Comment verrouiller les données dans vos applications

Vos applications de bureau quotidiennes stockent plus d'informations cachées dans les documents que vous créez et travaillez que vous ne le pensez. Voici comment vous assurer que vous ne rendez pas les données publiques qui devraient rester confidentielles

Données cachées dans vos documents

L'outil de suppression des données cachées de Microsoft tient son nom des documents Office plus anciens.

Pourquoi devriez-vous vous en soucier? Scénario:

Vous êtes le comptable d'une société dont le conseil d'administration vous a demandé de fournir un résumé des dépenses et des revenus - une tâche cela vous oblige à collaborer avec plusieurs personnes. Le brouillon de votre rapport - écrit en Microsoft Word - change de main pendant plusieurs jours alors que plusieurs participants insèrent des notes, des questions et peut-être même quelques impolitiques. [Plus d'informations: Comment supprimer les logiciels malveillants sur votre PC Windows]

Vous nettoyez le document avant de le soumettre au tableau, mais le commentaire "Attendent-ils vraiment que les gens achètent cette merde?" (avec le nom de la personne qui l'a ajouté et l'heure et la date de sa création) n'a pas disparu - il se cache simplement.

Parmi les types de métadonnées que les tableurs, les documents Word et les présentations PowerPoint peuvent conserver sous forme cachée (mais facilement identifiable) sont le nom et les initiales de n'importe qui qui a jamais écrit ou édité le document; données de modèle; révisions de documents; modifier les commentaires; le nom de votre ordinateur, la société dont le nom apparaît dans les informations de licence pour votre copie de Microsoft Office et le nom du disque dur ou du serveur sur lequel vous avez enregistré le document.

Informations intégrées telles que noms de serveur ou noms d'utilisateur - qui sont souvent recyclés en tant qu'identifiants - rendent le vol de données beaucoup plus facile pour un espion d'entreprise. Si vous ne voulez pas publier les détails du réseau interne de votre entreprise pour le monde entier, pourquoi donneriez-vous des morceaux de cette information intégrée dans les documents que vous produisez pour le Web? Certaines de ces informations sont facilement disponibles, tandis que l'extraction d'autres parties du document peut nécessiter l'utilisation d'éditeurs de fichiers de niveau binaire.

Correction:

Pour Office XP et 2003, vous pouvez télécharger l'outil Supprimer les données cachées de Microsoft. Pour les documents Office 2007, vous pouvez utiliser la commande Document Inspector pour afficher et (facultativement) supprimer les restes de métadonnées indésirables des fichiers Word, Excel et PowerPoint. Échec de la suppression

Pourquoi prendre soin de vous:

Permettre Scénario:

Les universitaires, les chercheurs médicaux et les tribunaux ont parfois besoin de publier des versions de leurs notes de recherche privées, des données ou des rapports destinés à la consommation publique. Lorsque ces documents contiennent des informations personnelles sensibles - noms, numéros de sécurité sociale, adresses et numéros de téléphone -, il est souvent plus facile de rédiger ou de couvrir ces parties du document que de réviser le fichier original. les barres noires qui couvrent les noms des personnes, les lieux et les dates dans les documents imprimés sont adéquates pour un rapport papier, mais les documents numériques sont une autre question. Il y a eu des cas très médiatisés dans lesquels des tiers ont facilement découvert des informations prétendument censurées parce que la personne qui travaillait avec le document ne savait pas que quiconque équipé de la version complète d'Adobe Acrobat peut supprimer une barre noire peinte sur un fichier PDF. Si vous devez publier des informations sans divulguer de détails sensibles, vous devez veiller à ce que les suppressions que vous effectuez soient irréversibles.

Correction:

La NASA dispose des instructions en ligne les plus claires pour expliquer le processus. Dans les documents Word, il est facile d'enregistrer une nouvelle copie du fichier que vous envisagez de rédiger: Assurez-vous que le mode Révisions est désactivé, puis tapez du texte sur le texte que vous devez rédiger. Pour supprimer le contenu des fichiers PDF, vous devez soit utiliser un plug-in tiers (tel que l'utilitaire Redax $ 249Appligant) soit couvrir le texte avec des barres noires dans le fichier PDF, convertir le PDF en image TIFF, puis reconvertir le fichier TIFF à un PDF. Le seul inconvénient est que les lecteurs perdent la possibilité de rechercher du texte dans un PDF qui a été converti de cette façon.