Google Docs récupère des dossiers partagés

Dossiers partagés

L'une des meilleures fonctionnalités de Google Docs est sa capacité à partager et collaborer sur des documents avec d'autres utilisateurs. Dans le passé, si vous aviez plusieurs documents à partager avec un groupe de travail, Google Docs vous demandait d'envoyer plusieurs avis de partage pour chaque document.

La nouvelle fonctionnalité de dossiers partagés résout ce problème en vous permettant de configurer le partage autorisations pour un dossier. Faites simplement glisser et déposez les fichiers que vous souhaitez partager dans un dossier, puis cliquez sur "partager ce dossier" et inviter les membres de votre groupe de travail. Les personnes de votre groupe de travail recevront un e-mail leur indiquant que vous avez partagé ce dossier. Une fois connecté à Google Docs, les membres de votre groupe de travail peuvent voir les fichiers que vous avez ajoutés au dossier et également déposer des fichiers dans votre dossier pour les partager avec le même groupe.

La nouvelle fonctionnalité est pratique, mais Il y a quelques bizarreries que vous devriez garder à l'esprit. Même si un document est dans un dossier partagé, les autorisations d'accès pour ce document sont attachées au dossier - pas le fichier. Ainsi, si vous tirez un document que vous possédez (c'est-à-dire que vous l'avez créé) hors du dossier partagé, votre groupe de travail ne pourra plus accéder au document.

Gestion de votre flux de travail

"Pas dans les dossiers" filtre qui vous permet de voir tous les documents que vous avez qui ne sont pas organisés en dossiers. Google a rétabli la fonctionnalité car certaines personnes l'utilisaient comme outil de flux de travail.

Une façon de tirer parti de ce filtre est de l'utiliser comme outil de suivi des documents à l'état de projet. Ensuite, vous pouvez déplacer un document dans un dossier une fois qu'il est prêt pour l'heure de prime.

Il y a un détail que vous devez connaître lorsque vous utilisez cette fonction: Disons que John partage un rapport directement avec Mary, mais John n'a pas signaler dans un dossier. Si Mary le met dans un de ses dossiers, John verra que le rapport a une étiquette de dossier, mais il apparaîtra toujours quand John filtre ses documents par des "articles pas dans des chemises." De cette façon, les actions de Mary n'interrompent pas le flux de travail de John. Le filtre "Éléments non dans les dossiers" est accessible dans le menu "Autres recherches" du volet de navigation de gauche.

Google Docs vous permet également de télécharger plusieurs fichiers à la fois. Sélectionnez simplement tous les fichiers souhaités à l'aide des touches "shift" ou "ctrl" ("commande" sur un Mac), puis lancez le téléchargement.

La nouvelle mise en page de Google Docs.

ancienne version de Google Documents

Vous remarquerez également que Google Docs a un aspect légèrement différent. La nouvelle mise en page est un peu plus encombrée et les icônes visuelles (comme les favoris, le partage, le téléchargement et la suppression) ont été supprimées au profit d'un affichage uniquement textuel.

Alternative de partage

Si Google Documents n'est pas pour vous, Microsoft a également deux options de partage de documents. Live Mesh, lancé l'année dernière, vous permet de créer un réseau de périphériques et de synchroniser les dossiers entre eux. Live Mesh vous donne également votre propre bureau en ligne, appelé Live Desktop, dans lequel vous pouvez partager des dossiers avec des personnes extérieures à votre réseau ou Mesh. Pour utiliser Live Mesh, vous devez télécharger un petit programme, mais les personnes avec lesquelles vous partagez des éléments n'ont qu'à s'inscrire au Live Desktop. Live Mesh fonctionne sur les systèmes PC et Mac.

L'autre alternative de Microsoft est son espace de stockage en ligne appelé Skydrive. Cependant, les autorisations de partage de Skydrive sont un peu trop compliquées, donc je vous recommande d'utiliser Live Desktop et Live Mesh si vous êtes un utilisateur Windows Live.