10 Astuces pour maîtriser Microsoft Outlook 2013

Le suivi des courriels, des calendriers et des contacts peut vous faire perdre un temps précieux. Tout ce qui accélère votre travail dans Outlook peut augmenter votre productivité de façon mesurable. Imaginez si votre boîte de réception n'affiche que les messages que vous voulez voir. Considérez si vous pouvez localiser les informations de contact vitales en quelques secondes. Que se passerait-il si vous saviez enfin pourquoi certaines des fonctionnalités d'Outlook hypervisées ne fonctionnent pas comme annoncé?

Ces 10 conseils vous aideront à compresser vos messages et votre agenda, et à travailler plus efficacement dans l'ensemble.

1. Affichez votre boîte de réception comme vous le souhaitez

Une fois que vous avez organisé l'écran comme vous le souhaitez, enregistrez les paramètres de vue pour pouvoir y revenir à tout moment.

Lorsque vous ouvrez votre boîte de réception pour la première fois, n'a pas à regarder de cette façon. Pour voir les nombreuses options de personnalisation d'Oulook, cliquez sur l'onglet Affichage dans la barre d'outils du ruban et choisissez Modifier l'affichage. Vous pouvez choisir parmi plusieurs vues prédéfinies, comme celle qui affiche uniquement les e-mails les plus récents.

Vous pouvez également sélectionner Prévisualisations des messages sur l'onglet Affichage et choisir Désactivé l'aperçu désactivé. Ou, choisissez 1, 2 ou 3 pour afficher le nombre de lignes du texte du message sous son en-tête. Vous pouvez configurer n'importe laquelle de ces options soit pour le dossier actuel, soit pour toutes les boîtes aux lettres

Cliquez sur Paramètres d'affichage pour personnaliser une vue, comme ajouter des colonnes ou réorganiser leur ordre. Les options Arrangement vous permettent de trier les e-mails par Date, Objet et ainsi de suite. Les options de disposition vous permettent de personnaliser le volet Dossier et le volet de lecture.

Une fois la boîte de réception configurée, cliquez sur Modifier la vue> Enregistrer la vue actuelle comme nouvelle vue. Saisissez ensuite un nom pour la vue et spécifiez les dossiers sur lesquels elle peut être utilisée et par qui. Dans le futur, revenez à cette vue en sélectionnant Modifier l'affichage et en sélectionnant votre vue enregistrée.

2. Redéfinir ce qui marque un e-mail comme étant déjà "lu"

Marquer automatiquement les messages comme étant en lecture seule s'ils apparaissent dans le volet de lecture pendant plus d'une durée prédéfinie.

Outlook colore les e-mails non lus lis. Cependant, il est trop facile pour un email d'être marqué comme lu quand vous lui avez à peine donné un coup d'œil, ce qui peut vous faire oublier quelque chose d'important.

Pour éviter cela, sélectionnez Fichier> Options> Mail,, puis cliquez sur le bouton Panneau de lecture. Cochez la case "Marquer les éléments tels que lus dans la fenêtre de lecture". Ajustez le nombre de secondes pendant lesquelles le message doit apparaître dans le volet de lecture avant qu'Outlook ne le marque comme lu. La valeur par défaut est 5 secondes. Supposons que vous le définissiez sur 30 secondes.

Après cela, pendant que vous prévisualisez les messages dans le volet de lecture, seuls les e-mails qui apparaissent plus de 30 secondes seront marqués automatiquement comme lus.

3. Écrivez vos propres règles pour l'affichage des messages

Les messages non lus sont marqués en bleu par défaut, mais vous pouvez les modifier.

Outlook 2013 propose une nouvelle façon d'indiquer les messages non lus. Il y a une barre bleue à gauche du message dans votre boîte de réception, et l'en-tête du message apparaît également en bleu.

Ce bleu est appliqué en utilisant un formatage conditionnel. Cependant, vous pouvez changer la couleur et la police. Mieux encore, vous pouvez écrire vos propres règles et formater vos courriels en utilisant les couleurs de votre choix.

Vous pouvez attribuer une certaine couleur aux courriels en fonction de ceux qui les ont envoyés, ou des mots apparaissant dans la ligne d'objet. Pour ce faire, choisissez Affichage> Afficher les paramètres> Formatage conditionnel. Vous verrez la règle Messages non lus et la couleur bleue. Ici, vous pouvez changer la police ou la couleur comme vous le souhaitez.

Vous pouvez également cliquer sur Ajouter pour ajouter une nouvelle règle. Commencez par taper un nom pour la règle dans la zone Nom. Puis cliquez sur Police et choisissez une police et une couleur de police à appliquer à l'en-tête de l'email. Enfin, cliquez sur le Conditionnez le bouton. Lorsque la boîte de dialogue Filtre s'ouvre, sélectionnez les options qui décrivent les types d'e-mails qui seront formatés avec vos nouveaux paramètres. Cliquez trois fois sur OK pour enregistrer vos paramètres.

4. Rétablir la barre des tâches

Vous pouvez afficher la barre des tâches dans Outlook 2013, mais elle ne fonctionne plus aussi efficacement que par le passé.

Outlook 2013 désactive la barre des tâches par défaut, mais elle est facile à ramener. Cliquez sur l'onglet Affichage, sélectionnez Barre des tâches, et dans la liste déroulante, sélectionnez les éléments qui doivent apparaître dans la barre des tâches. Les options sont d'activer la barre des tâches Désactivée (par défaut) ou d'afficher une combinaison de tâches, Personnes et Calendrier. L'ordre dans lequel vous sélectionnez ces options détermine l'ordre dans lequel elles apparaissent dans la barre des tâches. Par exemple, La tâche, sélectionnée en premier, est en haut. Le deuxième élément, Personnes, apparaît en dessous et le troisième Calendrier apparaît en bas de la barre.

Cependant, la barre des tâches ne fonctionne plus comme elle fait dans les versions antérieures d'Outlook. Quelle que soit la largeur de la barre, vous ne voyez qu'un mois calendaire. En outre, si vous n'avez pas de rendez-vous programmés pour aujourd'hui, aucun rendez-vous ne s'affiche même si vous en avez prévu pour demain.

5. Connectez-vous à vos comptes de médias sociaux

Utilisez la boîte de dialogue Comptes de réseaux sociaux pour lier Outlook à LinkedIn et Facebook afin que les détails de votre contact soient accessibles depuis Outlook.

Lorsque vous connectez Outlook à vos comptes de médias sociaux, le module Personnes peut afficher des données sur vos contacts et leurs activités

Pour lier un compte de réseau social à Outlook 2013, choisissez Fichier> Info> Paramètres du compte > Comptes de réseau social. Connectez-vous à LinkedIn et Facebook en sélectionnant le service souhaité, en tapant les détails de votre compte et en donnant à Outlook l'autorisation d'accéder à votre compte. Désormais, les détails des personnes de votre liste de contacts qui utilisent le site social que vous avez ajouté apparaîtront dans la zone Personnes d'Outlook.

6. Nettoyer les informations de contact

Utilisez la fonction Lier les contacts pour lier plusieurs entrées de contact pour une personne afin que l'information soit plus facilement accessible.

Les nouvelles fonctionnalités du module Contacts d'Outlook vous permettent d'accéder à des contacts de Facebook et LinkedIn.Dans certains cas, vous aurez plusieurs entrées de contact dans la liste de contacts pour une seule personne, avec des détails différents dans chaque endroit.

Vous pouvez lier ces entrées multiples pour un seul contact pour unifier les données en un seul endroit. Cliquez sur le contact qui vous intéresse et affichez leurs informations en sélectionnant Accueil> Personnes.

Sur la droite de l'écran, cliquez sur Lier les contacts, et une boîte de dialogue s'ouvrira l'entrée de contact ou les entrées pour cette personne. Dans la zone Rechercher des personnes, saisissez des informations d'identification pour cette personne et Outlook renverra toute autre entrée de contact susceptible de correspondre à cette personne. S'il s'agit de la même personne, cliquez sur cette entrée pour lier les détails.

7. Contrôle où Outlook recherche par défaut

Vous pouvez configurer Outlook 2013 de sorte qu'il recherche par défaut dans les dossiers de votre choix

Lorsque vous recherchez des e-mails dans Outlook, l'emplacement par défaut est votre boîte aux lettres actuelle. Cependant, c'est souvent trop limité. Si vous souhaitez qu'une recherche renvoie toutes les entrées correspondantes dans toutes les boîtes aux lettres, par exemple, vous devez sélectionner cette option dans la liste de la zone de recherche pour chaque recherche effectuée.

Vous pouvez également modifier l'emplacement par défaut Outlook utilise pour la recherche. Pour ce faire, choisissez Fichier> Options> Rechercher. Dans la zone Résultats, vous pouvez choisir d'inclure les résultats, en choisissant l'une des quatre options suivantes: Dossier actuel; le dossier actuel, la boîte aux lettres actuelle lors d'une recherche dans la boîte de réception; Boîte aux lettres actuelle ou Toutes les boîtes aux lettres. Sélectionnez l'option que vous souhaitez utiliser et cliquez sur OK. Cela deviendra alors la valeur par défaut pour les recherches Outlook, bien que vous puissiez bien sûr la modifier en effectuant une recherche par recherche en cas de besoin.

8. Décidez si vous souhaitez utiliser Quick Steps ou Rules

Les étapes et les règles rapides effectuent des tâches similaires, mais il existe un choix clair dans lequel utiliser dans quel but.

Des étapes rapides ont été introduites dans Outlook 2010 pour vous donner une méthode d'exécution rapide des tâches dans Outlook. Cependant, vous pourriez vous demander pourquoi vous utiliseriez une étape rapide plutôt qu'une règle? Les étapes rapides sont flexibles, vous pouvez donc choisir de les appliquer lorsque vous souhaitez les utiliser. Les règles sont moins flexibles et une fois configurées, elles sont appliquées automatiquement.

La réponse à laquelle vous devez utiliser dépend de votre tâche. Utilisez les règles, par exemple, lorsque vous pouvez identifier un message qui doit toujours être traité de manière spécifique à chaque fois. Vous utiliserez donc une règle si vous souhaitez déplacer tous les messages entrants de votre patron vers un dossier particulier. Une règle fonctionnera bien ici parce que les courriels de votre patron seront faciles à identifier par l'adresse électronique unique.

D'autre part, si vous stockez les communiqués de presse entrants dans un dossier spécial, cela peut être une tâche pour une étape rapide si vous Je ne sais pas à l'avance de qui ces emails proviendront. Sans un moyen d'identifier de manière unique un email contenant un communiqué de presse, vous ne pouvez pas écrire une règle pour traiter automatiquement le message. Toutefois, vous pouvez créer une étape rapide sur laquelle vous pouvez cliquer pour déplacer un message sélectionné vers un dossier spécifique. Quick Step ne peut pas identifier qu'un e-mail contienne un communiqué de presse - vous devez le faire - mais il accélérera le processus de déplacement de l'e-mail si vous décidez qu'il doit être déplacé. Vous pouvez créer des étapes et des règles rapides dans la zone Courrier d'Outlook à l'aide des outils de l'onglet Accueil.

9. Utiliser les Favoris

Faire de n'importe quel dossier un favori de sorte qu'il apparaisse en haut du volet Dossier et qu'il soit facile à trouver et à utiliser

Si vous avez quelques comptes email, votre dossier peut devenir encombré de dossiers Il est fastidieux de naviguer pour trouver les dossiers que vous utilisez le plus souvent. Vous pouvez simplifier la recherche de ces dossiers si vous les ajoutez en tant que favoris. Les favoris apparaissent en haut de la liste des dossiers lorsque vous êtes dans le module Courrier

Si la zone Favoris n'apparaît pas, passez à Courrier et choisissez Affichage> Volet Dossier et cliquez pour activer Favoris.. Vous pouvez maintenant ajouter un dossier aux Favoris en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre Dossier et en choisissant Afficher dans les favoris. Vous pouvez même définir un dossier de recherche comme favori afin qu'il soit facile à trouver et à utiliser.

10. Comprendre les conséquences de l'utilisation d'IMAP

Si votre service de messagerie utilise le protocole IMAP, certaines fonctionnalités d'Outlook ne seront pas disponibles, y compris le marquage détaillé des messages

Si votre compte email utilise le protocole IMAP, certaines fonctions communes ne seront pas disponibles. Travailler dans Outlook 2013. Ce sera un problème pour un nombre croissant d'utilisateurs, car IMAP vous permet d'accéder à vos courriels depuis n'importe quel appareil. Des services comme Hotmail et Gmail, par exemple, utilisent IMAP pour le courrier électronique.

Lorsque vous utilisez le courrier électronique IMAP, vous ne pouvez plus télécharger uniquement les en-têtes des messages et décider à partir de là quels messages télécharger. Au lieu de cela, maintenant tous les emails sont téléchargés automatiquement. En outre, avec IMAP, vous ne pouvez pas ajouter d'indicateurs détaillés aux messages. Les drapeaux sont activés ou désactivés et ne peuvent pas être définis pour signifier différentes choses. Vous ne pourrez pas non plus allouer de messages aux catégories, à l'exception des messages du compte Hotmail.