Bonus Excel : comment travailler à plusieurs simultanément sur le même fichier Excel
Table des matières:
La co-création en ligne est un service grâce auquel vous et vos collègues pouvez travailler sur le même document. Généralement, le document enregistre automatiquement et les modifications apportées par les autres co-auteurs sont visibles en quelques secondes. Cela facilite le travail sur les documents utilisant la technologie cloud. Microsoft Office 2016 a permis la collaboration en temps réel, une fonctionnalité qui semble avoir du succès sur le marché. Il a commencé par permettre la co-création sur la version de bureau de Word, et maintenant, la collaboration en direct a été l`axe majeur de Microsoft Office. La plupart des utilisateurs ont plutôt opté pour la co-création en ligne plutôt que de créer et de partager des documents via l`e-mail.
Co-Author et Collaborer dans Excel
Pour débuter avec la collaboration et la co-création d`équipe pouvez utiliser les étapes suivantes:
1] Assurez-vous d`avoir une version à jour de l`abonnement Windows et Office 365. Vous utiliseriez ces formats de fichier:.xlsm,.xlsx ou.xlsb. Si vous avez un format différent, vous pouvez le changer, en ouvrant le fichier, cliquez sur Fichier> Enregistrer sous> Parcourir> Enregistrer comme tapez , puis changez le format en types applicables.
Si vous n`avez pas d`abonnement, vous pouvez toujours collaborer en créant des documents en ligne en vous connectant à votre OneDrive personnel. Toutefois, la fonctionnalité est limitée.
2] Créez ou téléchargez une feuille de calcul sur SharePoint , OneDrive ou OneDrive for Business .
3] Si vous avez choisi de télécharger un fichier, cliquez sur le nom du fichier et le classeur s`ouvrira dans un nouveau navigateur.
4] Cliquez sur l`option Modifier dans Excel . Si vous êtes invité à choisir une version d`Excel, sélectionnez Excel 2016.
5] Une fois le fichier ouvert et vous voyez qu`il est toujours en Vue protégée , cliquez simplement sur Activer l`édition pour pouvoir modifier le fichier.
6] Cliquez sur le bouton Partager situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Dans la zone Inviter des contacts , entrez simplement les adresses électroniques des membres de votre équipe des personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer. Séparez chaque adresse e-mail par un point-virgule. Choisissez Can Edit puis cliquez sur le bouton Share
7] Les personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier recevront un e-mail avec le lien vers le fichier et accès pour l`ouvrir. Pour co-écrire, ils doivent cliquer sur Modifier le classeur puis sélectionner Modifier dans Excel.
8] Une fois le fichier ouvert, vous verrez l`avatar de votre collaborateur invité ou images dans le coin supérieur droit de la fenêtre Excel. Ils apparaissent généralement soit avec leur propre image sauvegardée, avatar ou dans la lettre G qui signifie "guest" ou les initiales de leurs noms s`il n`y a pas d`images de profil choisies. Vos sélections seraient surlignées en vert tandis que la sélection des autres serait dans d`autres couleurs comme le bleu, le rouge, le jaune ou le violet.
Une fois que vous cliquez sur l`avatar, vous serez dirigé vers l`autre personne travaillant actuellement tableur. Sa présence peut être remarquée par un curseur coloré clignotant. Maintenant, vous pouvez éditer les documents simultanément avec la co-création sur des feuilles de calcul, ce qui rend le travail sur les projets rapide et pratique.
Sauvegarde automatique pendant la co-création sur MS Excel
Auto-save est une fonctionnalité activée par défaut sur tous les documents destinés à la co-création, ou sur OneDrive. Il enregistre les modifications apportées au document en quelques secondes, parfois en une fraction de seconde.
Sélections d`autres utilisateurs
Les utilisateurs de Microsoft Excel ou Excel en ligne peuvent voir les autres utilisateurs dans une liste en haut. Les sélections et le texte des autres utilisateurs seraient visibles dans différentes couleurs. Les utilisateurs disposant d`autres versions de MS Excel ne pourront pas utiliser cette fonctionnalité.
Messages «Actualiser recommandé» et «Échec du chargement»
Si vous obtenez ces messages d`erreur lors de l`enregistrement automatique et que les brouillons ne sont pas enregistrés, vous pouvez envisager de copier le lien sous un onglet différent et d`appuyer sur Entrée. n`oubliez pas de le faire une fois que vous êtes sûr que l`Internet est connecté.
Deux utilisateurs modifient la même chose sur le document
Lorsque deux utilisateurs changent la même chose en sauvegardant automatiquement ou en cliquant sur Enregistrer, la dernière modification est enregistrée. Pour le rendre plus facile, Excel en ligne permet une section de commentaire pour en discuter entre les utilisateurs. Cela fonctionne comme une boîte de dialogue.
Lire la suite : Trucs et astuces Excel.
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