De l'utilisation du logiciel libre à l'achat d'un PC remis à neuf, vous disposez de nombreuses façons d'économiser de l'argent Dans cette économie troublée.

Que votre entreprise ne compte que deux ou deux cents personnes, ces conseils peuvent vous aider à réduire vos coûts, économiser de l'argent et vous permettre de vous concentrer sur ce qui est vraiment important: le résultat net.

1. Utilisez l'Open Source et le Logiciel Libre

Voyons les choses en face: lorsque vous essayez de maintenir votre activité à flot, vous pouvez avoir besoin de beaucoup d'argent pour un logiciel standard, par exemple avoir une cavité vide sans Novocain. Heureusement, les logiciels gratuits et bon marché peuvent être une agréable surprise en termes de robustesse et de fonctionnalité.

Bien que n'étant pas aussi perfectionné que la suite Microsoft Office (mais pas autant de mémoire ou de ressources), OpenOffice.org est un logiciel gratuit, alternative open-source avec une suite complète d'applications pour le traitement de texte, les tableurs, les présentations et les bases de données compatibles avec Microsoft Office. Bien que les applications OpenOffice vous permettent de faire presque tout ce que vous pouvez faire dans Microsoft Office, l'interopérabilité entre les deux suites n'est pas transparente. Par exemple, si vous utilisez la fonctionnalité Suivi des modifications de Word, il peut s'avérer difficile de supprimer ou de modifier ultérieurement vos modifications lorsque vous utilisez le document dans OpenOffice et vice versa.

Google Docs est une autre alternative viable et gratuite à Microsoft Office-- et n'a aucun logiciel à télécharger ou à installer. Bien que Microsoft Office ou OpenOffice ne soient pas aussi complets, ses fonctionnalités de base et son interface rationalisée sont tout ce dont vous aurez besoin.

La création de fichiers PDF peut être cruciale pour les entreprises, mais dépenser 450 $ sur Acrobat Professional d'Adobe n'est pas indispensable.. CutePDF est un programme gratuit qui exporte simplement des fichiers au format PDF. Il suffit de le télécharger et de l'installer. à partir du fichier cible, choisissez

Fichier • Imprimer, et sélectionnez CutePDF dans le menu de l'imprimante. (Si vous utilisez OpenOffice ou Google Docs, vous n'avez même pas besoin d'installer CutePDF - les deux vous permettent d'exporter directement au format PDF.) 2. Télétravail

Gartner Research prévoit qu'en 2009, plus de 25% de la main-d'œuvre américaine télétravaillera. Le télétravail vous permet d'économiser sur les frais de gaz, mais vous pouvez aussi rester productif lorsque vous travaillez à la maison, grâce aux outils qui facilitent la connexion et la collaboration (presque comme si vous étiez au bureau).

Les wikis simplifient pour publier du texte ou des documents afin qu'un groupe puisse faire des commentaires ou des modifications. Certains wikis sont gratuits et publics, tandis que d'autres sont plus axés sur l'entreprise, avec des fonctionnalités de sécurité plus robustes. PBwiki propose trois saveurs: Business, Académique et Personnel. Le site comprend des outils d'édition WSIWYG, un espace de stockage, un cryptage SSL, des notifications automatiques par e-mail ou RSS, et des contrôles d'accès. Il offre également des prix raisonnables pour les entreprises - il est gratuit pour un à trois utilisateurs, 8 $ par mois pour 4 à 99 utilisateurs et 6 $ par mois pour 1 000 à 4 utilisateurs.

Le logiciel Google Docs précité est également un télétravailleur. convivial, offrant un moyen abordable et facile de partager des fichiers (et de garder un œil sur les changements). Une fois que vous avez créé un fichier dans Google Docs, il vous suffit d'inviter d'autres personnes à collaborer en ligne. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez exporter le fichier vers Word, Excel, PDF ou PowerPoint.

Si vous vous inquiétez à l'idée de configurer un VPN (réseau privé virtuel), des services comme LogMeIn Hamachi peuvent être votre ticket à l'accès VPN distant sans maux de tête. LogMeIn Hamachi promet une configuration facile en utilisant la technologie peer-to-peer pour permettre aux employés hors site d'accéder aux fichiers. Le service fonctionne au sein de votre pare-feu et ne coûte que 5 $ par mois pour une licence utilisateur.

Si votre entreprise n'a pas et n'a pas besoin d'un serveur centralisé, Central Desktop est un moyen de partager des documents en ligne installer. Le site permet aux grands ou petits groupes de partager facilement des fichiers, de suivre les utilisateurs qui ont extrait les fichiers (ou les ont modifiés) et de configurer des bureaux séparés pour plusieurs groupes d'utilisateurs.

Le plan gratuit vous donne 25 Mo d'espace et prend en charge deux espaces de travail avec cinq utilisateurs chacun. Le forfait le moins payé est de 25 $ par mois pour trois espaces de travail, 10 utilisateurs chacun, et 500 Mo de stockage de fichiers. À l'extrémité supérieure, 249 $ par mois vous permet d'obtenir 100 espaces de travail, 100 utilisateurs internes (employés) et 100 utilisateurs externes (fournisseurs, clients ou partenaires), 25 Go de stockage et une personnalisation de la marque. Des frais supplémentaires entraînent des réunions Web et de sécurité supplémentaires.

Pour plus de conseils et d'études de cas, consultez le Guide des ressources en matière de télétravail de PC World.

3. Tenir des réunions en ligne

Pourquoi voler pour voir un client lorsque vous pouvez organiser une réunion dans le cyberespace? En utilisant un logiciel de vidéoconférence gratuit, tel que Skype, vous n'avez besoin que d'une Webcam, d'un PC et d'une connexion Internet, ce qui permet d'économiser de l'argent non seulement sur les frais de déplacement, mais aussi sur de longues distances. Skype laisse tomber les appels parfois et peut être staticky, alors tenez quelques réunions avant de laisser tomber votre ligne fixe complètement.

Si vous souhaitez passer à un service de conférence Web plus robuste, WebEx de Cisco vous permet de partager des documents, prend en charge jusqu'à

GoToMeeting est une autre solution qui offre la VoIP, prend en charge des réunions avec jusqu'à 15 participants, et vous permet de faire des présentations, de collaborer ou de fournir une formation à partir de votre bureau, économisant de l'argent sur vos déplacements les coûts et l'espace de réunion. Qui ne veut pas faire de présentations en pyjamas?

Pour les plus aventureux, Second Life vous permet de créer un avatar gratuitement et de rencontrer «in-world», de faire des présentations vidéo et de tenir des réunions virtuelles ou des sessions de formation. Vous pouvez également acheter des bureaux dans Second Life si vous souhaitez mettre en place un lieu plus permanent où les employés peuvent se rencontrer et collaborer.

4. Acheter du matériel remis à neuf

Tout en ouvrant une boîte contenant un nouvel ordinateur brillant est un plaisir sans pareil, sauver votre entreprise est une seconde étroite. L'achat de matériel remis à neuf (presque neuf) est une excellente façon d'obtenir un marché.

Si vous avez un œil sur une marque d'ordinateur spécifique, rendez-vous sur le site de ce fabricant pour trouver des offres sur les systèmes remis à neuf. Mais notez que chaque fournisseur définit remis à neuf un peu différemment. Par exemple, Dell vend trois types d'ordinateurs remis à neuf, qui ont tous été testés et restaurés selon les spécifications d'usine: Certified Refurbished inclut les ordinateurs portables et de bureau qui ont été retournés à Dell et peuvent présenter des imperfections ou imperfections cosmétiques mineures; Auparavant, Ordered New signifie un PC qui a été livré neuf, mais le client a décidé de retourner le système sans même le démarrer; Les produits Scratch et Dent peuvent sembler un peu plus usés à l'extérieur, mais ils fonctionnent toujours bien et ne contiennent pas de rayures sur le repose-mains ou l'écran.

Le magasin Dell Outlet vous permet de rechercher des ordinateurs de bureau Dell remis à neuf, accessoires, et ordinateurs portables par gamme de prix; la plupart des articles coûtent jusqu'à 35% en dessous du prix de détail. Par exemple, un ordinateur portable Inspiron 1720 remis à neuf certifié Flamingo Pink avec un processeur Intel Core 2 Duo, un écran LCD de 17 pouces et un disque dur SATA de 120 Go se vendait 879 $ sur le site Dell Outlet. Le prix dépend du fait que l'article a des égratignures et des bosses, s'il a été commandé neuf et d'autres facteurs. Et si vous n'êtes pas satisfait de votre achat, vous pouvez retourner les produits dans les 21 jours suivant la date d'expédition, moins les frais de restockage si le produit n'est pas défectueux.

Si vous êtes un passionné de Mac, Apple vend des produits remis à neuf à travers son magasin en ligne. Mais ne vous attendez pas à d'énormes économies - certains des nouveaux produits ne sont que 200 $ de moins que le prix de détail. Cependant, dans certains cas, vous pouvez économiser beaucoup plus. Un récent regard sur l'Apple Store a révélé un MacBook Air reconditionné (avec un processeur Intel Core 2 Duo cadencé à 1,6 GHz, un écran large brillant de 13,3 pouces, 2 Go de mémoire, un disque dur PATA 80 Go et un iSight intégré caméra) cotée à 1499 $, contre 1799 $ au détail. Un iMac reconditionné (avec un processeur Intel Core 2 Extreme cadencé à 2,8 GHz, un écran large brillant de 24 pouces, 2 Go de mémoire, un disque dur de 500 Go et un appareil photo intégré iSight) se situait à 1599 $ contre 2299 $ au détail.

Les produits reconditionnés d'Apple sont couverts par une garantie d'un an et vous pouvez également acheter une garantie prolongée. Les produits remis à neuf d'Apple sont «d'occasion», mais le site d'Apple prétend que chaque article subit un «processus de rénovation rigoureux avant d'être mis en vente». Certains produits ont été retournés, tandis que d'autres ont été ramenés en raison de problèmes techniques. Pour lire la liste complète des tests et des qualifications remis à neuf, visitez le site d'Apple.

Amazon.com dispose d'une longue liste de revendeurs d'ordinateurs remis à neuf, et les évaluations du vendeur du site vous permettent de savoir immédiatement de quel type vous avez affaire. Les vendeurs signalent également l'état de l'équipement avec un système de notation: bon, comme neuf, remis à neuf, etc. En vertu de la garantie A-Z Safe Buying d'Amazon, les vendeurs vous permettront de retourner les articles s'ils sont défectueux.

eBay offre également une multitude d'offres. En tant qu'acheteur, vous saurez immédiatement si le vendeur est ombragé ou de bonne réputation en fonction des avis des utilisateurs. Recherchez un vendeur avec une grande quantité de commentaires positifs, au moins 95 pour cent. Assurez-vous de passer en revue les commentaires des acheteurs pour voir les commentaires avant de plonger et enchérir. À l'instar d'Amazon, eBay soutient les acheteurs, et la communauté lancera n'importe qui s'ils ne sont pas au niveau.

Les systèmes remis à neuf ne sont pas sous garantie, et le vendeur peut vous les vendre «tels quels». Cela peut être un cauchemar si, disons, le système d'exploitation est simplement installé sur un nouveau disque dur et le lecteur est coincé dans l'ordinateur. Assurez-vous de poser des questions au vendeur avant d'acheter.

5. Réduire les coûts d'impression

Selon GreenBiz.com, vous n'avez pas à dépenser de l'argent pour être vert. Vous pouvez économiser sur les coûts papier si vous photocopiez simplement des pages recto verso ou si vous utilisez un papier à en-tête obsolète pour les notes de service internes. Si votre bureau distribue actuellement des notes de service aux employés, essayez plutôt de placer les notes dans un endroit central (comme un tableau près du refroidisseur d'eau) où les gens se rassemblent normalement et le verront.

Une autre astuce pour économiser de l'argent le mode brouillon de votre imprimante pour réduire la consommation d'encre et remplacer les cartouches moins souvent. Le mode brouillon est beaucoup plus rapide et utilise moins d'encre. Lorsque vous imprimez des e-mails et des pages Web, vérifiez l'option "imprimante conviviale".

Les cartouches d'impression couleur coûtent généralement plus cher, donc l'impression en niveaux de gris utilisant uniquement la cartouche noire peut vous faire économiser de l'argent. souvent.

Si vous imprimez rarement, mais que votre encre est presque vide, c'est peut-être parce que votre imprimante nettoie automatiquement les têtes d'impression. Pour éviter cela, imprimez régulièrement (au moins une fois par semaine) pour éviter l'accumulation d'encre.

Regardez la vidéo de PC World, "Comment économiser sur l'impression", pour plus d'idées.

6. Externaliser le travail

Beaucoup d'entreprises manquent d'un professionnel de l'informatique à temps plein ou ont une personne très surtaxée qui gère le réseau et les systèmes. Ou peut-être avez-vous un projet Web à terminer ou un simple communiqué de presse que vous aimeriez écrire, mais vous n'avez pas le personnel.

Plutôt que d'embaucher un chasseur de têtes (dont les frais peuvent atteindre 10 à 40 p. ou une agence d'intérim, utilisez l'un des nombreux sites indépendants qui traitent toutes sortes de fonctions et ne coûtent pas un centime. eLance.com est une sorte de marché indépendant où les entrepreneurs publient des curriculum vitae, des portefeuilles, des références et des détails sur leur travail. Les employeurs peuvent afficher des offres d'emploi ou inviter des pigistes à soumissionner directement. eLance teste les pigistes sur le site dans leurs domaines de compétence donnés pour certifier leurs compétences et permet aux clients de poster des commentaires une fois les travaux terminés.

Guru.com est un service similaire qui vous permet de rechercher parmi une liste de freelances disponibles par catégorie, recevoir des offres, récompense le travail, affiche les portefeuilles et paie le travail une fois terminé. Chaque professionnel est évalué par les anciens employeurs et classé en fonction des commentaires. Le site offre un large éventail de catégories d'emplois - juridique, programmation, marketing, CAO, photographie - et est gratuit pour les employeurs.

7. Utiliser le logiciel de virtualisation

Le logiciel de virtualisation offre de nombreux avantages en matière de réduction des coûts, tels que la consolidation des serveurs et la réduction du temps de sauvegarde et de récupération.

Norme industrielle Les offres de VMware couvrent toute la gamme, depuis les suites pour la gestion de grands centres de données jusqu'à VMware Workstation pour l'exécution de plusieurs systèmes d'exploitation sur un seul ordinateur. En utilisant VMware, vous pouvez tester de nouveaux systèmes d'exploitation ou essayer de nouveaux logiciels sans risque. VMware Player est disponible gratuitement, vous permettant d'importer des images de sauvegarde ou de partager des données.

Microsoft Virtual Server gratuit et Virtual PC (recherche sur microsoft.com) vous permettent de tester la virtualisation et d'essayer l'outil de virtualisation Silverlight de la société.

Parallels est l'une des solutions Mac les plus connues. Le logiciel Parallels fonctionne sur les hôtes Windows et Linux, ainsi que sur les Mac avec son produit Parallels Desktop pour Mac. (VMware a fait de même et propose désormais une application Mac.) Parallels propose des packages de virtualisation pour postes de travail, serveurs et systèmes d'automatisation avec des tarifs plus abordables que VMware.

Si vous préférez utiliser Open Source, FreeVPS une alternative viable au logiciel commercial énuméré ci-dessus. Comme avec certains autres logiciels open-source, FreeVPS ne fournit pas de support officiel, mais une documentation complète est disponible sur le site Web.

Bien que l'économie soit incertaine, une combinaison de logiciels libres, de services gratuits et un peu de de savoir-faire peut aider toute entreprise à maîtriser les coûts technologiques.