Ajouter un calendrier affichant un calendrier aux réponses Outlook Out of Office

Configurer les réponses Out Of Office (OOO) pour automatiser les réponses par e-mail (lorsque vous êtes en vacances) donne une touche professionnelle à la manière dont nous traitons nos e-mails. Cependant, la plupart d’entre nous avons mis au point ou adopté le processus standard consistant à préciser uniquement nos dates d’indisponibilité dans nos messages.

Changeons ce style et donnons une courbe innovante à ce que les expéditeurs voient dans nos réponses automatisées. Pourquoi ne pas essayer d'inclure les détails de notre engagement au cours de cette période (ou avant et après cette période) afin que les personnes qui tentaient de nous joindre puissent planifier de contacter (à nouveau) en conséquence.

Et aujourd’hui, nous allons apprendre à inclure de tels détails de manière graphique, c’est-à-dire en ajoutant un mini-calendrier (avec certains détails) à de tels messages dans MS Outlook.

Étapes pour inclure un mini-calendrier dans les réponses de vacances

Le processus des étapes 1 et 2 est commun à tous les utilisateurs d'Outlook. L'étape 3 ne s'appliquera toutefois pas aux utilisateurs de l'Assistant OOO (disponible dans l'édition MS Outlook Exchange). Nous couvrirons ce que ces utilisateurs peuvent faire vers la fin.

Étape 1: Lancez le client MS Outlook et accédez à sa section Agenda à partir du bas du volet gauche. Cliquez avec le bouton droit sur le calendrier que vous souhaitez inclure dans les messages automatisés. puis cliquez sur Envoyer par e-mail.

Étape 2: Une boîte de dialogue apparaît dans laquelle vous devez définir la plage de dates et sélectionner la portée du calendrier que vous souhaitez partager.

(a) Vous pouvez également modifier votre calendrier ici, au cas où vous auriez fait un mauvais choix ou que vous ayez décidé de changer.

(b) Sélectionnez la plage / période que vous souhaitez inclure dans vos réponses. Généralement, ce serait les 7 prochains jours (du moins, je le fais).

(c) Choisissez les détails que vous souhaitez partager. Ici, je préfère définir les détails limités.

(d) Vous pouvez changer les paramètres avancés pour plus de préférences et de limitations.

Une fois les paramètres enregistrés, votre calendrier sera importé sous forme de message électronique. Vous verrez un calendrier miniature avec des index de couleurs sur les dates définissant votre engagement. Les dates fournissent également des liens vers les détails indiqués plus bas dans le message.

Je suggère que vous supprimiez la pièce jointe car cela deviendrait des données redondantes.

Étape 3: La procédure à suivre comprend ensuite la création d'une nouvelle règle et sa définition en tant que réponse au congé. Il est expliqué de manière détaillée sur un autre post ici. Suivez les étapes 2 à la fin de cet article.

Remarque: pour ceux qui utilisent OOO Assistant, copiez le résultat de l'étape 2, accédez à l'emplacement où vous définissez votre message pour les réponses et collez-le à cet endroit.

Conclusion

Alors, allez-vous définir vos réponses avec un mini-calendrier la prochaine fois? Je vous garantis que ceux qui reçoivent de telles réponses vous apprécieront plus que jamais. N'oubliez pas de partager cet article avec vos collègues et amis si vous l'aimez.