Conservez des onglets sur vos documents juridiques

Le tableau de bord principal de Mumboe montre les tâches à venir et celles qui sont en retard, ainsi que leurs échéances. Des icônes proéminentes vous permettent de créer, d'afficher ou de trouver un accord que vous avez stocké dans la base de données en ligne de Mumboe

Un nouveau service appelé Mumboe extrait les documents légaux des classeurs poussiéreux et les place dans une base de données en ligne sécurisée et interrogeable. Il peut aider une entreprise à créer et à suivre à la fois ses accords juridiques et les délais ou autres informations clés qui s'y rapportent.

Mumboe est une alternative Web aux logiciels de bureautique pour la gestion de documents, comme Docsvault. D'autres services en ligne, tels que Microsoft Office Live Small Business, permettent de stocker et de suivre les documents. Mumboe, cependant, est particulièrement adapté à la gestion d'une série d'accords juridiques car il permet également de suivre les tâches et les données importantes, telles que la date d'expiration du contrat.

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Je soupçonne que le fait même que ce soit un service en ligne dissuade certains utilisateurs potentiels. Certains avocats, par exemple, ne confieraient des documents sensibles à aucune base de données sur Internet, quelle que soit la sécurité. Mais, en supposant que vous choisissiez un mot de passe fort, la transmission en ligne de vos documents devrait être bien protégée par le cryptage 256 bits du service

Comment fonctionne Mumboe

Après avoir créé un compte utilisateur, connectez-vous à Mumboe via votre navigateur Web pour trouver une interface utilisateur simple mais élégante. Le tableau de bord principal montre les tâches à venir et en retard, ainsi que leurs échéances. Vous trouverez également des icônes bien visibles qui vous permettent de créer, d'afficher ou de trouver un accord dans votre base de données en ligne.

Une barre de menus en haut vous permet d'accéder en un clic aux accords, tâches et contacts. Mumboe vous permet de créer différents types de contrats, tels qu'un contrat de location ou un accord de non-divulgation, en utilisant des modèles Microsoft Word que vous pouvez télécharger sur Mumboe.com, puis personnaliser dans Word ou tout autre Application compatible Word La principale valeur du service, cependant, réside dans sa capacité à suivre les accords légaux.

Accords de suivi dans Mumboe

Vous pouvez télécharger des accords avec Mumboe au format.doc (Word), PDF ou TIFF. Une fois le document entré dans la base de données, l'accès à celui-ci peut être partagé avec les autres utilisateurs que vous autorisez. Le service prend en charge plusieurs façons de rechercher un accord, par exemple le nom des parties à l'accord ou le renouvellement du contrat et les dates d'expiration.

Mumboe met également à votre disposition une base de données pour le suivi des principales dispositions de ces documents. les paiements requis, les numéros de commande et le territoire couvert. Il suit également les événements, tels que les nouvelles versions de l'accord. À l'heure actuelle, vous devez remplir manuellement la plupart des champs de base de données applicables à chaque contrat, mais Mumboe prévoit automatiser davantage de données dans les révisions futures.

Intégration au service de gestion de la relation client Salesforce.com est prévu plus tard cette année. que vous serez en mesure de lier les données Mumboe à la base de données de Salesforce.com

Qui a besoin d'un suivi légal des accords?

Mumboe s'adresse à un éventail d'entreprises - petites à grandes entreprises - qui doivent rester proches onglets sur leurs accords juridiques. Le service pourrait s'avérer utile tant pour les conseillers juridiques internes que pour les conseillers juridiques externes qui doivent examiner les ébauches d'ententes et garder un œil sur les contrats existants d'une entreprise.

Mumboe est actuellement en phase de test bêta. Le service complet débutera le 20 mars avec trois versions. Mumboe Express est gratuit et inclut le stockage jusqu'à dix accords (50 Mo) et l'accès partagé pour trois utilisateurs maximum.

Mumboe Standard comprend le stockage pour 250 accords (500 Mo) et coûte 24 $ par utilisateur et par mois, sans limite sur le nombre d'utilisateurs. Pro peut stocker jusqu'à 1000 accords (2 Go) pour 48 $ par utilisateur et par mois. Les entreprises qui ont besoin de plus de 2 Go de stockage doivent contacter Mumboe pour un prix d'entreprise.

En supposant que vous ayez besoin de plus que ce qu'offre l'édition Express gratuite, Mumboe coûtera plus cher qu'un classeur, le référentiel traditionnel des accords légaux. Cependant, de nombreuses organisations devraient trouver que la capacité de partager des documents, suivre l'historique des révisions, et garder un œil sur les délais vaut la peine de payer.

Richard Morochove est un consultant en informatique et écrivain. Envoyez-lui des questions sur l'utilisation de la technologie dans votre entreprise connectée de petite et moyenne taille

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