Conférence accessibilite FUN-MOOC /Sciences Po / MFP projet Eiffela
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Microsoft Office est l`une des suites de productivité les plus populaires disponibles aujourd`hui. Une caractéristique moins connue de ses documents est que chaque fois que vous créez, ouvrez ou enregistrez un document dans Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, le document stocke des informations supplémentaires, appelées Métadonnées , sans vos informations. Ces informations sont destinées à diverses raisons, telles que l`amélioration de l`édition, de la visualisation, du classement et de la récupération des documents Office
Gestion des métadonnées des documents Office
Voici une liste des métadonnées pouvant être stockées dans vos documents:
- Votre nom
- Vos initiales
- Le nom de votre entreprise ou organisation
- Le nom de votre ordinateur
- Le nom du serveur réseau ou du disque dur sur lequel vous avez enregistré le document
- Révisions du document
- Versions du document
- Noms des auteurs du document précédent
- Informations sur le modèle
- Texte ou cellules masqués
- Vues personnalisées
- Autres propriétés de fichier et informations récapitulatives
- Parties non visibles des objets OLE incorporés
- Commentaires
La plupart de ces métadonnées sont facilement accessibles et tout ce que vous avez à faire est d`ouvrir le programme Office. Mais il existe d`autres métadonnées qui ne sont accessibles que lorsque vous prenez des mesures spéciales comme ouvrir un document dans un éditeur de fichier binaire de bas niveau.
Bien que ces métadonnées Office aient des utilisations, pour augmenter le niveau de sécurité dans votre environnement informatique, Protégez l`identité dans des documents juridiques ou pour d`autres raisons, vous ne voudrez peut-être pas sauvegarder ces métadonnées, ou si elles sont sauvegardées, vous voudrez peut-être les supprimer.
Pour supprimer manuellement ces métadonnées, vous devez le faire, aller aux options Outils> Menu et Sécurité ou Informations utilisateur. Ou vous devrez peut-être aller dans Fichier> Propriétés et ouvrir les onglets Résumé, Statistiques, Contenu et Personnalisé Mais cela est trop fastidieux
Microsoft Office Document Inspector
Les programmes Office 2010 et ultérieurs incluent un Inspecteur de document qui permet aux utilisateurs de voir facilement les métadonnées des documents et de les supprimer. Cela a rendu les choses plus faciles. l`Inspecteur de document vous permet d`examiner facilement des documents pour des informations personnelles ou sensibles, des phrases de texte ou d`autres contenus de document. Pour ouvrir l`inspecteur de document, cliquez sur l`onglet BackstageButton> Info> Rechercher les problèmes> Inspecter le document
Metadata Cleaner
Document Metadata Cleaner est un logiciel gratuit qui analyse les documents Word, Excel et PowerPoint et supprime les documents cachés et sensibles. Word, Excel et PowerPoint Informations sur les métadonnées de documents, facilement et rapidement! Il vous permet de nettoyer un ou plusieurs documents à la fois
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Vous pouvez télécharger Metadata Cleaner
Il existe un autre outil appelé Extraction de métadonnées qui peut extraire automatiquement les métadonnées liées à la conservation des fichiers pris en charge et produire ces métadonnées dans un format standard (XML) pour les activités de préservation. Mais il ne supprime pas les métadonnées.
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