Expensify vs shoeboxed: quel gestionnaire de dépenses vous convient le mieux

Que vous soyez un particulier, une partie d'une organisation ou un propriétaire de magasin, vous engagez des dépenses et vous devez en rendre compte. Il est si facile d'oublier une entrée et si difficile de se rappeler où votre chèque de paie a disparu.

Cela semble être un problème universel et à peu près tout le monde, à ma connaissance, recherche un système permettant d’enregistrer les dépenses. S'il est nécessaire de consigner toutes les dépenses engagées, il est également nécessaire de rendre le processus facile et rapide. Plus il est fastidieux d’enregistrer des dépenses, plus vous aurez de chances d’éviter de le faire.

C'est pourquoi nous allons examiner deux des applications de suivi et de gestion des dépenses les plus populaires disponibles sur le marché. Notre mission, si nous décidons de l'accepter, sera de parvenir à une conclusion à la fin de ce post. Si tout va bien, avec un gagnant.

Les prétendants sont Expensify et Shoeboxed. Voyons quel gestionnaire de dépenses est fait pour vous.

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1. Compatibilité multiplateforme

C'est l'une des premières choses que je vérifie chaque fois que je cherche un nouvel outil ou une application. Différentes personnes ont des besoins différents. Certains aiment Android alors que d'autres ne jurent que par iOS. Il y a des utilisateurs Windows et d'autres personnes qui aiment accéder à des éléments d'un navigateur. Cette situation est particulièrement vraie lorsque vous travaillez en équipe.

Shoeboxed et Expensify sont disponibles sur les plateformes Android et iOS. Vous pouvez également les utiliser dans n’importe quel navigateur de votre choix. Cela vous aidera à garder vos reçus synchronisés en tout temps.

2. Aperçu des prix

La tarification est un autre facteur important à prendre en compte, notamment si vous recherchez une solution évolutive. Avec des centaines et des milliers d'employés, le nombre d'entrées et les dépenses peuvent rapidement grimper en flèche.

Shoeboxed propose trois plans principaux. Il existe un forfait pigiste (utilisateur unique) qui commence à 15 $ / mois et permet de numériser et de stocker jusqu'à 50 documents / mois. Si vous êtes une petite entreprise ou une jeune start-up, optez pour le plan Classic à 39 $ pour deux utilisateurs où vous obtenez jusqu'à 150 documents par mois.

Enfin, il existe un plan d’affaires à 69 $ / mois qui vous permet d’obtenir 500 documents par mois avec 3 utilisateurs. Il existe également un plan d'équipe qui commence à 9, 95 $ / utilisateur.

D'autre part, Expensify adopte une approche plus simple limitant le nombre de plans disponibles. Le plan individuel commence à 4, 99 $ / mois sans limite de reçus pouvant être numérisés. Pour les équipes, ils ont un forfait de 10 $ / utilisateur, suivi d’un plan d’entreprise commençant à 18 $ / utilisateur. Il existe également une solution d'entreprise pour laquelle vous devrez envoyer un courrier ou parler à un représentant du client.

Expensify a une version gratuite avec 10 analyses / mois tandis que Shoeboxed offre 5 documents / mois avec le compte gratuit. Pas mal pour tester le service.

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3. Expérience utilisateur

Puisque la plupart d’entre nous utiliserons les smartphones pour numériser les reçus de dépenses, c’est là que j’ai commencé. L'application Shoeboxed n'est pas très facile à utiliser. L'interface était un peu compliquée, et sans fonctionnalités et guides. Expensify, quant à lui, possède une interface claire et intuitive, axée sur la simplicité et la rapidité.

Bien que je n’aie rencontré aucun retard sur l’une ou l’autre application, j’étais plus heureux de jouer avec Expensify que avec Shoeboxed. Les options étaient limitées dans ce dernier cas, sans aucun moyen de gérer ou de changer de devise.

Certaines personnes ont besoin de voyager à l’étranger de temps en temps pour assister à des réunions ou non. Lorsque l'emplacement est activé, Expensify identifiera et modifiera les devises à la volée.

4. Caractéristiques

La fonctionnalité de base reste la même. Vous numérisez un reçu de dépense et l'application collectera tous les détails importants tels que le prix, les articles et la quantité afin de créer une version numérisée du reçu qui sera synchronisée avec votre compte cloud.

Alors que les deux applications avaient des options pour organiser les reçus par voyages, Expensify avait un onglet de rapports qui serait très utile. Comment? Collectez tous les reçus lorsque vous êtes en voyage d’affaires, créez un rapport et envoyez-le pour approbation. Lorsqu'il est effacé (dépôt direct ou PayPal) et que vous êtes payé, vous en serez informé. C'est puissant et facile à la fois.

Expensify m'a permis de créer des catégories pour mieux classer mes dépenses telles que la nourriture, les transports et l'hébergement. Nous utilisons généralement nos cartes de crédit pour effectuer des paiements, car ces transactions sont sans espèces, rapides et pratiques. Expensify m'a également permis d'importer directement mon relevé de carte de crédit.

Shoeboxed vous permettra de suivre le kilométrage, mais Expensify vous permettra également de suivre le temps qui peut être utile si vous négociez des heures pour de l'argent. En outre, Expensify est livré avec une fonctionnalité d'indemnités journalières, qui permet à un individu de recevoir une allocation journalière et que vous pouvez utiliser l'application pour en suivre l'évolution quotidiennement.

Shoeboxed a une caractéristique qui manque à Expensify. Si vous avez beaucoup de reçus et que vous n'avez pas le temps de les numériser, envoyez-les tous dans une enveloppe à Shoeboxed, ils les numériseront et les téléchargeront sur votre compte. Cela vous aidera à éliminer les arriérés et à vous mettre à niveau.

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5. Intégration tierce

Shoeboxed et Expensify s’intègrent à un certain nombre d’applications et de logiciels tiers, mais Expensify mène la course ici. Tous deux s’intègrent à des logiciels de comptabilité tels que Quickbooks, Intuit et Xero, mais Expensify se connecte également à Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber et à plusieurs autres services populaires.

Expensify vs. Shoeboxed: Verdict

Il semble maintenant que Shoeboxed est à la traîne par rapport à la meilleure application de gestion des dépenses. J'ai trouvé Expensify non seulement utile pour les pigistes, mais également pour les startups, les entreprises et les sociétés à la recherche d'une solution d'entreprise évolutive.

En limitant le nombre de reçus pouvant être scannés, une assistance hors ligne, une intégration tierce accrue et une meilleure expérience utilisateur, Expensify a gagné cette bataille. Mais il y a d'autres concurrents dans l'industrie que je couvrirai dans un guide ultérieur.

Ensuite: partez-vous en voyage? Vous recherchez des applications de gestion des frais de déplacement avant de prendre la route? Ci-dessous, un article sur les applications de dépenses de voyage étonnantes pour la plateforme Android.