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Cela peut être un cauchemar pour le stockage: Compte tenu de l'expansion des exigences réglementaires et du rôle clé que jouent désormais les dossiers électroniques dans les poursuites, certaines entreprises économisent toutes les données dont elles disposent. Pour évaluer la demande de stockage, IDC indique que la quantité totale de stockage sur disque expédiée l'année dernière a augmenté de 40,5% par rapport à 2007.
Bien sûr, les supports de stockage sont de moins en moins chers. Le coût d'un gigaoctet de stockage sur disque a chuté de plus de 27% entre 2007 et 2008, selon IDC. Mais avec les besoins de stockage des entreprises moyennes en croissance rapide, garder tout pour toujours peut créer des défis de gestion à long terme et conduire à des maux de tête quand quelque chose doit être trouvé. Les analystes, les avocats et les vendeurs disent que les entreprises feraient mieux de se débarrasser de certaines données - mais de le faire judicieusement.
«De plus en plus d'entreprises sont conscientes du fait que nous ne pouvons pas continuer à stocker. Laisser les magasins de données à croissance rapide s'accumuler année après année n'est pas viable, dit-il. Les entreprises qui enregistrent tout sont souvent celles qui ne sont pas sûres de ce qui doit être sauvegardé ou supprimé, ajoute-t-il - un signe qu'elles se préparent à des problèmes.
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En plus du prix des disques, bandes, réseaux et gestion, empiler trop de données peut revenir hanter une entreprise en cas de procès. Selon Andrew Cohen, vice-président de l'e-discovery et de la conformité chez EMC, il peut coûter 1 million de dollars pour trouver et compiler les données demandées dans «e-discovery», le processus de collecte de données électroniques. Étudié ce dilemme recommandent une variété d'étapes pour s'assurer que l'entreprise n'épargne pas trop ou ne se met pas en danger en supprimant incorrectement l'information.Le problème du stockage de données
Chaque entreprise doit sauvegarder des informations à ses propres fins, telles que la mémoire institutionnelle, la recherche et l'analyse des transactions, etc. De plus, les réglementations telles que la loi Sarbanes-Oxley et la loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance santé (HIPAA) exigent que les entreprises sauvegardent certains types de contenu pendant une période prescrite. Et de plus en plus de telles réglementations sont en cours, note Brian Babineau, analyste chez Enterprise Strategy Group. "Si vous êtes en affaires, vous allez être réglementé d'une manière ou d'une autre", dit-il.
Mais stocker des informations vous met en péril: les demandes de découverte électronique dans les procès exposent la gestion des données et des données d'une société à un examen minutieux. Plus vous stockez, plus ils peuvent demander, augmentant les chances de résultats dommageables. Mais si vos politiques de stockage et de suppression des informations ne sont pas rigoureuses et cohérentes, vous pouvez perdre le bénéfice du doute devant les tribunaux pour savoir pourquoi certaines informations ne sont pas disponibles. Dans certains cas, la réglementation vous dit ce que vous devez faire, ils vous disent juste le minimum que vous devez faire ou, dans le cas des Règles Fédérales de Procédure Civile, fournissent des directives pour prendre des décisions de stockage mais ne les prescrivent pas.
Certaines entreprises qui ont dû se conformer à la réglementation des données pendant de nombreuses années avoir des départements spécialisés dans la gestion des documents, qui ont commencé avec des feuilles de papier déposées. Parce que les lois ont tendance à être compliquées et varient d'un pays à l'autre, ces experts ont souvent un épais manuel d'exigences pour différents types de données, qui ne peuvent pas être facilement traduits en un ensemble de procédures par le département informatique. l'analyse du stockage, pas la technologie ou les procédures de stockage
La première étape consiste à déterminer quelles données doivent être conservées, puis quels sont les moyens de les conserver. L'informatique peut jouer un rôle clé en utilisant un logiciel d'analyse de données, explique Babineau. Des sociétés telles qu'Exterro, Vivisimo, Autonomy et Digital Reef vendent des logiciels qui permettent d'identifier les données d'une entreprise et la manière dont ses employés utilisent généralement ces données. Cette information peut aider à décider ce qui devrait être recueilli et conservé, à la fois pour des raisons juridiques et corporatives.
Selon Andrew Reichman, analyste chez Forrester Research, les départements informatiques peuvent et doivent peaufiner leurs politiques de rétention afin de minimiser le volume de stockage. Par exemple, il est possible de segmenter la population d'utilisateurs en catégories telles que les cadres, les employés du back-office et les personnes qui s'occupent de la propriété intellectuelle de l'entreprise, et de traiter différemment leurs e-mails. Mais cela doit être fait avec une politique précise et cohérente pour être juridiquement défendable, dit-il.
"Plus vous pouvez séparer la petite partie de données qui est vraiment sensible du reste des données qui ne sont pas sensibles, les coûts »
Ce processus peut être difficile parce que les deux groupes parlent essentiellement des langues différentes. Les administrateurs informatiques ont tendance à regarder un peu de données en fonction de l'application ou du service auquel ils sont associés, tandis que les responsables des enregistrements peuvent y réfléchir en termes de propriété intellectuelle ou d'autres concepts. Les amener à travailler ensemble est un défi organisationnel que certains ont résolu en fusionnant les groupes, tandis que d'autres sociétés ont des experts en enregistrements qui conseillent simplement l'équipe informatique, explique Villars d'IDC.
La sauvegarde et l'archivage ne doivent pas être confondus Les équipes se sont réunies pour élaborer des politiques, c'est une bonne idée de séparer la sauvegarde de l'archivage, dit Babineau d'ESG. Le but de la sauvegarde est de faire une copie de tout, afin que l'entreprise puisse se remettre sur pied après une perte de données inattendue. «Nous avons transformé cela en« C'est un excellent moyen de sauvegarder des données », dit-il.
Un système de sauvegarde n'a pas le contrôle granulaire nécessaire pour sauvegarder certains types d'informations pendant une courte période et d'autres plus longtemps, il dit. Par exemple, si un enregistrement d'entreprise doit être sauvegardé pendant sept ans, le mauvais endroit pour l'enregistrer est sur une bande de sauvegarde avec 55 000 autres fichiers.
"Si vous voulez enregistrer le dossier d'affaires pendant sept ans, vous avez pour sauver les 55 000 fichiers pendant sept ans, "dit Babineau. Et l'utilisation de processus de sauvegarde séparés pour les types de données avec différentes exigences de rétention est coûteuse et compliquée, ajoute-t-il.
L'archivage ne doit être utilisé que pour conserver sélectivement des informations pour des périodes spécifiques. Séparé de la sauvegarde et fait avec des outils spécialisés, le processus fonctionne plus facilement et empêche d'économiser trop ou trop peu d'informations, dit Babineau. IBM, Symantec et d'autres offrent des applications distinctes qui analysent les données pour la sauvegarde et l'archivage en fonction des politiques, et CommVault offre un outil unique qui peut séparer les candidats pour la sauvegarde et l'archivage. Le défi de la découverte électronique est difficile La perspective de la découverte électronique peut présenter un problème plus difficile à résoudre. La découverte électronique implique une partie dans un procès cherchant des dossiers électroniques de l'autre au sujet de n'importe quel nombre de choses qu'elle croit être pertinentes à l'affaire. En règle générale, la plus grande partie d'une demande de découverte électronique est un courriel impliquant des employés qui peuvent être liés au dossier, mais la demande peut aussi inclure des documents de traitement de texte, du code source ou d'autres types de données. pour la découverte électronique chez Orrick Harrington & Sutcliffe
Dès qu'une entreprise peut raisonnablement anticiper qu'elle sera poursuivie, elle a l'obligation de conserver tous les dossiers impliquant des personnes ou des projets liés aux allégations de la plainte. Cela signifie que toutes les purges de ces données doivent cesser, même si elles sont routinières et automatiques, dit Curtis.
Pourquoi? Parce que si le plaignant cherche des informations par e-discovery et apprend qu'elles ont été purgées après la date où cela n'aurait pas dû être le cas, cela peut entraîner des complications qui augmentent inutilement le coût des litiges ou même nuire au dossier de l'entreprise.
La peur de ce genre de scénario est ce qui pousse certaines organisations à sauvegarder toutes leurs données. Mais ce n'est pas nécessairement une bonne idée, disent Curtis et d'autres. Si tout est sauvegardé, trouver les pièces pertinentes devient plus difficile et plus cher.
En règle générale, les tribunaux ne désapprouvent pas la suppression de documents si cela a été fait selon une politique et un calendrier bien établis - et si la compagnie n'avait aucune raison de penser qu'elle serait poursuivie pour quelque chose en rapport avec ces documents. "La loi et les tribunaux reconnaissent un refuge pour la destruction des documents selon des politiques bien établies tant que la société n'a pas été impliqué dans ou anticiper des litiges", dit Curtis. Cependant, cette politique doit être précise et suivie pour la lettre, ajoute-t-elle. Si l'on demande au service informatique à quelle fréquence il purge l'ancien e-mail de quelqu'un, «les généralisations ne suffisent pas», dit-elle. "Ça doit être exact." Selon elle, les entreprises qui ont tendance à être souvent poursuivies, comme les sociétés de services financiers, doivent élaborer leurs politiques de rétention en coopération avec les avocats de la société.
La découverte électronique est le meilleur moyen de tenir bon à des données, en respectant les réglementations et en les purgeant progressivement, tout peut être brisé, déclare Cohen d'EMC. Par exemple, une entreprise peut avoir un cycle de purge de trois ans pour se conformer aux lois qui exigent trois ans de rétention. Si une action en justice est intentée et que certains documents doivent être détenus légalement - ce qui dure indéfiniment - une entreprise doit être en mesure de les séparer du reste afin de pouvoir poursuivre sa politique de purge. «Si vous ne pouvez pas séparer ce qui est en attente légale, vous ne serez jamais à trois ans», dit Cohen.
Tous les principaux fournisseurs d'archivage offrent des outils qui promettent de gérer cette ségrégation afin que vous puissiez continuer à purger l'information non soumise à e-découverte. Ils ne sont pas infaillibles, mais la plupart peuvent vérifier leur propre travail, dit Babineau d'ESG. Par exemple, un administrateur peut exécuter l'analyse plus d'une fois et le logiciel fournira un rapport sur les écarts entre les résultats
Comment penser au matériel et au logiciel de stockage
Une fois que les entreprises ont trouvé leur sauvegarde, leur rétention et les stratégies et politiques de découverte électronique, ils peuvent commencer à étudier les produits, dit Tim Stammers, analyste d'Ovum. En faisant ces évaluations de produits, ils devraient d'abord savoir à quelle vitesse leurs propres besoins de stockage augmentent réellement. En outre, ils doivent garder à l'esprit que les prix de stockage sont en baisse, il est donc peu logique d'acheter plus qu'ils n'en ont actuellement besoin.
Ils devraient également envisager une stratégie de déduplication des données qui élimine les éléments communs des documents. de nombreuses copies et peuvent considérablement réduire la quantité de capacité dont ils ont besoin, note Stammers. Et ils devraient envisager des solutions de rechange au stockage interne, comme le stockage en nuage, qui pourraient être plus économiques. M. Stammers souligne que les disques seront moins chers au fil du temps, mais pas les employés internes.
Les entreprises qui n'ont pas réfléchi à ces questions ou qui ont examiné leurs politiques de rétention peuvent faire les mauvais choix et mettre fin Selon M. Babineau, investir dans plus de stockage qu'il n'en faut,
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