Nouvel outil pratique Gmail de Google: Réponses standardisées

L'effort continu de Google pour faire de Gmail une puissante plate-forme de courrier électronique se poursuit cette semaine avec l'introduction des réponses standardisées. Cette fonctionnalité vous permet de créer une bibliothèque de courtes réponses par e-mail qui peuvent être sélectionnées en quelques clics lors de la réponse à un e-mail.

Cette fonctionnalité est pratique pour tous ceux qui en ont assez de taper la même réponse plusieurs personnes. Je pourrais voir cela comme une fonction pratique pour stocker les directions à votre domicile ou les réponses par courrier électronique couramment utilisées telles que "Se désinscrire: Veuillez me retirer de votre liste de diffusion."

Vous pouvez aller plus loin dans les Réponses conservées, Google fait remarquer, et utilise cette fonctionnalité pour personnaliser les réponses automatiques par e-mail avec des messages spécifiques. Par exemple, vous pouvez configurer deux messages prédéfinis pour répondre à votre supérieur ou à un ami. Celui que votre patron pourrait lire est "Désolé je vous ai manqué, je suis dur au travail" et l'autre "Attrapez-moi sur mon téléphone portable, je suis probablement au bar."

Voici comment créer Réponses conservées.

Sélectionnez d'abord Paramètres dans l'angle supérieur droit de la page de votre compte.

Ensuite, sélectionnez l'onglet Labs et descendez jusqu'à Réponses standardisées, puis sélectionnez Activer.

La prochaine fois que vous répondrez à un message L'option "Réponse conservée" apparaît dans votre e-mail.

Un inconvénient de la fonctionnalité Réponse standardisée est qu'elle ne prend en charge que les réponses courtes. En raison de la

façon dont Google vous permet de sélectionner les réponses d'un menu déroulant, les réponses plus longues surchargeront le menu, rendant impossible l'utilisation de plusieurs réponses prédéfinies (voir image de gauche). -Replies

Vous pouvez prendre les réponses standardisées au niveau suivant en combinant les réponses avec la fonction de réponse automatique de Gmail.

Voici comment

Pour créer des règles pour les réponses standard, accédez à Paramètres Gmail, puis sélectionnez Filtres, puis sélectionnez Créer un nouveau filtre.

À la fin de la dernière étape de création de votre filtre, vous verrez une option «Envoyer une réponse prédéfinie». C'est ici que vous pouvez sélectionner une réponse individuelle à un expéditeur spécifique.

Vous pouvez également créer des filtres pour répondre en fonction de mots-clés dans le corps de l'e-mail ou dans la ligne objet

Avertissement

Un mot d'attention: veillez à bien configurer vos filtres. La dernière chose que vous voulez faire est de déclencher la mauvaise réponse en conserve à la (aux) mauvaise (s) personne (s).