtes pas obligé d'ajouter le lien incorporé.

Ici, il vous suffit de copier le lien vidéo (ou chanson) de la barre d’adresses et de le coller sur votre document - Oui, comme pour les images et les captures d’écran.

9. Intégrez à votre calendrier

Enfin, vous pouvez intégrer Paper à Google Agenda (ou à MS Outlook). Pour ce faire, cliquez sur le nom du document et vous verrez une petite invite grisée pour Lier un événement de calendrier.

Sélectionnez le calendrier de votre choix et, une fois la configuration terminée, ajoutez la date et les notes de la réunion.

La bonne nouvelle est qu'une fois votre calendrier intégré, toutes les réunions à venir seront affichées sur la page d'accueil de Paper.

10. Lien comme un Ninja

Oui, je sais qu'il y a une icône utile en plus de Invite qui vous permet d'ajouter des liens externes. Mais, il est fastidieux de cliquer dessus puis d'ajouter le lien à chaque fois que vous devez ajouter un lien.

La bonne chose à faire est de sélectionner le texte que vous souhaitez lier, appuyez sur Ctrl + K, puis ajoutez le lien. Nifty, c'est ça!

11. Exportez vos documents

Dropbox vous permet également d’exporter vos documents au format PDF, Word ou Markup. Cela est particulièrement utile si vous devez envoyer certains documents à des clients ou à des partenaires commerciaux qui n'ont pas accès à Dropbox Paper de votre équipe.

Pour exporter, sélectionnez le document à partir de la page d'accueil et cliquez sur le bouton Exporter, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.

Ensuite, sélectionnez votre format et le téléchargement démarrera dans quelques secondes.

Mettez le stylo sur le papier

En plus de toutes les fonctionnalités ci-dessus, Dropbox Paper vous permet une intégration facile avec des applications tierces, ce qui étend la portée de l'outil de plusieurs degrés. Surtout, vous pouvez créer un lien vers vos fichiers et documents Dropbox aussi facilement que si vous ajoutiez une case à cocher ou une liste à puces.

Prochaine étape: Vous cherchez des moyens d'utiliser Dropbox à partir de Gmail? Consultez le prochain article pour savoir comment.