Passer de evernote à google tenir des notes et des documents: mon expérience

Le mois dernier, j'ai écrit un article détaillé expliquant pourquoi j'avais déplacé toutes mes données et tous mes fichiers de Dropbox vers Google Drive. Cela fait partie de mes efforts continus pour tout transférer sur une plate-forme unique. Mon idée est d'utiliser moins d'applications et d'extensions / add-ons en faveur de la cohérence, de l'uniformité et d'une meilleure intégration entre les plates-formes et l'interface utilisateur.

Aujourd'hui, je vais partager mon expérience de passage d'Evernote à Google Keep (maintenant appelé Keep Notes) et à Docs. Pourquoi j'ai choisi Google? La plupart des produits Google sont gratuits ou moins chers que ceux de la concurrence. En outre, Google prend en charge presque toutes les principales plates-formes.

J'étais un grand fan de l'application de calendrier Sunrise avant que Microsoft l'achète et l'éteigne. J'ai utilisé l'application Newton pour les courriels et maintenant, elle est en train de fermer aussi. Le destin d’Evernote est également en jeu, car la société a déjà perdu ses directeurs techniques et son directeur financier et, selon les rumeurs, serait en chute libre, sans croissance ces derniers mois.

Dans un tel scénario, il est logique d’agir rapidement et de passer à un ensemble de solutions de rechange fiables. C'est comme ça que j'ai commencé.

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1. Evernote to Google Keep

Bien qu'Evernote offre la possibilité de voir tous vos cahiers et notes clairement dans la barre latérale, Google Keep adopte une approche différente.

Keep offre une interface simple. Cependant, il n'y a pas de cahier ou de système de hiérarchie de fichiers dans celui-ci. Au lieu de cela, vous devez créer des notes qui peuvent être codées par couleur pour une meilleure présentation et organisation.

J'ai toujours apprécié les applications visuellement attrayantes et j'étais heureuse d'apprendre que je pouvais maintenant attribuer une couleur à chaque note. La recherche d'informations sur un projet ou un sujet particulier est beaucoup plus rapide.

J'aime aussi l'idée que je peux convertir Conserver dans Google Documents à partir de l'interface.

Google Keep s'appuie sur des balises et sur la puissante fonctionnalité de recherche de Google pour vous aider à trouver ce que vous recherchez dans vos notes. Si vous recherchez une structure de dossiers pour donner un sens à vos notes et à vos idées, vous devrez consulter Google Documents, mais vous en saurez plus à ce sujet plus tard.

Keep permet à plusieurs utilisateurs de collaborer gratuitement sur une seule note, contrairement à Evernote. Pour cela, vous avez besoin du plan Evernote's Plus. Je peux maintenant inviter des amis à contribuer à une liste de toutes les activités auxquelles nous pouvons participer lors de nos voyages en voiture.

Evernote m'a permis d'annoter des images à la volée. Dans Google Keep, je peux dessiner. Que ce soit un nouveau billet vierge ou un existant avec une photo, je peux être créatif ici.

Qu'en est-il des utilisateurs professionnels qui utilisent le chat et la présentation au travail d'Evernote? Je pense que les Hangouts fonctionneront parfaitement dans ces situations. Vous pouvez l'utiliser pour discuter en direct ou par vidéoconférence avec des réunions. Au lieu d'utiliser des cahiers et des notes, vous allez maintenant utiliser des dossiers et des fichiers dans Drive et des notes dans Conserver.

Sur mon bureau Windows, j’utilisais des notes autocollantes pour créer de courtes notes que je pourrais supprimer plus tard, dans quelques jours. Aucune fonctionnalité de synchronisation n'était disponible. Google Keep l'a également remplacé.

J'ai tendance à oublier les choses que je suis censé faire quand je suis dehors. Keep m'aide à les noter rapidement. J'ai créé une note pour obtenir des cartes de visite imprimées dans un magasin d'imprimerie local et ajouté un rappel d'emplacement. Lorsque je serai dans les environs, Keep me le rappellera. Avec Evernote, je ne pouvais créer que des rappels basés sur l'heure.

Les listes de Keep on brille sur Evernote. Dans Conserver, lorsque je crée une liste avec plusieurs éléments et que je les coche comme il se doit, chaque entrée se place au bas de la liste. Lorsque j'ai commencé à taper un élément, Keep m'a rappelé qu'il figurait déjà sur la liste et m'a aidé à éviter les doublons. Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses applications telles que Todoist.

Un excellent exemple d'utilisation de listes consiste à créer une note de liste de courses pour votre maison et à la partager avec votre conjoint. Il est facile d’acheter de l’épicerie et de cocher des articles. Mon seul reproche est que je ne reçois pas de notification lorsque quelque chose est coché dans la liste.

Evernote et Keep me permettent tous les deux de saisir des idées de capture tout en utilisant du texte, des images et la voix. En parlant de voix, Keep fait mieux que Evernote ici. Tous les mémos vocaux seront convertis en texte et enregistrés dans la même note pour une lecture ultérieure.

Keep's Shortcomings

Ce n'est pas tout soleil cependant. Ce que je n’aime pas chez Keep, c’est la façon dont il traite les notes et les listes séparément. Une note peut être une liste avec des cases à cocher ou une note avec du texte, une image et une voix. Ce ne peut pas être un mélange des deux. C'est frustrant.

Bien que Notes soit puissant et étonnant, il n’intègre pas Google Agenda. Google Docs le fait, alors pourquoi ne pas conserver Google? J'ai envoyé un tweet à l'équipe, qui m'a demandé de soumettre une demande de fonctionnalité. Google dispose également d'une application de tâches qui n'intègre pas Keep.

Sur le plan positif, j'ai pu l'installer sur chaque appareil que je possède, à la différence d'Evernote où, dans mon compte gratuit, j'étais limité à 2 appareils.

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#Remarque

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En tant que produit Google, Keep suggérera automatiquement des phrases lorsque vous commencerez à taper, et si l'entrée est déjà dans votre liste, cela vous rappellera la même chose. Vous pouvez ensuite le décocher.

Keep ne prend pas en charge le texte enrichi, ce qui signifie que je ne peux utiliser aucun repère visuel gras, italique ou autre pour m'aider à organiser mes pensées dans une note, comme je l'ai fait dans Evernote.

Une fois, j’ai créé une très longue note, pensant qu’il serait facile de rechercher du texte à l’intérieur, mais je me suis trompé. Bien qu'il existe une fonctionnalité de recherche pour rechercher du texte dans les notes, il n'y a aucun moyen de rechercher dans une note.

Au cours de mes recherches, j'ai constaté qu'il existe une limite d'étiquettes de 99 dans Keep. Cela peut être si contraignant si vous utilisez Keep depuis longtemps. La bonne nouvelle est que la limite fixée précédemment pour l'étiquette était de 50 et semble avoir été augmentée récemment. Au fur et à mesure que la popularité de l'outil augmentera, Google reviendra peut-être sur sa décision. D'autre part, Evernote autorise jusqu'à 100 000 tags!

Evernote a aussi quelques défauts. En tant qu'utilisateur gratuit, j'ai découvert que je ne pouvais pas ajouter plusieurs images dans une seule note à cause d'une limite de 25 Mo / note.

Voici une liste complète de toutes les limites, en termes de compte, pour Evernote. Google doit faire une liste similaire.

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2. Evernote vers Google Documents

Honnêtement, la fonctionnalité de cahier d’Evernote me manquera, mais j’ai trouvé une solution: Google Docs. Dans Google Drive, j'ai pu créer des sous-dossiers dans des dossiers pour stocker mes documents et mes fichiers. Maintenant, je peux utiliser Drive et Docs pour imiter la fonction d’archivage d’Evernote.

Bien qu'Evernote me permette de ne connaître que deux niveaux de profondeur avec la structure de leurs dossiers, il n’ya pas de limite à la profondeur avec laquelle je peux accéder aux dossiers de Google Drive.

Je suis encore en train de transférer des notes, mais voici à quoi cela ressemble pour le moment. Cela prendra une meilleure forme avec le temps. Je le fais un à la fois, mais il existe des moyens d’automatiser le processus. Plus sur cela plus tard.

Google Drive me permet également de rechercher gratuitement à l'intérieur des documents et des fichiers PDF. Drive et Evernote prennent en charge l’OCR, et vous n’avez pas besoin de payer l’ancien comme vous le faites pour Evernote.

J'utilise Docs comme un classeur pour stocker des notes et des pièces jointes à plus long terme. En attendant, j'utilise Google Keep pour les notes à court terme que je supprime souvent. Garder est préférable pour le texte, les images et les notes audio.

Il est facile de convertir un Google Doc en Keep et vice versa. Utile pour les moments où je souhaite conserver une note de manière permanente. Cette fonctionnalité est manquante pour les versions iOS de ces applications. Je ne sais pas pourquoi iOS a été exclu car de nombreuses applications Google sont disponibles sur cette plate-forme.

Evernote fonctionne comme un classeur. Keep et Docs vous permettent d'obtenir des résultats similaires à l'aide de l'extension Save to Google Drive. En utilisant cela, vous pouvez couper des pages Web au format HTML ou PDF. Comme Evernote, Google prend en charge l’OCR et peut également rechercher du texte dans les images.

Les pages Web dont je n'ai besoin que pour référence rapide, je l'enregistre sous Continuer à utiliser cette extension Chrome.

Google Documents prend également en charge le texte enrichi qui fait cruellement défaut dans Keep. Vous pouvez créer des liens vers d'autres documents et fichiers dans Drive, de la même manière que vous liez d'autres notes / cahiers dans Evernote, mais cette opération n'est pas possible avec Keep. Cela rend Docs encore plus indispensable.

Je dois admettre que l'utilisation d'une combinaison de Google Docs et de Keep peut parfois me mettre à jour. La recherche Google fonctionne séparément dans Drive et Keep. En effet, Keep ne fait pas partie de Google Drive. Cependant, des applications telles que les diapositives et les feuilles font partie de Drive et créent un lien vers Conserver, ce qui peut être pratique pour les tableaux et les présentations.

Bien que je ne sois pas satisfait de cet arrangement, Keep est gratuit et vient avec un stockage illimité non compté pour votre stockage gratuit de 15 Go sur Google. Consultez notre guide de stockage Google Drive pour savoir ce qui compte et ce qui ne l’est pas.

3. Comment transférer

C’est le plus gros problème que j’ai rencontré jusqu’à présent. Il n’existe aucun moyen d’importer directement des notes et des pièces jointes d’Evernote à Conserver. Je vous demande à tous d’ouvrir Conservez et utilisez l’option de commentaires pour soumettre une demande de fonctionnalité Evernote to Keep. Vous ne pouvez le faire que sur la version Web, pas sur votre ordinateur de bureau ou votre application mobile.

Il y a quelques solutions de contournement dont je parlerai ci-dessous. Voir lequel correspond à vos besoins.

Cloud HQ propose un service gratuit qui sauvegarde gratuitement toutes vos notes Evernote sur Google Drive. Ils créeront un fichier HTML pour chaque note. Nous savons déjà que Drive intègre Keep.

Vous pouvez maintenant créer des notes dans Keep from Docs. La dernière partie peut être un processus fastidieux, mais c’est la seule alternative disponible pour le moment.

La deuxième option consiste à tout copier manuellement, une note à la fois. C’est ce que je suis en train de faire car cela me donne plus de contrôle sur tous les aspects du processus et me permet de faire du ménage.

J'ai supprimé d'anciennes notes, même des cahiers entiers, dont je n'avais plus besoin. Au cours du processus de transfert manuel, qui prenait beaucoup de temps, je suis tombé sur des notes essentielles oubliées depuis longtemps, mais essentielles, avec des fragments d'informations dont je ne me souvenais même pas.

Evernote vers Google Keep & Docs

J'ai plus de 1000 notes dans Evernote, mais je n'ai plus besoin de plus de la moitié d'entre elles. Le processus de transfert de notes d'Evernote vers Docs et Keep prendra du temps, mais cela consolidera davantage mes données et j'aurai deux emplacements de moins pour rechercher des idées, des notes et des fichiers.

La combinaison de Google Documents et de Keep peut remplacer Evernote et même une application de liste de tâches, mais au prix de moins de fonctionnalités. La question est donc de quoi avez-vous besoin? Plus de fonctionnalités et plus d'applications avec des fichiers et des données dispersés sur le Web?

Ou pouvez-vous faire avec moins de fonctionnalités offrant des applications mais plus de stabilité, une cohérence sur toutes les plateformes et une meilleure intégration? Bien sûr, vous devrez peut-être couper les coins ronds quelque part, et c'est à vous de décider lesquels vous allez couper.

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