Comment tirer le meilleur parti des astuces d'Outlook

Beaucoup d'entre nous ont une relation amour-haine avec Outlook - oui nous le détestons parce que parfois il se bloque de façon inattendue, ou il faut trois à dix secondes supplémentaires pour faire quelque chose que nous n'attendions pas. Mais je crois que la plupart d'entre nous font comme Outlook et sa nature intuitive. Les applications de messagerie Web ne sont pas aussi riches et fluides qu'Outlook.

Outlook est probablement la première application que vous ouvrez lorsque vous entrez dans le bureau et la dernière application que vous fermez la nuit (si vous la fermez du tout). Voici mes 10 meilleures façons d'avoir une meilleure expérience avec Outlook. Je vais d'abord partager les cinq fondamentaux d'avoir une expérience impressionnante Outlook, puis partagerai plus de conseils avancés dans mon prochain message.

Faites glisser et déposez n'importe quoi

L'un des plus grands avantages d'Outlook est que vous pouvez pratiquement Glissez et déposez n'importe quel élément Outlook d'un dossier dans un autre. Faites glisser un e-mail dans votre dossier Contacts et Outlook créera le contact pour vous avec le prénom, le nom et l'adresse e-mail. Faites glisser un e-mail dans le dossier du calendrier et à nouveau, un rendez-vous est créé pour vous avec le corps de l'e-mail entré dans les notes du calendrier.

Clic droit Tout

En cas de doute et ne savez pas quoi faire Ensuite, dans Outlook, faites un clic droit sur un élément Outlook et le menu qui apparaît aura probablement la fonctionnalité que vous voulez. Faites un clic droit sur le nom dans une adresse e-mail et choisissez Ajouter à Outlook Contact et votre contact sera créé automatiquement. Faites un clic droit sur un élément du calendrier et vous pouvez l'imprimer et l'apporter avec vous lors de votre prochain rendez-vous

Ouvrir plusieurs fenêtres Outlook

Combien d'entre vous souhaiteraient avoir votre boîte de réception, votre calendrier et vos contacts ouverts tout le temps? Vous pouvez par un clic droit sur l'icône Calendrier ou le dossier Calendrier et choisissez "Ouvrir dans une nouvelle fenêtre" et un autre dossier d'Outlook s'ouvre. Faites de même en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône Contact et "Ouvrir dans une nouvelle fenêtre".

Cherchez Anything

Si vous êtes comme moi, attendre une seconde de plus pour trouver quelque chose est ennuyeux. L'une des meilleures fonctionnalités que j'aime dans Outlook 2007 est que vous pouvez rechercher des choses beaucoup plus rapidement. La recherche plus rapide elle-même vaut la mise à niveau si vous utilisez toujours une version antérieure à Outlook 2007. Il suffit de taper n'importe quel mot dans la boîte de recherche dans votre boîte de réception et ou tout dossier de courrier et Outlook va tout de suite vous trouver le bon email. Vous pouvez faire la même chose pour les contacts, le calendrier ou les tâches. Le champ de recherche est en haut à gauche et retournera très rapidement votre objet de recherche. Par exemple, dans vos dossiers Contact, tapez simplement New York et tous vos contacts qui ont New York dans leur adresse ou leurs notes apparaîtront.

Créer des dossiers supplémentaires de n'importe quoi

Beaucoup d'entre vous savent déjà créer des dossiers de courrier électronique supplémentaires en faisant un clic droit sur votre liste de dossiers et en choisissant Nouveau dossier. Saviez-vous que vous pouvez également créer d'autres types de dossiers, tels qu'un autre contact, un calendrier ou un dossier de tâches? Pour créer un autre dossier Contacts, il se peut que l'un ne contienne que des contacts personnels, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur un dossier et de choisir Nouveau dossier. Sous "Dossier Contient", choisissez Contact Items et sélectionnez où vous souhaitez que le nouveau dossier de contact soit stocké, et le dossier sera alors visible.

Voici les conseils fondamentaux pour avoir une expérience Outlook plus riche. Se familiariser avec ces fonctionnalités devrait permettre de réduire de nombreuses minutes supplémentaires que vous pouvez utiliser pour répondre à vos courriels. La prochaine fois, je couvrirai des fonctionnalités plus avancées qui pourraient vous aider à réduire la quantité d'e-mails dans votre boîte de réception.

James Wong est co-fondateur et PDG d'Avidian Technologies, fabricant de Prophet, le logiciel de CRM facile pour Outlook. James est un homme chevronné et fondateur de trois entreprises prospères, et un investisseur actif et un partisan du navire.