Tuto PowerPoint #12 | Créer des tableaux et graphiques liés avec Excel
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Eh bien, je fais beaucoup plus avec le mien. Je l'utilise comme réplicateur automatique de courrier électronique, comme outil pour organiser mes courriels et bien plus encore. L'un de mes préférés est d'utiliser MS Outlook pour mener des enquêtes. Le client peut trier magnifiquement et automatiquement les statistiques des enquêtes par courrier électronique. En réalité, l'astuce nécessaire pour y parvenir peut être appliquée dans de nombreux autres cas. Nous parlons de créer des règles pour les courriels en fonction de leurs sujets.
Continuons avec l'exemple d'enquête. Supposons que vous êtes dans une organisation et que vous êtes censé envoyer une invitation à un événement de masse aux employés tout en collectant des données sur le nombre de personnes souhaitant y participer. C'est simple, ajoutez simplement un bouton de vote et demandez aux destinataires de répondre par un oui ou un non en cliquant sur le bouton de vote.
Remarque: notre tutoriel est basé sur MS Outlook 2013. Cependant, la configuration est également applicable aux versions inférieures. La seule différence serait l'interface utilisateur.
Maintenant, le problème est de collecter les statistiques. Allez-vous faire défiler votre boîte de réception pour compter chaque réponse et séparer manuellement les oui et les non ? Il y a de meilleures façons. nous allons vous en montrer un.
Je vais envoyer un e-mail avec le sujet Cast votre vote et un bouton de vote pouvant être utilisé pour répondre par Oui ou par Non. Cliquez sur l'option Utiliser les boutons de vote pour insérer les boutons.
Avant de l'envoyer, je vais configurer l'outil pour qu'il soit prêt à écouter les réponses et à compter les statistiques lui-même. Voici ce que je dois mettre en place.
Création de dossiers de statistiques
Je voudrais naviguer dans ma boîte de réception, dans le volet gauche, faites un clic droit dessus et créez un nouveau dossier. Je l'appellerais Voté Oui.
De même, j'en créerais un autre nommé Voted No. Le résultat est présenté dans l'image ci-dessous.
Créer des règles d'écoute
Maintenant, je dois créer des règles pour que Outlook puisse appliquer les règles aux messages dès leur arrivée et les placer dans leurs dossiers respectifs. Suivez les étapes pour créer des règles.
Étape 1: Accédez à l' onglet Accueil. Sous la section Déplacer, passez la souris sur Règles, puis cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
Étape 2: Commencez par cliquer sur Nouvelle règle.
Étape 3: dans l' assistant de gestion des règles, commencez par une règle vide en sélectionnant Appliquer les règles aux messages que je reçois. Cliquez sur Suivant.
Étape 4: Sélectionnez une condition. Le meilleur moyen est d’utiliser des mots spécifiques dans le sujet. Vous pouvez choisir d’avoir plus de conditions.
Étape 5: Dans le volet inférieur de la même fenêtre, cliquez sur des mots spécifiques. Ajoutez une chaîne de recherche sous la forme Oui: voter votre vote. Cliquez sur Suivant.
Étape 6: Sélectionnez une action. L'intention souhaitée avec une réponse entrante est de la déplacer dans un dossier spécifié.
Étape 7: Dans le volet inférieur de la même fenêtre, cliquez sur spécifié. Maintenant, sélectionnez le dossier Voté Oui et cliquez sur OK.
Étape 8: Retournez dans l’ Assistant de règles, cliquez sur Terminer. Suivez à nouveau les étapes 2 à 7. Cette fois-ci avec la chaîne de recherche (étape 5) comme non: convertissez votre vote et votre dossier (étape 7) comme non voté.
C'est tout. Retournez à l'email en cours de brouillon, ajoutez votre liste de destinataires et envoyez. Une fois que les réponses sont arrivées, vérifiez simplement le nombre dans chaque dossier.
Remarque: comme indiqué précédemment, la règle est basée sur l'objet de l'e-mail. La réponse préfixerait la réponse votée à la ligne d'objet. Et, par conséquent, les règles sont alignées de cette façon. Avec les options de vote que vous utilisez, vos règles varieront.
Cela vous semble intéressant? Cela signifie-t-il également beaucoup de travail réduit? Essayez-le et dites-nous si cela a bien fonctionné.
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