Comment verrouiller zoho writer pendant la collaboration et des astuces plus cool

Si vous travaillez fréquemment sur des traitements de texte tels que Google Documents ou Zoho Writer, sachez que la création d'un document parfait nécessite généralement une réécriture complète. Que ce soit l'ajout de nouvelles phrases ou la correction de défauts précédents. La situation est relativement facile si vous travaillez seul sur un document.

Toutefois, si vous collaborez avec les membres de votre équipe, il est important que vous sachiez comment rationaliser l'expérience. Après tout, vous ne voudriez pas que vos collègues travaillent et retravaillent le même bloc à l'infini.

Heureusement, Zoho Docs (scénariste) propose une option astucieuse qui vous permet de verrouiller une partie du document tout en collaborant avec d’autres. Par conséquent, dans ce billet d’aujourd’hui, nous verrons comment verrouiller Zoho Writer pendant la collaboration et d’autres fonctionnalités avancées.

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Comment verrouiller le contenu sélectionné pour la collaboration

Étape 1: Une fois que vous avez terminé votre partie du document, cliquez sur le bouton Consulter en haut.

Étape 2: Sélectionnez ensuite l’extrait de texte que vous souhaitez verrouiller. Cliquez sur la petite icône de verrouillage en haut et choisissez Verrouiller le contenu sélectionné, et c'est tout.

Désormais, chaque fois qu'un membre de votre groupe partagé cliquera sur ce bloc de texte, il verra une minuscule icône Verrouiller et un message disant: «Le contenu a été verrouillé par …» pour modification.

Remarque: les fonctionnalités de collaboration ne sont disponibles que pour les propriétaires de documents. Pour configurer des copropriétaires, cliquez sur Partager et donnez les droits de copropriétaire aux utilisateurs.

Comment autoriser l'édition pour un peuple spécifique

Cependant, nous savons tous que travailler sur le même document avec d'autres n'est pas nécessairement un travail en noir et blanc. Il arrive parfois que vous souhaitiez qu'un bloc de texte ne soit modifié que par un membre de votre équipe. Dans de telles situations, vous ne voudriez sûrement pas rédiger un autre email précisant qui éditerait quelle section et les "j'aime".

C'est à ce moment que les fonctionnalités avancées de Zoho Writer sont utilisées. Pour l'activer, accédez au mode de révision et cliquez sur l'icône de verrouillage. Ensuite, sélectionnez Options avancées.

Maintenant, ajoutez l'adresse email de la personne à qui vous voulez donner l'autorisation exclusive et cliquez sur le bouton Verrouiller. C'est tout!

Astuce: le contenu non verrouillé fonctionne comme un outil de sélection inversée. Vous sélectionnez une partie du texte que vous ne souhaitez pas modifier, puis sélectionnez la deuxième option. Le reste sera pris en charge par Zoho Writer.

Comment masquer du texte

Encore une fois, si vous êtes propriétaire d'un document et que vous souhaitez rédiger ou masquer un bloc de texte donné, Zoho Writer vous permet même de le faire. Il est pratique lorsque vous devez ajouter des données sensibles et que vous ne voulez pas que tous les membres de votre équipe les lisent.

Cependant, Mask ne fonctionne pas comme la plupart des outils, ce qui signifie que vous ne pouvez pas sélectionner un extrait de texte puis le masquer. Au lieu de cela, vous devez cliquer sur l'icône, puis entrer les données.

Étape 1: L'outil utilisé pour cette tâche est Masque, indiqué par la minuscule icône représentant un œil en haut. Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter le texte et cliquez dessus. Cela va ajouter une zone de texte désignée par des lignes en pointillés.

Étape 2: Maintenant, ajoutez le texte, et c'est à peu près tout.

Bien que vous puissiez voir le texte en gris, les autres collaborateurs verront les lignes signalées par des astérisques. Oui, tout comme ces vieux films du FBI.

Comment mettre en pause la collaboration sur Zoho Writer

Heureusement, le processus de pause de la collaboration est une promenade dans le parc. Il suffit de basculer en mode révision et de cliquer sur le bouton Basculer pour interrompre la collaboration en haut.

Une fois terminé, vous verrez un avertissement en haut indiquant qu'aucun de vos collaborateurs ne sera en mesure de modifier le document. D'autre part, les collaborateurs verront que le document est extrait par l'un des membres de votre équipe.

Ainsi, lors de la prochaine extraction du document, vous saurez quoi faire au lieu de cliquer sur différents boutons et outils.

Bonus Zoho Writer Trucs et astuces

1. Comment afficher l'historique du document

Lorsque vous collaborez souvent sur un seul document, il est essentiel de savoir qui a effectué les modifications et à quel moment. Heureusement pour nous, Zoho Writer est fourni avec une fonctionnalité intéressante Afficher l'historique. Avec elle, vous pouvez non seulement voir qui a effectué les modifications, mais également les derniers ajouts à une version. De plus, vous pouvez également comparer les différentes versions, le cas échéant.

Étape 1: Cliquez sur l'icône Afficher l'historique en haut (indiquée par le sablier). Encore une fois, vous le trouverez dans le mode de révision.

Étape 2: Ceci affichera les différentes versions sur le panneau de droite. Cliquez sur le bouton Comparer les versions en haut pour comparer les versions.

Pour voir les derniers ajouts, cliquez sur le bouton Voir ce qui a été modifié et sélectionnez le minutage. Tous les nouveaux ajouts de texte accompagnés de sauts de ligne seront mis en évidence.

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2. Garder une trace des modifications

Bien que Writer dispose de capacités de suivi sérieuses, il est parfois trop fastidieux de les parcourir toutes. Si vous êtes une personne qui a besoin d'examiner les modifications de manière extrêmement urgente, la meilleure option consiste à activer la fonctionnalité Suivi des modifications.

Comme vous l'avez peut-être déjà deviné, il met en évidence tous les changements récents. Et c'est au propriétaire d'accepter ou de refuser ces modifications.

Pour activer le suivi des modifications, basculez le bouton en haut. Les membres de l'équipe verront le bouton vert s'allumer en haut.

Vous verrez le nom et le moment où des modifications sont apportées. Même le plus petit saut de ligne est suivi dans ce mode. En tant que propriétaire, tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur les points forts et d’accepter / refuser les modifications.

Une fois cela fait, le texte reprendra la couleur de texte par défaut.

3. Utiliser les notifications par courrier électronique intégrées

Vous souhaitez annoncer de nouveaux changements concernant votre document partagé? Pas besoin d'écrire un email séparé. Au lieu de cela, Zoho Writer vous permet de les notifier via l'option email de l'outil.

Cliquez sur la petite icône de lettre en haut. Les noms des collaborateurs seront ajoutés automatiquement. Tout ce que vous avez à faire est d’ajouter le sujet et le corps, puis de cliquer sur le bouton Envoyer.

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