Comment suivre les dépenses et le budget de votre téléphone à l'aide de Google Docs

Garder une trace des dépenses et s'en tenir à un budget peut être une épreuve fastidieuse. Nous collectons habituellement les reçus et rencontrons des centaines de personnes avant de les parcourir. Peut-être que vous en avez eu marre et que vous avez fini par cesser de les garder. Ce n’est pas une bonne pratique, mais c’est normalement ce qui résulte de la gêne physique et de la confusion inhérente au suivi de tous ces achats.

Mais comment garder une trace de ces dépenses sans une copie physique des reçus? C'est extrêmement facile avec Google Forms. Vous pouvez créer un formulaire décrivant ce que vous verriez normalement sur un reçu et enregistrer dans vos livres. Inclure des questions sur le formulaire comme ce que l'achat était pour et son prix. Utilisez ce formulaire à partir de votre smartphone juste après avoir effectué un achat. Les résultats du formulaire seront ensuite envoyés à une feuille de calcul que vous pourrez consulter sur votre ordinateur à la maison.

En plus de la belle présentation des transactions, vous pouvez configurer la feuille de calcul pour afficher combien d’argent il vous reste dans votre compte bancaire (ou en espèces). Particulièrement utile pour les étudiants, entre autres, qui s'inquiètent toujours de perdre leur budget par le biais de dépenses imprudentes avant de le savoir.

, nous allons d’abord vous montrer comment créer un formulaire Google pour soumettre rapidement vos dépenses. Nous montrerons ensuite comment calculer votre solde disponible, puis le publierons sous la forme d'une simple page Web, facilement accessible via le navigateur de n'importe quel téléphone mobile. Enfin, nous parlerons de la publication d’un graphique du solde disponible.

Commençons.

1. Créer un formulaire Google

Ouvrez votre compte Google Drive et sélectionnez Créer> Formulaire dans le menu.

Entrez un titre de formulaire et sélectionnez un thème avant d'appuyer sur OK.

Nous allons faire ce formulaire simplement avec quelques questions. Ceux-ci peuvent être personnalisés comme bon vous semble. Nous utiliserons une question de prix avec un champ de texte comme type de question. Cela nous permettra d'entrer le montant que nous voulons.

Un prix est inutile sans une catégorie de ce que l'achat a été pour. Créez un nouveau champ répondant à une question à choix multiples comprenant des catégories communes telles que essence, factures, épicerie, etc.

Cliquez sur Afficher le formulaire en direct dans le menu du haut pour voir le formulaire tel quel.

Le nôtre a l’air très simple mais peut même inclure des images ou d’autres questions. Enfin, copiez l'URL du formulaire en direct et envoyez-le à votre smartphone. Assurez-vous de le marquer ici pour un accès rapide et facile en cas de besoin.

À côté du bouton Afficher le formulaire en direct se trouve une option de réponse. Sélectionnez cette option pour recevoir un nouveau nom de feuille de calcul. Entrez un nouveau nom et appuyez sur Créer.

Utilisez votre nouveau formulaire pour saisir un exemple de prix en tant que dépense d’ essence.

Nous pouvons maintenant voir et publier les résultats. Voyons comment le faire.

Astuce intéressante: consultez notre article sur l'activation des notifications par courrier électronique pour les feuilles de Google Docs. Dans ce cas aussi, cela peut être utile si vous avez l’intention de partager votre feuille de dépenses avec quelqu'un.

2. Afficher et publier le résultat du formulaire

Pour afficher les résultats, entrez le formulaire et appuyez sur Afficher les réponses pour ouvrir la nouvelle feuille de calcul.

La soumission de formulaire ci-dessus est maintenant classée à l'endroit approprié.

Étant donné qu’une seule catégorie a été renseignée et que nous souhaitons qu’elles soient toutes présentes avant d’aller de l’avant, entrez un montant nul (0) pour chaque catégorie. Assurez-vous de le faire à partir de la page de formulaire en direct.

Sur le côté de la page, une fois toutes les entrées de catégorie vierges complétées, entrez les informations suivantes, comme dans la capture d'écran ci-dessous.

Le montant pour commencer devrait avoir combien d'argent vous avez actuellement à dépenser. Le deuxième champ pour le total des achats comprendra une formule permettant de calculer ces transactions par rapport à notre montant initial. Le troisième et dernier champ intitulé Montant à dépenser sera le montant disponible après les prix soumis (déductions).

Pour la formule de calcul du total des achats, entrez simplement = SUM (cellule: cellule) . Remplacez la cellule de mots par la catégorie que vous avez pour le prix. La nôtre est la colonne B.

Passons maintenant à la dernière cellule du montant à dépenser, soustrayez la cellule du montant total acheté du montant en dollars initial.

Le résultat final sera toujours une cellule mise à jour sur combien d'argent nous devons dépenser. Prenez note de la cellule. Le nôtre est F5.

Allez dans Fichier> Publier sur le Web.

Choisissez la feuille appropriée dans la première section, puis cliquez sur Démarrer la publication. Sélectionnez ensuite la même feuille dans la section inférieure et entrez la cellule contenant la valeur Montant à dépenser. Comme le nôtre était F5, nous allons le saisir dans le champ de texte. Cela garantira que seule cette cellule est publiée, ce qui est tout ce qui est nécessaire pour afficher l'argent disponible à dépenser.

Enregistrez l'URL en bas avec une commande de copie habituelle et envoyez-la sur votre téléphone via un courrier électronique afin de créer des favoris. Cela facilitera grandement la visualisation lors de vos déplacements.

Le résultat est simplement une cellule comme celle-ci, visible dans n’importe quel navigateur:

Toute modification apportée à partir du formulaire apportera une modification ultérieure à la feuille de calcul Google. Ceci sera alors automatiquement publié sur la page Web, mettant ainsi à jour la page que vous avez enregistrée sur votre téléphone. Vous pouvez maintenant créer des relevés de dépenses et consulter votre trésorerie disponible à tout moment. Tout ce que vous avez à faire est de visiter cette page sur le navigateur de votre smartphone.

3. Publier un tableau des dépenses

Au lieu de consulter votre solde disponible, vous pouvez également créer un graphique des résultats pour afficher un graphique indiquant où va votre argent. Pour cet exemple, la catégorie doit être placée avant la colonne de prix du formulaire. Par exemple, déplacez la question de catégorie au-dessus de la question de prix pour commencer.

À présent, dans la feuille de calcul des réponses, accédez à Insertion > Graphique pour et utilisez les colonnes comme plages de données. Sélectionnez également Utiliser la ligne 1 comme en-tête.

Maintenant, choisissez un graphique approprié comme le graphique à secteurs.

Mettez à jour les détails du graphique à l’aide du bouton Mettre à jour, puis sélectionnez sur le graphique Déplacer vers une feuille propre.

Revenez dans Fichier> Publier sur le Web. Cette fois, choisissez l'onglet du graphique dans la partie inférieure pour pouvoir obtenir un lien vers le graphique sous la forme d'une page Web.

Copiez le lien résultant en bas et utilisez-le à partir de n'importe quel navigateur pour afficher une vue par catégorie mise à jour indiquant où vont vos dépenses.

Conclusion

Vous voyez, il est très facile de soumettre votre transaction lors de vos déplacements sur une feuille de calcul sans avoir à ouvrir votre compte Google ni même à proximité d'un ordinateur. Non seulement cela, vous pouvez facilement obtenir un solde à jour de votre compte. Il suffit de ne pas partager le lien du document avec qui que ce soit. ????