Faites démarrer votre entreprise avec Evernote for Business

Si vos employés ont simplement besoin d'une application de prise de notes, Evernote est un choix évident: c'est le gorille de 800 livres qui a atteint cinq millions d'utilisateurs. Mais le programme offre également un ensemble éclectique de fonctionnalités de productivité, et c'est là que son utilité dans les environnements professionnels est beaucoup moins évidente.

Oui, Evernote fonctionne sur presque toutes les plateformes et peut capturer toutes les informations que vous collectez dans la nature. y compris des notes, des images, des vidéos, des liens, des enregistrements vocaux et même des griffonnages manuscrits. L'application est pleine de possibilités, mais le PDG d'Evernote admet que son utilité n'est pas immédiatement évidente. Mais essayez-le pendant au moins quelques semaines, explique Phil Libin, et vous comprendrez comment Evernote fournit un accès direct à tout ce que vous pourriez marquer mentalement et physiquement pendant une journée de travail.

Vous pourriez même le considérer comme votre «deuxième cerveau, "données de surface dont vous ne saviez pas que vous pourriez vivre sans.

Pourquoi Evernote?

L'accès partout est un argument de vente majeur

Evernote peut archiver la sagesse organisationnelle. Pensez aux notes que vous avez griffonnées sur une carte de visite il y a deux ans. Ou les instructions de votre manager que vous avez (heureusement) enregistrées la semaine dernière. Ou l'article obscur que vous avez découpé à propos d'un concurrent clé. Maintenant, que se passerait-il si le reste de vos collègues pouvait accéder à ce type de données Evernote à partir de n'importe quel appareil, et si vous pouviez également accéder à leurs données? Avec Evernote, cette archive de données ne collecte pas de poussière. Au lieu de cela, il se développe et s'adapte avec votre entreprise.

La version de base d'Evernote est gratuite sur le bureau, dans le navigateur et sur tous les principaux systèmes d'exploitation mobiles. Peut-être que vos employés l'utilisent déjà. Cet article vous aidera à passer à la version payante d'Evernote Business, lancée en décembre dernier. Le service métier permet à votre entreprise de gérer de manière centralisée les comptes Evernote des employés pour 10 USD par utilisateur et par mois ou 120 USD par an. Auparavant, vous pouviez choisir uniquement entre les versions personnelles d'Evernote et d'Evernote Premium (45 $ par an), qui offre plus de stockage, des blocs-notes hors ligne et la possibilité de laisser d'autres personnes éditer vos blocs-notes. inclus avec les dernières versions d'Office, mais une licence de bureau autonome coûte 70 $, et aucune version Mac n'est disponible. Les versions gratuites de OneNote pour iPhone et iPad de Microsoft sont limitées à 500 notes, contre 100 000 sur Evernote.

Une faille de sécurité récente a poussé Evernote à renforcer ses mesures de sécurité avec une authentification à deux facteurs, une bonne nouvelle pour protéger vos données.

Configurer vos utilisateurs

Statut d'administrateur

Accédez à la page Evernote Business et entrez votre adresse e-mail professionnelle dans la zone Commencer pour créer un nouveau compte d'administration de l'entreprise. Vous pouvez utiliser votre compte Evernote existant si vous êtes déjà utilisateur ou en créer un nouveau. Une fois que vous avez entré quelques informations de base, choisissez votre plan de paiement.

Pour une très petite entreprise, l'ajout d'utilisateurs est aussi simple que de saisir des adresses e-mail et de cliquer sur

Inviter des utilisateurs. Cette option est disponible sur la page d'accueil de la console d'administration ou dans la sous-section Ajouter des utilisateurs. Si vous souhaitez que tous les membres de votre entreprise s'inscrivent à Evernote, mais ne souhaitent pas entrer toutes ces adresses e-mail une par une, autorisez tous ceux dont l'adresse e-mail partage votre nom de domaine à créer un compte pour eux-mêmes. Si vos collaborateurs disposent déjà de comptes Evernote sous ces adresses e-mail, ils seront mis à niveau vers Evernote Business. Si vous travaillez dans une grande entreprise et que vous souhaitez éviter d'ajouter manuellement des milliers d'employés ils quittent l'entreprise plus tard, vous souhaiterez une intégration à votre système Active Directory, LDAP ou autre système d'authentification d'entreprise. Evernote n'offre pas cette fonctionnalité, mais vous pouvez vous tourner vers des options tierces telles que OneLogin.

Si vous êtes un débutant Evernote, vos blocs-notes commenceront comme une page blanche.

Une fois que vous avez entré des utilisateurs dans le système, le panneau Gérer les utilisateurs vous permet de supprimer toute personne quittant l'entreprise. La console d'administration vous permet d'afficher vos informations de facturation et votre historique, ainsi que de gérer les blocs-notes et les balises. Tous ces écrans sont ridiculement simples à utiliser. Par exemple, vous pouvez facilement consulter les comptes de vos utilisateurs et insérer n'importe lequel de leurs carnets de travail dans la bibliothèque d'entreprise de l'entreprise. (Plus d'informations sur la manière dont Evernote organise vos informations.) Si vos utilisateurs ont marqué leurs carnets comme personnels, vous ne pouvez pas les voir. Vous pouvez également exporter ou supprimer des blocs-notes de ce compte central

Configurer les données d'entreprise

La sagesse collective des membres du personnel stockera votre bibliothèque d'entreprise.

Evernote organise les informations en notes-extraits de données individuels sauvegardés sur le Web ou le monde en général, une pièce à la fois. Parce qu'Evernote stocke du contenu multimédia enrichi, une «note» peut être une photo d'un ticket de parking, le texte d'un mémo, une liste de courses, un enregistrement audio ou une page Web. La liste continue.

Vous pouvez ajouter des notes aux blocs-notes, que vous pouvez ensuite ajouter à des piles de blocs-notes. À la base de tout cela se trouvent les mots-clés que vous attachez aux notes pour aider les utilisateurs à les rechercher plus tard. Tout apparaît dans votre Business Library, un référentiel commun pour l'entreprise.

Votre espace de travail Evernote affiche trois types de blocs-notes: vos blocs-notes personnels, vos blocs-notes professionnels et vos blocs-notes dans la Business Library. Vos carnets personnels sont privés, mais vous pouvez les partager, si vous le souhaitez, avec quelqu'un à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise.

Vos carnets d'entreprise sont accessibles à l'administrateur Evernote de votre société, sauf aux autres employés. ou ajoutez-les à la bibliothèque d'entreprise.

Les ordinateurs portables organisent des notes

Pour partager un bloc-notes dans un navigateur Web, cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du nom du bloc-notes. Dans la version de bureau, cliquez avec le bouton droit sur le nom du notebook

Vous ne pouvez pas déplacer un bloc-notes de la section personnelle vers la section commerciale, mais vous pouvez déplacer des notes individuelles dans la version de bureau d'Evernote. nom, cliquez sur

Déplacer note et sélectionnez le nom du carnet de destination Pour déplacer des blocs-notes entiers dans la catégorie métier, créez d'abord des blocs-notes vides dans la section métier, puis déplacez ou copiez Remarques. Vous pouvez grouper des notes dans des carnets et collecter des carnets de notes en les empilant - faites simplement glisser un bloc-notes sur le navigateur ou sur le client de bureau pour créer une pile.

Si vous avez besoin de plus de niveaux d'organisation, vous pouvez nicher indéfiniment. Les piles et les hiérarchies de balises que vous avez définies, même dans vos carnets d'affaires, sont à vous. Rappelez-vous que les piles sont pour l'organisation visuelle seulement, non imbriquées comme un système de fichiers.

Faites la liste des étiquettes aussi longtemps que vous le souhaitez.

Si vous ne pouvez pas vous occuper de toutes ces opérations manuelles, Profitez simplement des fonctionnalités de recherche puissantes d'Evernote pour trouver les informations dont vous avez besoin dans votre propre espace de travail ou dans la bibliothèque de l'entreprise. La fonction de recherche s'étend même à la reconnaissance de caractères sur des notes manuscrites

Habilitez votre entreprise

Vous avez configuré votre compte professionnel et partagé certains documents avec des collègues. Maintenant, quoi?

Pour jouer avec Evernote Business et apprendre à quel point cela peut être puissant, utilisez-le lors de votre prochaine réunion. Dans la section Business Notebooks de votre compte, créez un nouveau bloc-notes pour la réunion et partagez-le avec vos collègues. Accédez-y via votre ordinateur portable, tablette ou smartphone lors de la réunion elle-même.

Evernote enregistre automatiquement les notes lorsque vous utilisez un navigateur ou le client mobile, afin que vos collègues puissent voir immédiatement ce que vous avez ajouté. Sur les clients PC et Mac, Evernote enregistre les notes selon un horaire que vous spécifiez, par exemple toutes les 15 minutes ou une fois par jour. Vous pouvez également synchroniser les notes manuellement à tout moment.

N'importe qui peut apporter des notes au bloc-notes partagé et continuer à collaborer une fois la réunion terminée. Mais n'arrêtez pas de partager des notes dactylographiées - partagez des pièces jointes ou des pages Web, aussi. Si vos collègues apportent leurs propres tablettes ou ordinateurs portables à la réunion, il n'est pas nécessaire d'imprimer des documents pour chaque participant.

Vous pouvez faire de vos contacts tout le monde en les partageant avec l'entreprise.

Pendant la réunion prenez des photos des cartes de visite et ajoutez-les comme notes sur le cahier partagé pour un enregistrement facile des participants. Les cartes de visite sont entièrement consultables, car Evernote intègre une reconnaissance optique des caractères.

Si votre appareil est doté d'une entrée audio, enregistrez une partie de la réunion. La reconnaissance vocale intégrée est disponible sur les appareils iOS et Android, si vous voulez que l'enregistrement soit automatiquement transcrit.

Si votre groupe utilise un tableau blanc pour faire du brainstorming pendant la réunion, prenez une photo pour l'enregistrer plus tard. Comme Evernote peut lire l'écriture manuscrite, vous pouvez également rechercher les notes du tableau blanc

. En parlant d'écriture manuscrite, si vous préférez écrire plutôt que dactylographier, prenez des notes manuscrites directement sur votre appareil mobile ou avec votre stylo Livescribe, ou écrivez sur un bloc-notes, puis prenez des photos des pages.

Profitez des pouvoirs de reconnaissance de caractères et de reconnaissance vocale d'Evernote

L'événement auquel vous participez a-t-il un fil Twitter? Enregistrez tous les tweets associés dans une note Evernote en configurant un processus IFTTT. IFTTT (If This, Then That) est un outil tiers gratuit qui vous permet de créer des processus automatisés simples. En plus de surveiller les flux Twitter, IFTTT peut intégrer les alertes de recherche Google et Google, ainsi que les flux RSS de n'importe quel blog ou publication en ligne. Vos notes seront faciles à trouver plus tard dans Evernote, organisées avec les autres notes de la réunion, et, tout comme les notes du tableau blanc, elles seront entièrement consultables. Lorsque vous et vos collègues retournerez au bureau, tout le monde pourra accéder aux mêmes enregistrements de l'événement et continuer à collaborer.

Ce n'est que le début des moyens créatifs que votre entreprise peut collaborer et travailler plus efficacement avec Evernote