Comment rendre les employés de «travail à domicile» responsables - sans espionnage

Je suis un employé à temps partiel travaillant à la maison depuis des années maintenant. Et oui, je fais travailler. Beaucoup. Pourtant, j'entends des chuchotements de collègues qui se demandent si j'évite juste un trajet pour passer du temps de qualité avec mon linge. Et puis, il y a les mamans que je rencontre au parc pendant mes jours de repos - celles qui disent aimer «travailler à la maison» (avec des citations d'air) parce que «ça me donne tellement de temps libre».

me donner une mauvaise réputation. Mais ma plus grande préoccupation est de savoir si mon patron sait combien de travail je fais.

Travailler à la maison. Travailler à distance. Télétravail. Peu importe ce que vous appelez, travailler depuis n'importe où ailleurs que le bureau de votre entreprise a eu une mauvaise réputation ces derniers temps. Avec l'interdiction de la pratique par le PDG de Yahoo, Marissa Mayer, et la stricte limitation de la politique de télétravail par Best Buy, les nouvelles ont été négatives pour les managers et les employés qui dépendent de la flexibilité du télétravail.

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Les télétravailleurs et les patrons qui nous emploient, prennent le coeur. Aujourd'hui, le télétravail est plus facile que jamais, en grande partie grâce à une foule de produits gratuits et peu coûteux qui peuvent aider les employés distants à rester productifs, responsables et en contact. La plupart des outils sont si rentables et faciles à utiliser que même les plus petites des petites entreprises peuvent compter sur eux.

N'achetez pas la malbouffe

Les horaires de travail flexibles ont prospéré depuis l'avènement de l'Internet haute vitesse, et ils ont gagné plus de vapeur avec la montée du smartphone. Parfois, l'horaire consiste à laisser les employés sur place travailler à la maison un ou deux jours par semaine; Mais souvent, les entreprises embauchent des employés qui vivent dans des États éloignés et dans des fuseaux horaires différents. Malheureusement, la nouvelle politique de télétravail de Yahoo, qui devrait entrer en vigueur en juin, jette un mauvais éclairage sur ces arrangements.

La plupart des employés d'Ordr.in travaillent dans le même bureau, aux côtés d'entrepreneurs et de stagiaires. Le bon logiciel maintient le personnel distant dans la boucle et sur un pied d'égalité.

Mayer aurait pris la décision après avoir vérifié les journaux VPN de l'entreprise pour voir à quelle fréquence les employés distants se connectaient. L'excitation médiatique qui s'en est suivie a alimenté le feu pour ceux qui pensent que les employés qui travaillent à la maison ne font pas un travail honnête.

La mauvaise presse ne devrait toutefois pas mettre fin au télétravail pour tout le monde. Nous avons discuté avec plusieurs chefs de la direction, gestionnaires des ressources humaines et informaticiens de petites et moyennes entreprises pour savoir ce qu'ils font pour s'assurer que leurs travailleurs à distance travaillent effectivement. Toutes les personnes que nous avons interrogées sont d'accord: Prendre des dispositions pour les travailleurs à distance peut rendre les employeurs et les employés plus heureux. Les arrangements Work-From-Home peuvent également maximiser le temps sur l'horloge et économiser l'argent de tout le monde. Mieux encore, les entreprises peuvent surveiller le télétravail sans jamais vérifier un journal VPN.

«Dans une grande entreprise, le PDG est chargé de suivre les actions de dizaines de milliers d'employés, et la vérification des journaux VPN est une manière parfaitement rationnelle de Commençons ce processus », explique David Bloom, PDG de la start-up technologique Ordr.in, qui gère une équipe de cinq employés, dont l'un travaille à distance. "Mais si vous faites cela pour votre petite entreprise, vous avez déjà perdu. Vous avez perdu une certaine confiance. Dans une petite entreprise, le PDG devrait avoir des relations beaucoup plus personnelles et interactives avec ses employés. Vous devriez avoir un système en place pour savoir qu'ils font leur travail, sans regarder les journaux du serveur. "

Parler en face-à-face

Bloom dit qu'il compte beaucoup sur les conversations vidéo quotidiennes menées via le service de chat vidéo gratuit Google Hangouts. "Tout le monde se connecte pendant 15 minutes chaque matin, donc nous pouvons tous parler de ce que nous avons accompli et de ce sur quoi nous travaillons. Nous avons cinq employés, et quatre d'entre nous sont au même endroit, mais nous nous connectons tous séparément. Cela nous permet d'avoir une réunion en face-à-face où tout le monde est égal. Nous ne sommes pas tous les quatre assis au même endroit, notre collègue étant assis ailleurs. "

Arriver à ce système n'était pas facile, cependant. Bloom dit qu'il a essayé tous les jours des échanges de courriels, des réunions hebdomadaires et des rapports hebdomadaires du PDG et du directeur technique avant de réaliser qu'une réunion rapide, quotidienne, en face à face (quoique virtuellement) était la meilleure façon pour les employés d'Ordr.in de toucher base. En outre, Ordr.in utilise le logiciel de gestion des tâches Asana, qui est gratuit pour les équipes comptant jusqu'à 29 membres. Le logiciel fonctionne à 100 $ par mois pour les équipes de 30 à 50 membres et les prix augmentent.

GoToMeeting et une configuration à double écran aident Jess Tejani, directeur des finances et des opérations chez HiringThing, depuis chez elle dans la baie de San Francisco Area.

Josh Siler, le fondateur et directeur technique de HiringThing, qui crée des logiciels pour les entreprises cherchant à publier des offres en ligne, estime également que le contact virtuel est l'un des meilleurs outils pour gérer les employés distants. Il a fondé HiringThing en tant que société virtuelle dès le départ, et ses six employés vivent dans divers endroits de la côte ouest.

«Nous utilisons GoToMeeting pour la vidéoconférence trois fois par semaine», explique Siler. "Être capable de voir le visage de quelqu'un fait une grande différence." Et cela ne coûte pas cher: GoToMeeting, qui vous permet de réaliser des vidéoconférences haute définition que les participants peuvent rejoindre à partir d'un PC ou d'un appareil mobile, mois pour des réunions illimitées de jusqu'à 25 participants.

Siler dit que le bureau virtuel qu'il a créé à HiringThing a été efficace. Il note que la société dépend fortement de l'appel gratuit et de la vidéoconférence de Skype, ainsi que de l'outil de conversation 37 Signals 'Campfire, qui commence à 12 $ par mois pour un plan de base qui couvre 12 utilisateurs et offre 1 Go de stockage. HiringThing utilise également les applications Gmail et Agenda de Google pour les entreprises, qui commencent à 5 USD par utilisateur et par mois, et GitHub, qui propose des outils en ligne pour le développement de logiciels. GitHub est gratuit pour les utilisateurs open-source, et commence à 7 $ par mois pour tous les autres développeurs de logiciels.

Mais tout aussi important que les produits utilisés par HiringThing est la culture d'entreprise qui a émergé, dit Siler. "Nous sommes basés sur la confiance, et nous ne faisons pas de microgestion de nos employés. Nous jugeons tout le monde en fonction de leur production. N'importe qui peut rendre son emploi du temps flexible, tant qu'il respecte ses engagements envers ses collègues », dit-il. "Nos employés savent que leur performance est ce qui compte, et nous en parlons régulièrement."

Rassemblement au watercooler virtuel

Peter Kirwan, Jr., PDG et co-fondateur de Collexion, un site en ligne startup qui se prépare à lancer un site pour les collectionneurs, utilise également Skype - sur un téléviseur de 65 pouces - pour rester en contact avec les employés à distance, dans certains cas, à des milliers de kilomètres du siège de son entreprise à San Diego. Kirwan s'appuie également sur la messagerie et l'agenda Google Apps, le Google Drive gratuit pour le partage de fichiers, Skype et les outils de planification de projets en ligne de Smartsheet, disponibles à partir de 16 $ par mois. Lui et le co-fondateur de Collexion, Doug Taylor, conviennent que le wiki qu'ils utilisent, Atlassian's Confluence, disponible avec une licence Starter (pour dix utilisateurs ou moins) pour 10 $ par mois, est la clé de leur succès auprès des travailleurs distants. standup 'rencontre des utilisations de Skype et un téléviseur 65 pouces avec caméra intégrée pour garder les employés à distance et à l'interne sur la même page.

"Grâce aux réseaux sociaux, les gens deviennent plus efficaces pour exprimer de petites pensées en ligne, "Taylor dit. "Le wiki leur permet de s'exprimer de cette manière, et cela permet aux gens d'entendre la conversation et de la maintenir. Cela crée aussi une responsabilité, parce que nous savons quand quelqu'un a dit quelque chose s'il est écrit sur le wiki. "

Le logiciel de gestion des tâches d'Asana (le même programme utilisé chez Ordr.in.) est vital pour Collexion. assigner des tâches à d'autres, même le patron. "Cela peut être difficile pour certaines personnes, mais nous avons travaillé pour créer une culture d'en haut où il est possible d'envoyer une tâche à votre patron. Nous ne voulons pas que les gens envoient des courriels, nous voulons qu'ils envoient des tâches », dit Kirwan. Il ajoute que la capacité du programme à autoriser les commentaires sur les tâches permet de garder tout le monde responsable.

Créer la bonne atmosphère (virtuelle)

Bien que tous ces outils et produits puissent garder les employés distants connectés et responsables, tous ceux que nous avons interviewés pour cet article conviennent qu'aucun outil ne vaut beaucoup si votre entreprise n'a pas la bonne attitude et la bonne culture pour accueillir les employés à distance. Et certains ne comptent pas du tout sur la technologie.

"Je crois énormément au mouvement ROWE [Results Only Work Environment]. Il s'agit de traiter votre personnel comme des adultes et de leur permettre de gérer leur propre temps », explique Ben Eubanks, directeur des ressources humaines de Pinnacle Solutions, un fournisseur de services d'ingénierie et de formation de 70 personnes basé à Huntsville, en Alabama. En raison de son travail en tant qu'entrepreneur du gouvernement, Pinnacle Solutions gère actuellement plus d'employés situés à l'extérieur de son siège social, mais Eubanks dit que Pinnacle n'utilise pas de produits technologiques spécifiques pour s'assurer qu'ils font leur travail.

«Nous avons un processus d'embauche rigoureux et nous examinons rigoureusement les personnes qui répondent à nos valeurs fondamentales, que nous communiquons tôt et souvent. À quelques reprises, nous avons rencontré des gens qui ne peuvent pas gérer la liberté - des gens qui veulent se défiler au lieu de travailler. Mais nous pouvons dire quand ils ne respectent pas les délais, et nous commençons le processus pour trouver quelqu'un d'autre qui le peut », explique Eubanks. "Tout revient à nos valeurs fondamentales et à notre capacité à les communiquer."

La communication est la clé, que vous gériez une équipe de 2 ou de 222. Et vous pouvez trouver beaucoup de produits conçus pour vous aider à garder tout le monde tâche-sans vous forcer à jouer au taskmaster.