Transférer le courrier à un nouvel employé

aux anciens contacts de l'entreprise et n'a obtenu aucune réponse, seulement pour finalement apprendre qu'ils ne travaillent plus là. Ne perdez pas le temps de vos clients à attendre pour entendre; Définissez des règles de transfert de courrier sur votre serveur afin qu'un employé actuel reçoive le message et puisse répondre.

Le processus diffère en fonction de votre hôte de messagerie, mais la plupart des petites entreprises auront accès à un panneau de contrôle en ligne. Connectez-vous ici, et ouvrez la section de transfert de courrier. Choisissez l'option permettant d'ajouter une règle de transfert et entrez l'adresse de l'ancien employé. Entrez l'adresse de destination pour vous ou un employé actuel. Enregistrez les résultats.

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Dans Outlook sur votre PC, créez une règle pour stocker ces messages transférés dans leur propre dossier. Choisissez Fichier, Nouveau, Dossier et nommez-le en rapport avec l'ancien employé. Dans Outils, règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle. Sélectionnez Vérifier les messages lorsqu'ils arrivent, puis cliquez sur Suivant. Cochez la case avec des mots spécifiques dans l'adresse du destinataire, puis cliquez sur les mots spécifiques surlignés à l'étape 2. Entrez l'adresse complète de l'ancien employé. Cliquez sur Ajouter, cliquez sur OK et cliquez sur Suivant. Choisissez déplacez-le dans le dossier spécifié. Cliquez sur spécifié à l'étape 2. Sélectionnez le nouveau dossier, cliquez sur OK et cliquez sur Terminer. Cliquez sur Appliquer.

Je préfère cette configuration afin qu'un nouvel employé puisse se présenter au client et garder ce courrier séparé. Cependant, vous pouvez également ajouter un répondeur automatique pour répondre immédiatement à l'expéditeur avec les nouvelles informations de contact. Rendez-vous simplement dans la zone de répondeur automatique du panneau de contrôle de l'hôte, entrez l'adresse de l'ancien employé, entrez votre nouvelle adresse dans le champ De et créez le reste du message.