Comment sauvegarder et synchroniser zoho docs

Quand il s’agit de choisir entre Google Docs, Zoho Docs (Writer) ou MS Word Online, la principale préoccupation qui nous vient à l’esprit est la disponibilité multiplate-forme. Tout ce dont vous avez besoin est d’une connexion Internet décente et vous pouvez continuer votre travail de n’importe où. Et la fonctionnalité de collaboration est la cerise sur le gâteau.

Vous sentirez un sentiment de sécurité supplémentaire si vous savez que vous disposez d'une copie de sauvegarde sur laquelle vous pouvez vous appuyer si, dans certaines circonstances imprévues, vous ne pouvez pas accéder au (x) fichier (s) principal (s). Une situation triste, mais comme nous le savons tous, cela arrive aux meilleurs d'entre nous.

Aujourd'hui, la sauvegarde sur le cloud de vos fichiers hors connexion est presque considérée comme une norme. Et inutile de dire que l'inverse est également vrai. Après tout, vous ne voudriez pas perdre vos précieuses données.

Heureusement, Zoho Docs vous permet de synchroniser vos fichiers avec des services tels que Dropbox ou de sauvegarder votre fichier Writer sur votre compte Google Drive.

Voyons comment y arriver.

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Synchroniser avec Dropbox

Zoho Docs vous permet également de configurer votre compte Dropbox. Le seul problème est qu'il s'agit d'une synchronisation bidirectionnelle, ce qui signifie que tous les fichiers de votre compte Dropbox seront synchronisés avec Zoho et inversement.

Pour configurer votre compte Dropbox, suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1: Ouvrez Zoho Docs et cliquez sur l’icône Dropbox située dans le coin supérieur droit. Cliquez sur Configurer votre compte Dropbox.

Vous allez maintenant être redirigé vers une nouvelle page de connexion. Tout ce que vous avez à faire est d'entrer vos informations de compte Dropbox et de vous connecter.

Étape 2: Une fois le compte vérifié, vous verrez votre nom d'utilisateur Dropbox. Cliquez dessus et vous serez redirigé vers la page de configuration de la synchronisation.

Les structures de dossiers de Dropbox et de Zoho Docs s'affichent. Il vous suffit de sélectionner le bon dossier pour votre tâche. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton Sync Folders et c'est tout. La synchronisation commencera immédiatement.

Vous pouvez même sélectionner les horaires de synchronisation. Selon votre priorité, vous pouvez sélectionner Synchroniser en continu. Mais, je dirais, choisissez l'option Sync une fois car elle prend en charge la plupart des tâches.

Le saviez-vous? Dropbox Paper propose une multitude de raccourcis clavier pour la mise en forme du texte.

Choses à garder à l'esprit

Zoho Docs n'autorise la synchronisation que d'un seul dossier Dropbox. Pour le moment, j'ai gardé mon dossier Dropbox vide car je ne veux pas de ces fichiers dans Zoho. De plus, Zoho n'autorise pas la synchronisation des sous-dossiers et des fichiers contenus dans ces dossiers.

En outre, si vous supprimez un fichier dans l'un des services, vous devrez supprimer les fichiers de l'autre manuellement. Cela est dû au fait que Zoho Docs n’a pas de synchronisation de suppression de fichier, au moment de la rédaction.

Synchroniser avec Google Drive

Zoho Docs ne vous permet pas de synchroniser des dossiers ou des documents avec Google Drive, techniquement. Au lieu de cela, vous pouvez enregistrer un fichier directement sur Google Drive. Vous pouvez également utiliser ce processus pour enregistrer des fichiers dans votre dossier Dropbox.

Une fois que vous avez terminé votre travail sur le document (et sur tous les commentaires adressés), cliquez sur Fichier> Enregistrer sur d'autres lecteurs, puis sélectionnez Google Drive dans la liste.

Naturellement, vous devez vous connecter et fournir les autorisations appropriées. Une fois cela fait, vous devriez être capable de voir tous vos dossiers de Google Drive clairement affichés dans la petite fenêtre.

Vous pouvez maintenant sélectionner ou créer un nouveau dossier pour enregistrer votre fichier. Cliquez simplement sur le bouton "Ajouter à ce dossier" et votre document sera téléchargé immédiatement.

La bonne chose à propos de ce processus est que vous pouvez sélectionner le format de votre fichier. De PDF à DOCX ou ODT, vous êtes libre de choisir parmi une liste décente d’options. Vous pouvez également ajouter plusieurs comptes Google Drive. De plus, si vous êtes un peu paranoïaque à propos de questions de confidentialité et de sécurité, vous pouvez même supprimer le compte une fois que vous avez terminé votre travail.

Pour les deux, cliquez sur Options> Supprimer dans la fenêtre Enregistrer dans d'autres lecteurs.

Malheureusement, la même fonctionnalité n'est pas activée pour Zoho Presentation ou Zoho Spreadsheet.

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Qu'en est-il de la sauvegarde hors ligne

Zoho Docs ne fournit pas de méthode native pour sauvegarder des fichiers sur votre PC, mais il existe une solution de contournement. En utilisant cela, vous pouvez obtenir des résultats presque similaires. J'ai dit pareil et pas exact.

Si vous êtes un utilisateur habituel de Zoho Docs, vous devez savoir maintenant qu'il vous permet de télécharger des fichiers sur votre PC. Le point positif est que Zoho Docs propose de nombreuses options. Ainsi, que vous souhaitiez enregistrer le fichier au format PDF ou au format texte, le choix vous appartient.

Pour ce faire, ouvrez Fichier, cliquez sur Télécharger en tant que et choisissez l’une des options. Vous pouvez également choisir de protéger vos fichiers avec un mot de passe au cas où vous utiliseriez un ordinateur partagé.

Astuce: Zoho Writer propose un mode d’écriture sans distraction appelé Focus Typing. Pour y accéder, cliquez sur Outils> Options d'agencement et basculez le commutateur pour la saisie de focus.

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Bienvenue la paix!

Avec une touche moderne et des outils d'édition sympas, Zoho Docs est un outil approprié pour tous vos besoins de traitement de texte ou de feuille de calcul. De plus, les fonctionnalités de collaboration sont la cerise sur le gâteau. Et une fois que vous avez trouvé le bon moyen de sauvegarder tous vos documents importants, je dirais que vous serez triés.

Ensuite, en parlant de collaboration, saviez-vous que Zoho Writer vous permet de verrouiller vos documents pendant la collaboration? Lisez le post suivant pour connaître tous les trucs et astuces cachés.