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Faites en sorte que les services de télécopie Internet fonctionnent pour vous

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Anonim

Je déteste les fax. Quand j'avais un télécopieur dans mon bureau, j'arrivais le matin et je voyais l'accumulation de menus de restaurants, de produits d'assurance et d'autres déchets qui arrivaient pendant la nuit. De plus, je manquais toujours de papier spécial ou les cartouches d'encre se dessèchent parce que je l'utiliserais si rarement. Il y a un meilleur moyen, et je veux revoir vos options avec la façon dont vous pouvez connecter votre courriel à vos besoins de télécopie.

L'idée est simple: le fournisseur de service de télécopie Internet maintient votre télécopieur et assigne tout ce qui entre en votre "numéro" dans votre boîte mail. Pour les télécopies sortantes, vous pouvez soit envoyer une adresse e-mail spéciale, soit fournir un utilitaire Web ou Windows spécial qui peut envoyer la télécopie via Internet. Il n'y a pas de problème, pas de problème et pas besoin de fax.

J'aime la télécopie par Internet car elle présente plusieurs avantages par rapport aux fax ordinaires. Tout d'abord, vous pouvez utiliser des numéros de fax privés, afin que personne d'autre dans votre bureau ne puisse voir vos communications. Rappelez-vous quand le mémo confidentiel de quelqu'un a été partagé autour du refroidisseur d'eau parce qu'il se trouvait sur le télécopieur? Ces jours sont terminés, car la télécopie ne doit jamais être imprimée et peut être visionnée sur votre PC.

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Deuxièmement, quand vous êtes sur la route et ne le faites pas Si vous voulez partager vos fax avec les employés de votre hôtel, la télécopie par Internet est très logique. Comme le fax est dirigé vers votre boîte de réception, vous n'avez pas à vous soucier de l'endroit où vous vous trouvez.

Alors, si vous êtes prêt à commencer, jetez un œil à ma table comparant les différents services de fax Internet. Avant de choisir votre fournisseur, répondez aux questions suivantes:

Premièrement, de combien de fax avez-vous besoin? Chaque plan a des limites sur le nombre de pages envoyées et reçues, et il est important de séparer vos exigences télécopies sortantes. Évidemment, assortissez le plan avec la quantité dont vous avez besoin. Certains de ces services sont plus appropriés pour des utilisations plus légères, d'autres pour des volumes plus élevés.

L'un de ces documents reçus vous demande-t-il de les signer et de les faxer? Si oui, cela serait plus logique pour avoir un télécopieur bas de gamme ou une imprimante multifonction dont la fonction de télécopie est l'une de ses fonctions dans cette situation. Si la plupart de vos télécopies provient d'un document sur votre PC, vous pouvez utiliser les outils de télécopie sortants des fournisseurs de services.

Avez-vous besoin d'un logiciel de visualisation spécial lorsque vous recevez une télécopie? Certains services ont uniquement Windows versions; certains ne nécessitent rien au-delà d'un navigateur Web. Par exemple, j'utilise gratuitement eFax, qui vous attribue un numéro de fax aléatoire et convient à l'utilisateur occasionnel (moins de 20 pages par mois). Le plan gratuit nécessite la visionneuse eFax pour voir vos fax. Si vous accumulez plus d'argent pour l'un des plans payants, vous n'avez pas besoin du spectateur. Un autre service, uReach.com, ne nécessite pas de visionneuse pour l'un de ses plans.

Voulez-vous un numéro de fax dans une autre ville? Les services offrent tous une grande flexibilité dans les numéros de téléphone qu'ils distribuer pour vous. Si vous avez des clients dans un endroit différent, vous pouvez obtenir un numéro de fax local, si cela est important.

Avez-vous besoin d'un numéro de fax gratuit? Pour certaines entreprises, c'est important ne voudrait pas encourager les fax indésirables, il y a des raisons d'avoir des numéros de fax sans frais entrants. Certains de ces services sont offerts en supplément, tandis que Docuharbor.com inclut un numéro sans frais dans tous ses plans.

David Strom est un ancien rédacteur en chef de Network Computing, de Tom's Hardware.com et de DigitalLanding..com et un consultant réseau indépendant, blogueur, podcasteur et conférencier professionnel basé à St. Louis. Il peut être contacté à [email protected].