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Rechercher dans Outlook E-Mail avec Xobni

Pour le meilleur ou pour le pire, je suis un utilisateur Outlook. Je dis cela parce que j'aime avoir tous mes courriels, contacts, rendez-vous, mémos, et autres sous un même toit logiciel, mais trouver Outlook lui-même pour être gonflé, cochon d'un programme surexploité. Heureusement, j'ai trouvé un outil qui le rend beaucoup plus facile à vivre: Xobni.

Xobni fait juste quelques choses, mais il les fait bien. Tout d'abord, il indexe tous mes e-mails pour permettre une recherche rapide et dynamique (les résultats apparaissent au fur et à mesure que je tape). Encore mieux, si je clique sur un message dans ma boîte de réception, Xobni me montre un profil complet pour l'expéditeur: informations de contact (y compris les numéros de téléphone extraits d'e-mail), liste des "conversations" par e-mail, une liste de fichiers que nous avons échangés, et, facultativement, ses détails sur les sites de réseautage social comme Facebook et LinkedIn.

Vous pouvez même consulter les statistiques pour chaque expéditeur, comme le nombre de messages envoyés et reçus et un graphique à barres montrant les messages envoyés par heure. Je ne trouve pas cette information particulièrement utile, mais c'est plutôt intéressant.

C'est la recherche rapide et facile qui fait de Xobni un outil indispensable, en particulier pour les utilisateurs d'Outlook 2003 (Outlook 2007 a des capacités de recherche de courrier, mais aucune des autres commodités de Xobni). Incroyablement, Xobni est gratuit, du moins lorsqu'il est en version bêta (ce qui est le cas depuis longtemps). Ne dites pas à l'entreprise que je l'ai dit, mais je serais heureux de payer quelques dollars pour cela.

Envoyer des fichiers volumineux à partir d'Outlook

Les pièces jointes volumineuses sont nulles. Je veux dire par là qu'ils absorbent la bande passante, bloquant à la fois votre boîte d'envoi et la boîte de réception du destinataire (et que Dieu aide le pauvre utilisateur qui se bloque à télécharger une pièce jointe non désirée de 5 Mo). Qui plus est, parce que beaucoup de serveurs mail hésitent à envoyer et / ou recevoir de gros fichiers, votre gros lot de photos, des vidéos de vacances d'été, des présentations PowerPoint ou tout ce qui pourrait s'arrêter dans ses pistes d'envoi. partielle à des services comme YouSendIt, qui vous permettent d'envoyer de gros fichiers sans tous les tracas. Pour utiliser le service, vous vous dirigez vers le site, entrez le (s) nom (s) et l'adresse (s) électronique (s) de vos destinataires, puis choisissez le fichier que vous voulez envoyer. Après le téléchargement, les destinataires reçoivent un e-mail contenant un lien qui télécharge le fichier.

Bien sûr, il s'agit bien plus que de simplement joindre un fichier à un e-mail - c'est pourquoi j'utilise maintenant Le plug-in Outlook de YouSendIt. Cette gratuité me permet de tirer parti du service sans utiliser le site Web ou même quitter Outlook: Je peux "Joindre par YouSendIt" tout fichier que j'attacherais normalement à un e-mail, ou faire en sorte que le plugin se charge automatiquement de

Il existe également un nouveau plug-in pour Microsoft Office qui fonctionne de la même manière, mais fonctionne dans les limites de Word, Excel et PowerPoint.

YouSendIt n'est pas le seul jeu en ville: il y a des tas de services qui correspondent, voire dépassent, ses capacités. (Drop.io me vient à l'esprit.) Mais j'ai toujours eu de la chance avec YouSendIt, et les plug-ins sont la cerise sur le gâteau. Vous devez vous enregistrer pour les utiliser, mais en retour, vous obtenez un compte YouSendIt Lite gratuit qui vous permet d'envoyer des fichiers de 100 Mo.

Évitez de taper le même texte encore et encore

Vous en avez assez de taper des mots, des signatures, des phrases et même des paragraphes encore et encore? Ce dont vous avez besoin est un programme qui insère automatiquement du texte lorsque vous tapez une abréviation ou un raccourci clavier.

PhraseExpress est l'un de ces programmes, et c'est mon préféré pour plusieurs raisons. Pour commencer, il agrandit les abréviations typées en phrases complètes. Vous pourriez taper, disons, "fwiw", et PhraseExpress insérerait instantanément "pour ce que ça vaut". Ou "sig" pour insérer une signature personnalisée (complète avec des images et / ou du code HTML) à la fin des e-mails.

Cette fonctionnalité fonctionne dans n'importe quel programme (traitement de texte, client de messagerie, outil de blog, etc.) et PhraseExpress peut même numériser vos documents et vos e-mails pour trouver le texte fréquemment utilisé pour ajouter à sa liste complète. (Il peut également importer des entrées de correction automatique existantes à partir de Word.) Bien sûr, vous pouvez également définir vos propres entrées.

Le programme inclut également une fonction de vérification orthographique globale et un outil d'historique de presse-papiers Et pas seulement la plus récente.

Inutile de dire que c'est une application qui tue, celle que vous trouverez rapidement indispensable. Dernière raison pour laquelle c'est mon préféré? C'est gratuit.

Rick Broida écrit le blog de PC World Hassle-Free PC. Inscrivez-vous pour recevoir le bulletin de Rick chaque semaine.