Gagnez du temps et de l'argent avec les outils de réunion en ligne

Si vous êtes comme moi, vous détestez probablement assister à des réunions d'affaires. Mais un certain nombre d'outils utiles sur Internet ont été créés pour aider les groupes de travail à planifier et les gérer plus efficacement. Tous les outils fonctionnent dans les navigateurs Web les plus populaires, et la plupart d'entre eux sont disponibles gratuitement ou pour des frais mensuels relativement bas. Le défi consiste à comprendre quel outil convient à une situation particulière, car toutes les réunions ne sont pas tenues dans les mêmes circonstances.

Synchroniser plusieurs calendriers

Les situations les plus courantes sont certainement celles où vous voulez synchroniser un calendrier commun, tel que entre le PDA de quelqu'un et son bureau Microsoft Outlook, ou entre le calendrier d'un boss et celui d'un assistant. De nombreux services peuvent faciliter le partage des calendriers entre les membres de l'équipe de travail (ou même entre les membres de la famille ou les amis). Google Calendar et Yahoo Calendar offrent tous deux une synchronisation gratuite de l'agenda, et de nombreux autres produits, dont Calgoo's Connect, Apple MobileMe et iTunes pour ses ordinateurs et iPhones, NuevaSync et SugarSync, fonctionnent avec les deux services. BusySync et Spanning Sync peuvent également synchroniser les calendriers iCal d'Apple avec Google Agenda.

Mais ces services de synchronisation ne fonctionnent pas toujours correctement. Une partie du problème réside dans le fait que la plupart des produits de calendrier et d'ordonnancement en ligne utilisent le courrier électronique pour la notification des événements et des invitations, et qu'il est difficile pour les différents programmes de calendrier de reconnaître ou d'agir de manière cohérente. Un autre problème est que si vous recevez un e-mail du programme de calendrier avec une URL intégrée, le service antispam de votre entreprise peut le bloquer. Et dans une autre situation, deux personnes sur deux serveurs Microsoft Exchange différents peuvent souhaiter planifier une réunion commune: il est possible de connecter les deux calendriers Exchange pour qu'ils se synchronisent avec le même compte Google Agenda, mais cela peut être délicat. Une solution possible pour ce dernier problème est d'utiliser MailShadow de Cemaphore pour Google Apps pour synchroniser les serveurs Exchange avec Google Agenda; le logiciel coûte 60 $ par compte e-mail par an.

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Google Calendar et Yahoo Calendar sont très utiles pour envoyer des rappels par e-mail réunions à une collection d'adresses. Tant que vous avez entré les bonnes adresses, cette fonction fonctionne bien

Laisser les clients configurer les rendez-vous

Le tableau de bord de TimeDriver vous montre l'état de vos différents rendez-vous.

Et si vous voulez vos clients ou d'autres personnes pas employé par votre entreprise pour réserver votre temps directement? Il y a très longtemps, les secrétaires des rendez-vous étaient chargés du calendrier du patron et fixaient les heures de réunion avec un crayon et du papier. Vous pouvez désormais diriger les clients et les collègues externes vers des sites Web de planification de rendez-vous en libre-service, tels que HourTown ou TimeDriver. Ces sites peuvent afficher les heures de disponibilité de vos collaborateurs, ainsi que le temps restant disponible pour les rendez-vous. Ils envoient également des notifications par e-mail, et ils ne nécessitent pas de logiciel spécial au-delà d'un navigateur Web pour confirmer le rendez-vous. Vous pouvez facilement ajuster l'horaire lorsque vous sortez de la ville ou que vous n'êtes pas disponible. Les deux services sont disponibles pour un coût raisonnable: TimeDriver a un essai gratuit de 90 jours et est 30 $ par année par la suite; HourTown propose trois plans différents, dont un gratuit qui permet deux réservations mensuelles:

Configurer un rendez-vous commun ou un horaire décalé

Sur SetMeeting, il est relativement facile d'organiser une réunion entre participants de différentes entreprises.

Que diriez-vous d'une situation où vous souhaitez organiser un rendez-vous commun pour des personnes provenant de différentes entreprises? Un organisateur de réunion peut envoyer une notification par courrier électronique avec une série d'heures d'ouverture possibles, et demander à chaque participant de cocher les heures qui lui conviennent. Mais si vous avez déjà essayé d'organiser ce type de réunion, vous savez à quelle vitesse vous pouvez être enterré sous toutes les réponses par e-mail.

Les services gratuits SetMeeting.com (de Meeting Agent) et Doodle sont utiles à cet égard. La plus grande faiblesse de SetMeeting.com est qu'une fois que vous lancez le processus, il ne vous permet pas de changer l'emplacement de la réunion sans annuler et recommencer à zéro. Doodle, qui est moins sophistiqué et a moins de fonctionnalités, est vraiment plus un outil d'interrogation pour vous aider à trouver un moment commun; mais vous pouvez le trouver intéressant si c'est tout ce que vous voulez faire.

Schedulefly a même une application Facebook, donc vous pouvez y intégrer votre calendrier de travail.

Une autre situation pourrait impliquer, disons, un grand nombre de travailleurs postés ou bénévoles dont vous souhaitez coordonner les heures disponibles. Bien que ce ne soit pas vraiment un problème de planification de rendez-vous, cela peut être une tâche fastidieuse si vous tentez de l'aborder manuellement ou si vous tentez de faire des arrangements par le biais d'un grand nombre de courriels de va-et-vient. Les services payants Schedulefly et Shiftboard sont conçus à cette fin. Le premier a été développé pour les employés de restaurant, tandis que le second a été construit à l'origine pour le marché de la santé. Les deux ont depuis élargi leur objectif, et peuvent fonctionner dans n'importe quel navigateur Web. Schedulefly commence à 20 $ par mois pour un maximum de 19 utilisateurs; Shiftboard commence à 50 $ par mois pour cinq connexions uniques. Les frais augmentent pour les groupes plus importants. Schedulefly dispose également d'un plug-in Facebook pour vous permettre de coordonner et d'annoncer les heures de déplacement.

Envoyer des alertes de voyage aux collègues éloignés

La page principale de Tripit montre vos prochains voyages et voyage près de votre ville

Un service plutôt inhabituel est celui offert par Tripit.com. L'idée derrière le site Web est pour vous d'afficher vos arrangements de voyage et d'utiliser ses fonctionnalités de réseautage social pour dire à vos associés et amis quand vos voyages vous mènera à leur quartier, ou pour savoir quand ils seront dans votre coin de pays. Bien sûr, mettre en place cela signifie envoyer plus d'invitations à un autre réseau social, et faire en sorte que le plus de gens possible (ou du moins ceux que vous voulez voir en face à face) pour rejoindre votre cercle Tripit. Mais une fois que vous avez votre réseau d'amis, les notifier de votre voyage est relativement facile: vous transférez simplement la confirmation par e-mail de votre réservation de ligne aérienne ou d'hôtel à une adresse spéciale ([email protected]), et le site analysera automatiquement les informations contenues dans la confirmation, déterminer qui voyage et afficher votre itinéraire de voyage sur votre réseau. Le service est également gratuit et peut s'intégrer à votre réseau LinkedIn afin que vous n'ayez pas à assembler votre réseau de notification à partir de zéro.

Comme vous pouvez le voir, toutes sortes de services Web peuvent vous aider à planifier coordonnez vos réunions en personne plus efficacement. Maintenant, si seulement quelqu'un développait un service qui pourrait informer tout le monde que vous avez 10 minutes de retard pour vos rendez-vous!